Вы оценивали хоть раз полную стоимость деловой поездки (командировки)? Например, руководителей? Чем не люди?
Как правило, при расчете стоимости деловой поездки учитывают только стоимость авиабилетов или жд-билетов, расходы на проживание в отеле и командировочные расходы, выплачиваемые сотруднику.
А вот оплата времени сотрудников, израсходованного на организацию поездки, в 99% не учитывается. Исправим ошибку и посчитаем время, потраченное на
- выбор отеля;
- составление маршрутной карты (включает в себя номера стыковочных рейсов и трансферов);
- размещение депозитов в отелях;
- подбор и оплату гидов или переводчиков;
- бронирование столиков в ресторанах и залов для проведения деловых переговоров;
- сам выбор места для проведения бизнес-встречи.
Услуги делового туризма от компании Open Travel учитывают, оптимизируют и снижают перечисленные расходы, помогают экономить время руководителей компаний на прохождение регистраций в аэропортах и вокзалах, с комфортом ожидать посадки в самолет в ВИП-залах, отдыхать при перелете в кресле бизнес-класса на борту самолета.
Например, клиенты компании Open Travel всегда попадают на рейс - проблемы овербукинга их не касаются. Вы ведь знали, что авиакомпании продают на 20-30% авиабилетов больше, чем предусмотрено бортом самолета? А мы знаем как гарантировать место пассажиру на авиарейсе.
Какие снизить расходы на деловые поездки?
Конечно, можно поставить задачу секретарю или другому сотруднику по организации поездки. Можно и самому заняться вопросами логистики, вылавливая авиабилеты на сайтах авиакомпаний, методом проб и ошибок тестируя сервисы транспортных компаний.
Часть времени можно сэкономить путем использования специализированных сервисов. Например, таких как:
- Островок (booking.com в России не работает);
- Avito, Ozon, Яндекс предлагают подбор туров (хотя ведем речь о деловых поездках, но чем не вариант?).
Перечисленные сервисы упрощают поиск билетов, но все равно придется:
- стыковать рейсы, чтобы с одного полета попасть на другой без лишних ожиданий и без опозданий на рейс;
- тратить время на уточнение деталей в службах сервиса транспортных узлов;
- снова и снова тестировать качество услуг новых поставщиков.
Open Travel сокращает расходы и время (а значит, те же расходы) на деловые поездки за счет:
- наработанного пула поставщиков услуг в странах ЕС (в том числе в Германии, Италии, Испании, Сербии, Финляндии, Швеции, Эстонии), Турции, Швейцарии, Китае;
С 2009 года компания организует деловые поездки представителям российских и иностранных компаний. За это время сложился набор проверенных компаний, которые предлагают опции, недоступные для внешнего рынка (постоплата, проверенные водители и чистые автомобили, сопровождение на русском языке по адекватным ценам).
- кроме указанного выше Островка применяются специализированные системы выписки авиабилетов BSP, которые позволяют без штрафов (например, VOID) или с минимальными потерями бронировать и сдавать билеты;
- вместо закрывающих документов для бухгалтерии от разных транспортных компаний клиент подписывает 1 акт об оказании услуг с компанией Open Travel как единого поставщика.
При этом контроль расходов прозрачен – в акте об оказании услуг перечисляются все транзакции (покупка билетов, оплата трансферов, стоимость бронирования и аренды и т.д.).
- сотрудники Open Travel в совершенстве владеют английским, итальянским, испанским языками и оперативно решают вопросы клиентов за границей. Клиенты сообщают телефон и менеджер связывается с иностранцем, решая вопрос клиента (проверено многократно).
Кто пользуется услугами делового туризма?
Клиенты компании Open Travel – деловые люди, ценящие себя, время и бизнес. Им важно совершить полет из точки А в точку Б и не опоздать на переговоры, встречу или совещание.
Как оказывается услуга делового туризма?
Получив запрос на поездку, менеджер компании Open Travel уточняет:
- количество пассажиров и требования к классу обслуживания;
- необходимость в отеле и пожелания к номеру (для курящих или нет, важен ли вид на море, включать ли завтраки в стоимость номера);
- бронирует ВИП залы в аэропортах вылета и транзита;
- заказывает услуги Fast Track или Meet and Greet (Meet & Assist), чтобы клиенты быстро проходили формальности аэропорта;
- заказывает трансфер из аэропорта в отель при прилете, из отеля в аэропорт при обратном рейсе;
- организует сопровождение переводчика на деловых встречах с зарубежными партнерами или гидом для посещения выставок и достопримечательностей.
При необходимости клиенту оказываются услуги визовой поддержки, однако для успешной выдачи визы заказ необходимо разместить заранее.
В результате клиент (как правило, ассистент руководителя) получает
- авиабилет с согласованным временем вылета или прилета;
- пассажира в аэропорту сопровождает служба сервиса и процедуры оформления становятся формальностью;
- по прилету путешественника встречает водитель и отвозит в место назначения на комфортабельном автомобиле;
- бухгалтерия получает счет на оплату и акт об оказании услуг с указанием себестоимости услуги и агентским вознаграждением 5%.
Какие услуги делового туризма заказывают клиенты и сколько?
Только в октябре 2022 года руководители компаний-застройщиков, финансового сектора, химической и нефтегазовой промышленности разместили более 350 заказов на:
- приобретение авиа- и ж/д билетов в Швейцарии, Италии, Турции, Сербии, России;
- бронирование отелей и трансферов автомобилей C, E, S-класса в Сербии, Турции, Италии, Китая, России;
- бронирование ВИП-залов и услуг Meet and Greet в аэропортах Стамбула, Белграда, Москвы.
Напишите, пожалуйста, в комментариях – что вы думаете об услугах делового туризма? В своей компании вы делаете ставку на travel-агентство или сотрудники планируют командировки самостоятельно?