В статье: что это, зачем нужна, где взять, кому и когда показать?
Бонусом - личный опыт о том, как предоставлять по КУДиР информацию о доходах для пособий или иных социальных выплат.
Видели фильм “Персонаж”? Там главный герой – налоговый инспектор Гарольд Крик. Ему поручили проверить пекарню. И он полфильма перебирает миллион чеков, сваленных в коробку. (Суть фильма, конечно, не в этом. Он прикольный. Посмотрите, если не видели).
Так вот, чтобы такого не было, нужно вести КУДиР – книгу учёта доходов и расходов.
Заполнение Книги регламентирует Приказ Минфин России от 22.10.2012 № 135н. Если Вам проще воспринимать информацию, написанную в официальном стиле, то можно вместо моей статьи руководствоваться именно им, ссылка активна.
Ведут КУДиР ИП на ЕСХН, ПСН и ОРН. И, конечно же, на УСН в обеих формах. Организации на УСН тоже обязаны это делать.
Если Вас напугали эти аббревиатуры, то вот в этой моей статье всё очень доступно и кратко объяснено.
Можно заполнять КУДиР как в печатном, так и в электронном формате в специальных сервисах. Но про электронный формат я расскажу в следующей статье, так как там чисто нюансы работы с сервисом, а не с КУДиР (она формируется автоматически).
В данной статье остановимся на печатном варианте.
Книгу можно купить готовую в канцелярских магазинах, как и любой журнал, например, по технике безопасности или первичному инструктажу. А можно скачать пустые бланки, распечатать и сшить. Вот тут лежит бланк в формате Excel.
Вести можно прямо в программе. В бланке возможно увеличить количество строк под доходы и расходы в необходимом Вам количестве. Распечатывать в конце года заполненную Книгу нужно абсолютно всю: все разделы, даже те, которые могут быть в Вашем случае пустые. Никаких степлеров или клея. Распечатанную Книгу обязательно сшить. В этой статье памятка о том, как правильно это сделать, если Вы не сталкивались с процедурой ранее.
Существуют различия в ведении, регистрации и необходимости предоставлении Книги на каждом налоговом режиме. Вот тут останавливалась на каждом.
КУДиР на УСН доходы минус расходы
Я уже рассказывала ранее о том, что мини-производствам весьма выгодно начинать свою деятельность на упрощёнке с учётом расходов.
Книга в этом случае играет очень важную роль - в ней все эти расходы фиксируются и учитываются для исчисления итогового налога. Именно по данным КУДиР Вы заполняете ежегодную 3НДФЛ.
Я думаю, что абсолютно понятно, что в ней Вы записываете расходы, связанные исключительно с производством, с бизнесом: закупка оборудования и материалов, аренда помещений и коммунальные платежи по ним, расходы на доставку и транспортировку, на рекламу и закупку доменных имён и многое-многое другое, в зависимости от выбранной Вами ниши.
Предоставлять КУДиР в налоговую в обязательном порядке не нужно. Но следует это сделать по их запросу. Если при проверке декларации возникнут вопросы, то обосновывать свои ответы Вы будете именно с помощью Книги.
У всех официальных документов есть свой срок обязательного хранения. У КУДиР это 4 года.
Несколько важных правил:
- Книга заводится на каждый год. Если Вы начали деятельность в середине года, то свою первую КУДиР ведёте с начала деятельности до 31 декабря. С нового года - новая Книга.
- Все операции записываются в хронологическом порядке. Поэтому лучше не прокрастинировать, а записывать сразу, иначе будет долго и трудно разбираться в этом в конце года. Это не значит, что Вы не можете отразить в расходах потерявшийся когда-то кассовый чек по расходной операции. Но лучше не злоупотреблять.
- Всё, что Вы записываете в КУДиР, должно иметь подтверждение первичным документом (кассовый или товарный чек, платежное поручение, УПД и т.д.)
- Если Вы зарегистрировали ИП, но дела не вели, Вы все равно обязаны создать и иметь на руках КУДиР, пусть и пустую. А еще заплатить обязательные ежегодные взносы.
Какие разделы заполнять в КУДиР ИП на УСН Доходы минус расходы
I. Титульная страница
- Год - "23"
- Дата - справа три прямоугольника: в первом год в формате "2023", в следующем - "1" (месяц январь), в последнем - "1" (первое число). Дата начала ведения Книги
- ФИО индивидуального предпринимателя
- по ОКПО. Тут вводим свой код по Классификатору. Если Вы его не знаете, берём, например, вот тут. Вводим свой ИНН - копируем выданный код по ОКПО
- ИНН. Тут всё просто. Но если Вы его забыли или потеряли свидетельство, то он есть в регистрационных документах на ИП
- Объект налогообложения - "доходы, уменьшенные на величину расходов"
- Адрес ИП - тот адрес, который Вы указывали при регистрации ИП. В большинстве случаев, это Ваша постоянная регистрация
- Номера расчётных счетов - в формате "Номер расчётного счёта + полное наименование банка"
Далее в Книге заполняется Раздел 1. Это основной отдел с записями расходов и доходов.
- Столбец "N п/п" - это просто сквозная нумерация Ваших операций (1, 2, 3...)
- Дата и номер первичного документа - переписываем данные с чеков, УПД и т.п.
- Содержание операции - своими словами, что это за передвижение денег (например, "закупка метизов" или "оплата рекламного кабинета"). Вносим данные по расходам и доходам ровно тогда, когда они произведены
- Две последние графы - "Доходы" и "Расходы". Соответственно, суммы по приходу денег - в Доходы (получили оплату за проданный товар или вознаграждение от маркетплейса), а по закупочным операциям - в Расходы (закупили материал или расходники на инструменте).
Основной раздел состоит из 4-х частей, данные в которых отражаются поквартально.
В конце первого квартала есть строчка "Итого за I квартал". Считаем общую сумму доходов и общую сумму расходов по всем внесённым Вами данным.
После второго квартала - две строчки:
"Итого за II квартал" - тут считаем 2 общие суммы только за второй квартал;
"Итого за полугодие" - тут вычисляем общие суммы расходов и доходов за первый и второй квартал.
После третьего квартала считаем суммы расходов и доходов по данному кварталу плюс общие расходы и доходы за 9 месяцев.
После четвертого квартала считаем суммы расходов и доходов по данному кварталу плюс общие расходы и доходы за весь год, за весь налоговый период.
Справка после Основного Раздела
Справку заполняют только по истечении налогового периода.
Строка 010 - сумма доходов за весь год.
Строка 020 - сумма расходов за весь год.
Строка 030 - эту строчку заполняют те, кто в предыдущем году заплатил не реальный налог, а минимальный. На разницу между реальным и минимальным налогом можно уменьшить налоговую базу в текущем периоде (про минимальный налог в 1% можно прочитать вот в этой статье). Эта строчка может быть пустой.
Строка 040 - пояснения даны рядом: 010 минус 020 минус 030.
Строка 041 - пояснения даны рядом: 020 плюс 030 минус 010.
Раздел II
Как может показаться с самого начала, в этом разделе указывается приобретённое оборудование, но не всё так просто.
Если Вы ИП на УСН без покупок зданий, автомобилей и многомиллионого оборудования, то все свои затраты на приобретение инструмента и станков Вы спокойно можете вносить данными в Раздел I КУДиР.
Раздел II о полностью оплаченных, введённых в эксплуатацию Основных средствах, по которым поданы документы на государственную регистрацию. А также по имеющимся Основным средствам при переходе с другого режима налогообложения на УСН.
Естественно, в данном Разделе возможно учесть только те ОС, которые используются в предпринимательской деятельности.
Данных по заполнению этого раздела много. Личного опыта за 4 года заполнения КУДиР у меня нет. Все наши расходы на открытие с закупкой оборудования, арендой помещения и т.п. аккуратно уместились в Основной Раздел. Но если кому-то нужна будет читабельная информация, я разберусь досконально и дополню статью, маякните.
Раздел III
Он также, как и II Раздел, часто остаётся пустой. Это прекрасно! Значит, Вы работаете, как минимум, в ноль 😜
В третьем Разделе Вы вправе отразить убытки, если таковые были, за последние 10 лет предпринимательской деятельности. В соответствующих строчках 020-110.
💼 Мы зарегистрировали ИП и начали закупать оборудование в ноябре 2019 года. Соответственно ни о каком доходе за 1,5 месяца нашего существования в формате мастерской и речи быть не могло. А затраты были огромные. Поэтому расходы в 2019 году превратились в убытки в КУДиР 2020-ого года.
Строка 120 в Разделе III - это строка 040 из Основного Раздела.
Строка 130 - сумма, на которую будет уменьшена налоговая база (вся сумма убытков или часть от неё, а на оставшуюся сумму убытков уменьшить налоговую базу в следующем году).
Строка 140 - это сумма убытков за текущий налоговый период (за год, по которому велась КУДиР).
Строка 150 - сумма убытков за текущий год + не использованный в данном году остаток убытков от прошлых периодов.
Строки 160-250 - расписываем, когда эти убытки (из строки 150) возникли.
Важный нюанс, о котором часто гуглят - куда пишем сумму обязательных страховых взносов?
На УСН Доходы минус расходы на сумму ежегодных обязательных взносов (в 2022 году это 43 211 рублей) можно уменьшить саму налоговую базу. То есть в тот момент, когда Вы оплачиваете взносы, тогда и делаете соответствующую запись в Основном разделе в графу "Расходы".
💼 Многие оплачивают частями в течение года. Я оплачиваю эту сумму полностью в конце года - поэтому вношу одну единственную запись.
Раздел IV и V у ИП на УСН Дмр всегда остаются не заполненными.
💼 О подтверждении дохода для пособий и других соцвыплат.
Вопросов всегда больше, чем ответов...
После начала ведения деятельности мастерской, возникла необходимость подтверждать свои доходы при подаче документов в МФЦ и Соцзащиту.
Мы работаем в два лица и четыре руки. Муж - ИП, я работаю за "спасибо". Но я официально до сих пор в отпуске по уходу за ребёнком, и параллельно я открыла самозанятость. Изначально мне это нужно было для участия в Федеральном проекте "Содействие занятости" (если кому станет интересно про бесплатное обучение от государства, напишу отдельно. Спойлер: для меня было больше плюсов, чем минусов). Соответственно, на себя я с работы запрашивала справку с "0"-ыми доходами плюс формировала справку в приложении для самозанятых "Мой налог".
Как подтвердить доходы мастерской, когда "мастерская" - это 1 ИП?
Все объяснения есть в Приказах и письмах с пояснениями Минфина. Все они отрыты, изучены. Суть: на нашем режиме - УСН Доходы минус расходы - официальным подтверждением доходов является 3НДФЛ и/или КУДиР в зависимости от сроков, по которым нужно отчитаться. Декларацию же подаёшь по истечении налогового периода. А вовремя заполняемая КУДиР - это подтверждение доходов здесь и сейчас.
Например, в ноябре я подавала документы на субсидию по ЖКУ. Необходимо было предоставить данные по доходам за ноябрь 2021 - апрель 2022. За ноябрь и декабрь - я приложила от ИП заверенную налоговой 3НДФЛ (целиком, естественно), а за месяцы этого года - распечатала Титул и Основной Раздел КУДиР ровно до конца апреля. Но этого мало - по КУДиР еще нужно посчитать две суммы: общий доход и общий расход. Никто ничего сам считать за Вас не будет.
А так как официальным доходом ИП на УСН Дмр, который участвует в исчислении общего дохода семьи, согласно данным Минфина признается величина доходов, уменьшенная на величину расходов, то я еще по подсчитанным суммам из КУДиР делала справку в свободной форме с указанием посчитанных сумм с живой подписью мужа и печатью мастерской.
Вся необходимая информация зафиксирована на страничке А4, которую я прикладываю к каждому пакету документов на каждое подаваемое пособие. Я её распечатываю, датирую и подписываю в момент подачи документов. Закинула её себе на Ядиск, пользуйтесь, кому актуально.
Всё это добыто опытным путём за несколько разных походов в госинстанции, за несколько отказов и редактур. Сейчас это в той форме, в которой работает.
Если у Вас после прочтения остались вопросы и недопонимание, я с радостью отвечу. А если и я не знаю, будем разбираться вместе и делать официальные запросы в налоговую и Минфин.
П.С. Следующая статья планируется по приложениям и программам, которые облегчают жизнь ИП'ника. О бесплатных. Ну, и об очень дешёвых.