Высокая конкуренция заставляет предприятия автоматизировать бизнес-процессы. Без автоматизации компания начинает нести убытки из-за невыгодных поставок, пересортицах и неприятной работы с бумагами. Предлагаем ознакомиться как происходит автоматизация, какие сферы она задевает и какое оборудование для этого необходимо.
Достоинства автоматизации и сферы её применения
Автоматизация бизнес-процессов – это выполнение рутинных действий, используя специальное ПО. Задачи, которые решает автоматизация:
- отслеживание каждой единицы товара (заказ, доставка, приём, выставление на прилавок и т.п.);
- инвентаризация;
- ПО анализирует остатки и прогнозирует спрос товара, следовательно, становится ясно, когда лучше его закупить;
- анализ цен и спроса на продукцию, позволяет своевременно изменить стоимость товара либо добавить скидки;
- контролировать и призывать к действию сотрудников;
Интегрирование автоматизации в собственный бизнес будет иметь следующие достоинства:
- выполнение рутинных задач осуществляется в несколько раз быстрее;
- при учёте товара не может происходить ошибок;
- сотрудники освобождаются от выполнения части заданий и могут сконцентрироваться на более важных вещах;
- отслеживать остатки становится легче и быстрее;
- своевременный мониторинг цен не позволит работать в убыток.
Автоматизация имеет значительные преимущества, а также исходя из статистики проходимость магазина возрастает, в среднем, на 30-40%. Помимо этого, повышается качество обслуживания клиентов, так как сотрудники заняты более существенными задачами, чем подсчёт товара на складе.
Как происходит автоматизация
Для перехода на автоматическое управление собственным бизнесом необходимо отталкиваться от специфики предприятия. Важно взять во внимание ряд факторов: формат бизнеса, количество торговых точек, товар, проходимость, программа лояльности, количество сотрудников.
Перед закупкой оборудования и началом перехода к автоматизированному управлению, необходимо ответить на следующие вопросы:
- количество торговых точек;
- сколько людей посещают магазин;
- наличие склада;
- весь товарооборот за неделю, месяц, год;
- дополнительные функции (программа лояльности, документооборот и пр.).
Далее необходимо разобраться в процессах бизнеса и выбрать из них наиболее рутинные и отнимающие неприлично много времени. После чего можно начать полноценную автоматизацию. Для её осуществления необходимо обзавестись специальным оборудованием и ПО.
Какое оборудование необходимо приобрести
В зависимости от ответов на вышеперечисленные вопросы, необходимо определиться с оборудованием. Чаще всего автоматизируют кассовую зону, место товароведа и склад.
Фундаментом автоматизации является компьютер. На него необязательно тратить половину бюджета, достаточно будет минимальной сборки со следующими характеристиками:
- Операционная система Windows XP или новее;
- Процессор на 2 ядра;
- 1 гигабайт оперативной памяти;
- Сетевая карта;
- Видеокарта от 256 мб.
Далее необходимо выбрать и подключить товароучётную программу. Зачастую предприниматели выбирают 1С, благодаря её популярности, простоте и большому функционалу. В следующем блоке мы рассмотрим её более подробно.
Следующий шаг – перенести все товары в систему. Сделать это можно достаточно легко, просто отсканировать штрих-код одной единицы продукта.
После чего можно переходить к кассовой зоне. Автоматизировать её можно двумя способами:
- Установить на купленный ПК кассовое программное обеспечение;
- Покупка кассового компьютера (POS терминала).
Для обеспечения бесперебойной работы терминала также понадобится установить ПО. С ним обслуживание клиентов будет происходить значительно быстрее с минимальным количеством ошибок и обмана со стороны продавца.
Автоматизация через 1С
«1С» - это одна из самых популярных товароучётных программ среди российских предпринимателей. Она имеет множество ответвлений, предназначенных для разных целей, в зависимости от отрасли и вида торговой точки.
Каждое ответвление состоит из двух частей: «1С: Предприятие» и ... (Розница, Управление фирмой и т.п.). С помощью «1С» можно создать полноценную автоматизированную сеть. Разную конфигурацию программы можно использовать в отдельных зонах, например, одну - на складе, другую – на кассе, третью – в офисе.
«1С Предприятие» применяется в следующих областях:
- Бухгалтерия. Расчёт налогов, проверка документов, уходящих в налоговую;
- Инвентаризация;
- Обеспечивает полноценную работу с различными документами;
- Аналитика продаж, прогнозирование спроса;
- Логистика. Отслеживает товар от поставщика до прилавка магазина;
- Складское оформление.
Также «1С Предприятие» подразделяется на:
1. «1С Касса» - направлено для автоматизации кассового места. Выполняет минимальные возможности и отлично подойдёт при ограниченном бюджете;
2. «1С Розница» - типичное решение для большинства розничных точек. Здесь больше функций такие как программа лояльности, ведение склада и т.п;
3. «1С: Управление нашей фирмой» - полноценная автоматизация большинства сфер бизнеса, подходит для больших компаний с запутанными процессами;
4. «1С: Управление торговлей» - является идентичной предыдущей версии, однако обладает более широким функционалом. Предназначена для магазинов с большим ассортиментом и детализирует место хранения каждой единицы товара.
После подключения необходимого ПО можно приступать к обучению сотрудников. С «1С» работает большое количество людей, так что при если сотрудник уволиться, найти подходящего работника со знаниями программы не составит труда.
Как упростить данный процесс
После всего вышеперечисленного можно сделать вывод, что автоматизация это сложный процесс с кучей подводных камней. Безусловно это сложно, однако автоматизация необходима для сохранения своей доли на рынке.
В целях экономии драгоценного времени можно обратиться к компаниям, осуществляющие процесс автоматизации быстро и качественно. К тому же это значительно сэкономит бюджет, так как количество ошибок при автоматизации становится значительно меньше.
Высококвалифицированные сотрудники помогут выбрать наиболее подходящую для Вас аппаратуру, а также установят и настроят товароучётную программу по Вашим указаниям.
Примером компании, предоставляющую услуги по автоматизации розничного магазина является https://ps-consult.info/ . Сразу же после обращения сотрудники компании связываются с Вами и выясняют цели и бюджет, после чего подбирается оборудование и подключение программ автоматизации.
Вывод
Автоматизация значительно упрощает рабочие процессы, что значительно скажется на прибыли и посещаемости розничного магазина. Установить всё оборудование, настроить ПО и перенести базу данных для небольшого магазина занимает порядка несколько дней если обратиться к профессионалам своего дела.