(Не все любят инвентаризацию. Оно и понятно: это дополнительные хлопоты, из-за которых, зачастую, приходится задерживаться на работе).
Большинство сотрудников уверены (и руководство в том числе), что инвентаризация - это что-то про бухгалтерию.
Но, это не так.
Инвентаризация - это внутренняя ревизия соответствия фактического наличия активов и пассивов к отраженному наличию в документах и бухучете. Проводится в конце каждого года, чтобы подбить, так сказать, баланс: сформировать баланс по максимально реалистическим фактам учета хозяйственной деятельности.
С советских времен у нас ложился стереотип инвентаризации - когда сверяют материалы, запчасти, инструменты, оборудование, мебель, хозяйственные и интерьерные принадлежности с карточками учета этих МБП(малоценных быстроизнашивающихся предметов). Наглядно нам показал кинематограф в к/ф "Служебный роман".
Однако, инвентаризация - более широкое понятие.
Опираясь на свой опыт, хочу порекомендовать следующую схему инвентаризационных мероприятий.
1.провести инвентаризацию материальных запасов (как в к/ф "Служебный роман"), незавершенного производства, товаров и основных средств - об этом прекрасно и подробно написано в разных консультационных источниках.
2. провести инвентаризацию-ревизию на соответствие бухучета и имеющимся первичным документам бухучета.
Ни для кого не секрет, что бумажные документы, полностью сформированные и подписанные обеими сторонами сделки, в бухгалтерии не всегда имеются в наличии.
- из бухгалтерской программы формируется реестр проведенных актов/накладных/УПД по Заказчикам и реестр оприходованных актов/накладных/УПД от Поставщиков/Подрядчиков.
По этим реестрам сверяется фактическое наличие актов на бумажных носителях. Одновременно с этой сверкой сверяемся с контрагентами по Актам сверок. Чтобы удостовериться в правильности отражения сделок с контрагентами, и внести корректировки в собственные реестры актов.
При отсутствии первичных документов на бумаге или отсутствие их отражения в бухучете, формируется Докладная записка для руководителя. На основании которой проводятся действия по приведению учета и дел в порядок.
- аналогично проводится ревизия по Книге покупок и Книге продаж с наличием-отсутствием бумажных(и распечатанных по ЭДО) счетов-фактур.
- проводится ревизия кассовых операций
- проводится ревизия кредитных и договоров займов (Рассчитываются проценты и просрочки. Сверяется с бухучетом.)
- проводится ревизия по долгам с истекшим сроком давности (не забудьте высчитать даты, с которых просроченная задолженность по контрагентам более 3 лет и должна быть списана, как безнадежная)
Рассчитываются проценты и просрочки. Сверяется с бухучетом.
- параллельно ведут ревизию юридические отделы и/или менеджерские отделы, которые непосредственно работают напрямую с контрагентами.
Они у себя выявляют наличие всех бумажных доков(договоров, приложений к ним, допсоглашений и тд). Самостоятельно или с помощью бухгалтерии сверяют их с отражением в общей бухгалтерской базе.
Также, при отсутствии и/или при расхождении составляется Докладная записка на имя руководителя и принимаются меры.
- после чего проводится окончательная сверка по обязательствам с внешними партнерами.
- проводится ревизия по резервам (по отпускным, по сомнительным долгам и прочим резервам, которые организация вправе создавать самостоятельно)
- не забываем про ревизию балансового счета 97 (будущие периоды). Частенько там болтаются забытые суммы.
- не помешает ревизия кадрового учета. Особенно, сейчас, когда фискалы так трепетно стали относиться к персданным, что готовы жестко штрафовать.
Далее, все полученные результаты отдельных ревизий вписываются в АКТ ИНВЕНТАРИЗАЦИИ. Можно сделать по каждому виду ревизии отдельный Акт.
Тем самым, сотрудники всех отделов офиса (а не только несчастной бухгалтерии, в которую все сваливают свои бумажки, как в большой мусорный контейнер - типа, пусть они там сами в них ковыряются) будут более тщательно и ответственно относиться к своим должностным обязанностям, а руководство будет иметь более полную информацию о настоящем положении дел в его офисе, и бухгалтеру будет легче дышать оттого, что у него все в порядке. Что отразится на общей уверенности в своей правоте компании при любых интересах к ней фискалов.
