Если вам поступает много входящей информации и вы не знаете, как ее упорядочить и разобрать, то возможно вам подойдет метод Zero Inbox.
В чем смысл Zero Inbox
Zero Inbox (или "пустой ящик входящих") - это система управления своей почтой, позволяющая поддерживать порядок в электронной почте. Однако вы можете пойти дальше и использовать этот метод во всем, что входит в вашу жизнь: мысли, идеи, письма, задачи.
С чего начать?
Откройте свою электронную почту. Как много там сообщений, которые лежат неразобранными более 24 часов? Как правило, наши электронные почтовые ящики наполнены неразобранными письмами, спамом, рекламными предложениями.
Очень важно не просто разово разобрать всю почту, удалить спам, отписаться от ненужных рассылок, но и регулярно проводить подобную чистку.
Это не только поможет вам избавиться от лишнего в электронной почте, но и повысит вашу продуктивность. Начиная рабочий день с разбора почты, ее организации, вы станете и сами более организованы.
Как обрабатывать входящую информацию
Каждый файл, каждое письмо должно проходить 4 этапа:
1. Выявление действия
2. Формулировка действия
3. Исполнение действия
4. Запись действия
Самым сложным для понимания является пункт "Выявление действия". Чтобы выполнить его, нужно задавать следующие вопросы:
- Что это? Вы должно научиться определять суть того, что перед вами. Осознавая, с чем вам сейчас предстоит работать, вам будет проще совершать анализ и принимать решения.
- Нужно ли вам это? Вы должны решить - полезно вам это или нет. Если нет, то сразу же избавляемся от этого, если да, то анализируем дальше.
- Должны ли вы совершить какое-то действие? Если информация "мусорная", то мы удаляем ее. Если информация полезная, то мы должны решить, как с ней поступить и как ее применить. Но ни в коем случае не оставляем ее "на всякий случай".
Пример анализа
Давайте разберем этот алгоритм на наглядном примере. Возьмем статью, которую вы прямо сейчас читаете. Это тоже входящая информация. Допустим, вы пришли к идеи применить информацию из этой статьи в жизни.
Теперь начните задавать себе вопросы.
Что это? Перед вами идея. Она для вас полезна, и вы хотите ее сохранить. Если вы хотите применить ее для какой-то задачи, например, использовать в своей статье или книге, то вы архивируете эту статью, чтобы позже к ней обратиться.
Если же вы хотите применить в жизни алгоритм, описанный здесь, то вы формулируете задачу и записываете в свой лист дел на день. А после присваиваете ей маркер о выполнении или невыполнении этой задачи.
Таким образом вы не просто сохраняете полезную информацию и избавляетесь от лишней. Вы тут же применяете полезную информацию в жизни, что действительно приносит пользу вам.
Применяя эту систему каждый день, вы не только очистите свое электронное пространство, но и сможете, наконец, применять на практике то, что считаете полезным.