Выездные налоговые проверки почти для каждого налогоплательщика являются «неприятной» процедурой, так как чреваты выявлением ошибок, о которых он сам может даже и не подозревать, и, соответственно, доначислением налогов, взносов, а также взысканием штрафов и пени. К сожалению, не всегда совершаемые как налогоплательщиками, так и самими проверяющими действия укладываются в рамки закона или здравого смысла, а потому необходимо знать, какие процедуры допустимы при проверках и порядок их проведения. Обращаем внимание на некоторые ошибки, допускаемые сторонами:
Состав лиц, фактически прибывших в организацию для проведения проверки, не совпадает со списком, указанным в решении о проведении выездной налоговой проверки.
Обязательно сверьте список лиц с документами тех, кто приехал! Не уполномоченного на проведение проверки человека организация вправе не допускать в помещение для проведения проверки. Более того, по окончании проверки акт проверки должен быть подписан всеми лицами, назначенными для ее проведения и участвующими в ней;
Представление любых документов, затребованных проверяющими, в том числе, в устной форме.
Обращайте внимание на перечень документов, затребованных в письменной форме (указанные в требовании о представлении документов или в уведомлении об ознакомлении), и передавайте только их, исключая «лишние», в том числе, те, которые инспектор дополнительно попросил устно. Более того, составьте опись передаваемых документов, на которой или на сопроводительном письме к которой попросите проверяющего поставить отметку о приемке. Учтите, что затребованные документы должны непосредственно относиться к тем налогам (взносам) и периодам, которые проверяются;
Осуществление контрольных мероприятий за пределами срока проведения выездной налоговой проверки.
Срок исчисляется со дня вынесения решения о назначении проверки и до дня составления справки о проведенной проверке. Выездная налоговая проверка не может продолжаться более двух месяцев. Указанный срок может быть продлен до четырех месяцев, а в исключительных случаях - до шести месяцев (п. 6 ст. 89 НК РФ). Поэтому истребовать документы, вызвать на допрос и т.д. за пределами указанного срока в рамках выездной налоговой проверки проверяющие не вправе;
Проведение осмотра помещений налогоплательщика при отсутствии мотивированного постановления должностного лица инспекции.
Организация вправе не позволять инспекторам проводить осмотр офиса, шкафов, ящиков столов и т.п. при отсутствии соответствующего письменного решения, утвержденного начальником инспекции или его заместителем. Если инспекторы такой документ предъявили, они вправе провести осмотр территорий, помещений, документов и предметов. В этой связи, рекомендуем заранее побеспокоиться о том, чтобы в шкафах и на столах не оставались ненужные документы, печати и т.д.;
Отказываться от представления документов при проверке.
В случае отказа в представлении правомерно затребованных документов проверяющие могут привлечь организацию к ответственности, либо, в ряде случаев, призвать на помощь сотрудников управления экономической безопасности и противодействия коррупции;
Выемка документов при отсутствии понятых.
Выемка документов и предметов всегда должна производиться в присутствии вас и понятых (минимум двух) в ходе всего процесса. Без понятых или с одним понятым выемку можно признать недействительной. Также следует обратить внимание на то, что ни ваши сотрудники, ни сотрудники налогового органа понятыми быть не могут;
Организация рабочих мест для проверяющих на местах работы сотрудников, знакомство их с персоналом.
Это чревато получением инспекторами доступа к паролям, логинам, базам и т.д., и, соответственно, к дополнительной информации. Целесообразно выделить сотрудникам ИФНС отдельные рабочие места в отдельном помещении, где будет доступ только к той отчетности и документам, которые относятся к проверяемому периоду и к проверяемым налогам, а также по возможности ограничить круг людей, общающихся с инспекторами. Не будет лишним провести инструктаж коллектива на предмет необходимых действий, порядка представления информации и документов проверяющим, если они от них потребуются.