Почему хит-парад может стать хорошей идеей для общего собрания, что включать в топ, где искать ведущих, сколько должно идти мероприятие, чтобы зрители не уснули, какие ошибки можно, но не нужно допускать, Зарплате.ру рассказала менеджер по внутренним коммуникациям компании «Сибсети» Мария Тамаровская.
🎬 Что мы придумали
В прошлом году мы выбрали необычный для нас формат подведения итогов: хит-парад в стиле «Муз-ТВ». У нас были свои виджеи, а к каждому достижению мы подобрали подходящий музыкальный клип. Получилось насыщенно, интересно и увлекательно.
🎬 Почему хит-парад?
Мы хотели избежать классического сценария: выступления директоров и руководителей, много цифр, отчётов и узкой, мало понятной многим сотрудникам терминологии.
Мы стали работать с упором на 4 критерия:
- Вовлечённость и доступность подачи. Нам было важно, чтобы участвовало как можно больше направлений и чтобы каждый сотрудник понял и прочувствовал влияние своих личных результатов на результаты компании в целом. Мы думали, как донести командные достижения и показатели компании простым и понятным языком.
- Динамика изложения. Презентация итогов всегда занимает много времени, так что динамика начинает угасать. Мы хотели сделать насыщенное, но короткое выступление длительностью в 40 минут — но уложить в эти 40 минут всё самое главное, ничего не упустив.
- Голос участников. Мы хотели, чтобы ребята сами рассказали о своих результатах, вложенных силах, ярких моментах. Так мы бы показали, что к достижениям причастен каждый сотрудник. А ещё мы хотели, чтобы сотрудники могли увидеть друг друга, ведь многие из них никогда не пересекались.
- Удобство. Нужно было, чтобы каждый сотрудник смог подключиться с любого устройства, без технических трудностей, чтобы никому не пришлось скачивать специальные приложения.
🎬 Как готовились
Рождение идеи
Мы искали интересную подачу, яркий и необычный формат, доступный контент, нам нужны были краткие и динамичные ролики, содержащие достижения команд за прошедший год. Ещё хотелось найти что-то близкое и понятное всем сотрудникам.
Сначала мы готовили театральные сценки, но с ними возникли сложности: было непонятно, как транслировать сценки на регионы, ведь каждая постановка подразумевала свои декорации, которые пришлось бы быстро менять, ещё нужно было бы перевешивать микрофоны с одной команды на другую… Это всё сложно и долго. Но это была не единственная проблема: загруженность сотрудников мешала бы им репетировать, а без многочисленных репетиций невозможно провести мероприятие в прямом эфире на том уровне, на каком хотелось.
В итоге мы решили сделать хит-парад, в котором о результатах будут рассказывать сами участники команд. Мы взяли части сценариев ребят, добавили подводки ведущих и адаптировали всё под видеоформат.
Виджеи
Виджеев мы выбрали быстро, без обсуждений и споров: у нас есть талантливые ребята, которые классно держатся перед камерой и с удовольствием включились в работу. Они выглядели так профессионально, словно занимаются этим всю жизнь, хотя на деле далеки от виджейства: Сергей — руководитель развития абонентской базы, а Анастасия — менеджер по персоналу.
О самих достижениях рассказывали не виджеи, а команды, например, про проект, связанный с удалённой работой контактного центра, рассказывали HR-специалисты, руководитель контактного центра и специалисты системного администрирования. А про ребрендинг, который проходил офлайн (в рекламных кампаниях) и онлайн (на сайте и в приложениях), рассказывали рекламисты, дизайнеры и разработчики.
Кто вошёл в топ
Результатов оказалось очень много. Чтобы мероприятие не было слишком длинным, мы выбрали 15 ключевых проектов и определили 15 мест.
К номинациям мы подобрали музыкальное сопровождение по смыслу или посылу. Например, ребрендинг, о котором говорилось выше, проходил под лозунгом «Взлетай!» — о нём мы рассказывали под одноимённую песню Burito.
Как распределялись места
Самым сложным было распределить места, ведь если это хит-парад, он должен быть в формате рейтинга. Но все достижения были значимыми, определить лидера оказалось непросто. Поэтому мы составили рейтинг, но места распределять не стали. В начале видео мы уточнили: всё, что попало в топ, уже в списке самых крутых итогов года.
Съёмки
Когда у нас были все сценарии, подводки и участники, мы начали самое интересное — съёмки. Процесс был захватывающим и творческим, приветствовались любые идеи и предложения.
Хронометраж
Мы решили уложить все достижения в 40 минут. Нам хотелось о многом рассказать, но не делать громоздкое видео, не перегружать зрителей, уделить достаточно времени участникам для демонстрации своих достижений, ёмко представить общие показатели компании. Мы справились.
🎬 Сколько готовились
Подготовка прошла на удивление быстро. Всего за месяц мы собрали достижения от команд, подобрали музыку, прописали подводки.
На съёмки роликов от всех команд и на монтаж у нас ушло 2 дня. Снимали всё своими силами и на корпоративную технику.
🎬 Как всё прошло
В день подведения итогов после обращения генерального директора мы запустили онлайн-трансляцию заранее отснятого видео — подключиться смогли все филиалы и удалённые сотрудники (почти 800 человек из 1 100). Те, кто не смотрел трансляцию онлайн, мог воспользоваться записью.
🎬 Что в результате
Мы достигли цели — мероприятие было по-настоящему сочным! Удалось вовлечь многих сотрудников, рассказать обо всём, чего достигла наша большая команда за год. Порадовала инициативность и вовлечённость ребят, многие стремились участвовать и сделать как можно более крутой материал.
Хит-парад получился лёгким, ярким и информативным, а мы открыли для себя много новых талантов. В этом году хотим использовать все оставшиеся идеи и порадовать команду новым топ-чартом, превратив это в традицию.
🎬 Что сказали сами сотрудники
Формат однозначно понравился команде. Отдельно их порадовало, что не было прерываний связи или других проблем живых трансляций. А сотрудников-виджеев многие приняли за профессиональных ведущих, так классно они выступили.
Но, несмотря на акцент в начале видео, некоторым показалось несправедливым распределение проектов в рейтинге, так что в этом году мы просто придумаем каждому проекту номинацию.
