С 1 января 2022 года было введено обязательное электронное активирование. И уже год мне часто задают вопросы, что это такое, зачем оно нужно и как с ним работать.
Рассказываю с самых азов, что такое цифровое активирование и зачем оно нужно.
Что такое электронное активирование?
По индексу электронного правительства Россия занимает 42-е место, обгоняя Китай и другие страны СНГ. И одним из последних нововведений eGovernment стало электронное активирование.
Говоря просто, это процедура обмена документами о приемке товаров, работ и услуг (ТРУ) в электронном формате. Регламентирует электронное активирование ч.3 ст.94 44-ФЗ.
Не путайте ее с электронным документооборотом в 1С – это разные вещи.
Обязательно ли электронное активирование?
Электронное активирование обязательно для всех участников госзакупок, которые заключают контракты по результатам электронных процедур, включая закрытые. Важно, чтобы в контракте был указан электронный порядок приемки – п. 1 ч.13 ст.34 44-ФЗ. В законе нет лазеек для отказа от ЭА.
Исключение есть только у силовых ведомств и некоторых других субъектов, которые указаны в п. 5 ч.11 ст.24 44-ФЗ. Также электронное активирование не обязательно для закупок малых объемов и для контрактов с единственным поставщиком, данные о которых есть в реестре контрактов. Электронное активирование обязательно для всех закупок, которые размещены после 1 января 2022 года.
Можно ли обмениваться и электронными, и бумажными актами о приемке?
Электронные акты приравнены к бумажным, но никто не запрещал оформлять оба вида. Стороны могут согласовывать любые условия обмена документами, но ЭА остается обязательным в любом случае.
Кто и где формирует акт о приемке ТРУ?
Документы об актах и счетах-фактурах создаются через личный кабинет портала госзакупок в информационной системе ЕИС или на портале поставщика в качестве оператора электронного документооборота.
Формирует закрывающий контракт поставщик ТРУ, что не даст заказчику прописать ложные данные. После того, как заказчик проверит продукцию и подтвердит приемку, он производит оплату по контракту.
Для ЭА поставщик должен заполнить в личном кабинете ЕИС или на Портале поставщика акт о приемке.
Когда можно получить акт о приемке ТРУ?
Доступ к электронному активированию открывает заказчик на этапе исполнения контракта. Как только у поставщика появился доступ к электронному акту, он заполняет недостающие сведения, подписывает и отправляет заказчику – доставка занимает до 1 часа.
Заказчик проверяет и принимает ТРУ, а после осуществляет электронное активирование. Главное – активируйте в разделе «Администрирование» доступ к просмотру документов и создайте акт о приемке. При необходимости, составьте доверенность на подписание актов.
Сроки на электронное подписание акта о приемке
Срок устанавливает заказчик в контракте. Если условие отсутствует – приемка осуществляется не больше 20-и рабочих дней после получения акта.
В акте должны быть следующие реквизиты:
· Идентификационный код закупки;
· Сведения об участниках сделки;
· Наименование объектов закупки;
· Указание страны происхождение ТРУ и место поставки;
· Количество товара;
· Объем ТРУ;
· Стоимость ТРУ с указанием цены за единицу товара и т.д.
Может ли заказчик после ЭА отказаться от приемки при несогласии с результатом поставки?
Да, заказчик может отказаться от приемки, если ТРУ не соответствует ассортименту, качеству, количеству и т.д. Мотивированный отказ подписывается усиленной квалифицированной электронной подписью и направляется поставщику ТРУ.
При частичной приемке заказчик формирует корректировочный документ на принятую часть, подписывает и отправляет поставщику. Для непринятой части оформляется отказ.
Как осуществить активирование, если условия изменились дополнительным соглашением?
Информация вносится в реестр, и поставщик должен учитывать все изменения, а также отразить их в закрывающем акте. Но если возникнут проблемы, всегда можно составить корректировочный документ, приложив к нему соглашение.
Сложности у поставщиков при активировании
Обычно проблем не возникает, но у новичков случаются трудности технического и правового характера. Чаще всего это связано с тем, что в каждой области свои тонкости составления документов и бухотчетности. Например, выбор налогового периода для отражения НДС.
Для новичков и тех, кто сменил область, я рекомендую обратиться к специалисту по тендерному сопровождению. Например, вы можете обратиться ко мне или следите за моим Дзеном, где я выкладываю все об электронных торгах.
Читайте другие статьи по теме:
Как начать участвовать в электронных торгах: пошаговая инструкция
5 вещей, которые нужно знать перед подачей заявки на тендер