Систематизация в бизнесе и алгоритмы управления - это сейчас очень широко обсуждаемая тема - это интересно даже небольшому бизнесу, а уж крупным бизнесам без этого вообще сложноватенько будет. Если персонала уже не так мало и задач уже довольно много и они забываются, теряются и уже трудно за всем уследить, то возможно пора подумать над систематизацией и автоматизацией.
Систематизация и автоматизация нужны не для красоты и не для блажи, а чтобы было удобнее и понятнее работать. Чтобы в конечном счете дать возможность сотрудникам легче обрабатывать задачи, не забывать про них и в итоге компания сможет больше заработать. Ничего заумного. Всё просто.
С чего начать?
Я бы начал с автоматизации текущих задач. И пока бы не автоматизировал отдельно - закупки, продажи, склад, производство и т.д.
Для этого вполне подойдут простые системы, которые можно установить и настроить за 1-2 дня. Найти Координатора - 2-3 недели и еще около пары недель может уйти на обучение Координатора. Точнее - учиться Координатор будет дольше, но работать уже сможет самостоятельно. Его придется курировать некоторое время, чтобы он (лучше она) проникся философией этой сложной работы.
Вот и ПЛАН ДЕЙСТВИЙ созрел (нормальный достаточный план действий содержит всего 3 колонки (Что сделать, Срок выполнения и Кто будет делать)):
1. Установить ПО. Срок: 1-2 дня. Исполнитель: Любой уверенный пользователь ПК.
Примечание к п.1: Для начала подойдет бесплатное ПО, но если компания большая и задач будет очень много, то будет платное, но цены будут не космические (Если конечно сразу не выбирать Битрикс или Адванту). Я не против их выбора, но выбор должен быть осознанный, а для этого стоит осмотреться, прежде чем покупать дорогие игрушки. Для начала я бы установил -
2. Нанять Координатора. Срок - 2-3 недели. Исполнитель: Тот, кто понимает кого нужно искать
Примечание к п.2: Можно нанять Координатора со стороны, а может подойдет кто-то грамотный из персонала Компании. Обычно я искал Координатора сам, так как я понимаю, кто нужен и что ему делать. Никого со сверхспособностями искать не нужно. Достаточно просто внимательной, активной, ответственной, доброжелательной девушки - уверенного пользователя ПК. Образование любое.
3. Обучить Координатора. Срок - 1-2 недели. Исполнитель: Тот, кто понимает обязанности Координатора.
Примечание к п.3: Я лично обучал Координатора за несколько дней, но курировать Кооринатора приходится еще около 3-4 недель, причем параллельно происходит заполнение базы данных задачами и обучение в процессе заполнения. Как только Координатор заполнит базу - Она сможет работать сама.
Итого около 1,5-2 месяца и в компании начнет работать СИСТЕМА учета задач - СИСТЕМА координации задач.
Бюджет мероприятия: Зарплаты задействованных сотрудников и вознаграждения наемных специалистов со стороны (если такие будут приглашены) - т.е. ПОЧТИ даром.
Когда СИСТЕМА учета задач заработает, то уже можно ее отладить (а это важно).
Бесплатное ПО Yougile https://ru.yougile.com- можно установить бесплатно до 10 пользователей (инет версия) или установить совершенно бесплатное ПО Portable Kanban (найти и скачать в интернете) - но оно менее удобно, но работает.
Можно купить и коробочную версию ПО Yougile, но количество руководителей, которым нужен Онлайн доступ к ПО не так огромен.
Я вообще считаю, что самому копаться в ПО не всем нужно. Мне вот нравиться получать информацию напрямую у Координатора.
Есть одна проблемка, которую нужно сразу отладить на этапе внедрения. Многие руководители считают, что каждый сотрудник должен сам заполнять данные в ПО (в базе данных). Т.е. все должны иметь доступ и сами там копаться в ПО - заполнять таблицы и смотреть данные.
Нафига?
Координатор всё сделает сама. Лучше когда ПО будет в одних руках. Тогда количество 10 пользователей в ПО вполне достаточно даже для большой компании.
Но есть 2 требования.
1. Координатор должна только учитывать задачи, и ее нельзя привлекать к выполнению задач (позвонить клиенту, написать письма, составить план, съездить за почтой и подобное). Она учитывает задачи "по кругу". Весь рабочий день перебирает их снова и снова. Заводит новые, делает пометки в уже имеющихся, переводит выполненные в архив (требуется подтверждение Руководителя или назначенного Ответственного работника).
2. Руководитель (собственник) должен 100% поддерживать Координатора и пресекать нежелание сотрудников давать информацию Координатору, так как Координатор - это рот, уши и руки Руководителя (собственника). Координатор подчиняется только напрямую Руководителю (собственнику)
Что подразумевается под задачами? И что можно учитывать?
Для начала можно учитывать всё, что доступно к учету:
Клиентов, Поставщиков, Заказы, Закупки, Задания и так далее.
Это намного улучшит работу в Компании.
Это первый этап, который стоит очень недорого.
После его внедрение, а может и параллельно с ним можно начинать прорабатывать возможность подбора и внедрения других системы автоматизации процессов - которые уже узко заточены под направления - Продажи, Закупки, Кадры, Производство.