Я хотела попасть на крутую вечеринку Halloween и случайно сделала свою.
И как это стало моим первым самостоятельным проектом, принёсшим прибыль, уникальные эмоции и неповторимый опыт.
ДЛЯ КОГО?
Эта статья будет полезна тем, кто хочет организовать свою вечеринку вне квартиры, с возможностью выйти в плюс и провести ее не просто хорошо, а потрясающе, масштабно и исторически.
Содержание:
1. Как зародилась идея
2. Подготовка почвы
3. Презентация
4.Подготовка
5. День Х: 31 октября
6. Послесловие
The Story:
КАК ЗАРОДИЛАСЬ ИДЕЯ?
В сентябре в момент празднования дня рождения моей подруги, на рассказ о моей работе как организатора мероприятий (конференции), а также моей страсти к дню нечисти, одна из гостей мероприятия сказала:
«А почему бы тебе самой не сделать свою вечеринку на Хеллоуин?».
И тут... затемнение на сцене, я стою в темноте под единственным лучом софита, тишина, и вдруг осознание приходит ко мне, я поднимаю голову, смотрю прямо на зрителя-себя и говорю: «А ведь это же реально!»
Part I. ПОДГОТОВКА ПОЧВЫ
Организовать свою собственную вечеринку это хорошо, но не будем забывать, что я работающий человек, и организации мероприятий мне хватает сполна, единственное отличие - моя основная деятельность давно стала для меня обузой и бременем, нежели путём развития. Поэтому глоток освежающего тематического коктейля в конце октября мне не помешает (тематический коктейль кстати реально был, но об этом дальше).
Многие факторы были явно не в пользу идеи: Covid-19, ожесточающиеся запреты, очень короткие сроки (1 месяц) и ноль опыта в организации подобного развлекательного ивента.
Что-то мне подсказывало, а местами кричало, что мне еще важно найти крутых соучастников этой затеи.
Первым в поле моей волны вдохновения оказался полный идей мой молодой человек - Никсон. Претендентом номер два в союзники стала моя близкая подруга Саша, которая как раз ушла с работы, и я уже давно чувствовала ее потенциал в организации и проведении мероприятий. И я чертовский была права!
МЫ НАЧАЛИ ДУМАТЬ...
Нужна площадка, идея, сценарий, люди, кто к нам вообще придёт?
Стоп..Площадка! Времени безумно мало! Арендовать и проводить все на свои деньги и деньги друзей как-то не хочется. Что насчёт кафе и лаундж заведений? Надо с кем-то связаться и предложить! Почему бы и нет? Эти заведения ведь в любом случае будут что-то готовить, а так придём мы и приготовим все за них, да ещё и людей приведём. Восхитительно! Готовим концепт!
По удачной случайности мой вдохновитель Никсон предлагает провести мероприятие у заведения, с которым он сотрудничает по созданию контента, это была Myata Shipilovskaya lounge, кальянная и очень даже стильная. А это шанс! И он договорился о встречи. Прекрасно!
Part II. ПРЕЗЕНТАЦИЯ
Мне стоило презентовать проект. Волнение. Я раньше видела этих ребят. Им было лет 35-40, серьезные люди, видавшие жизнь люди - ОСНОВАТЕЛИ данного заведения. Несмотря на рекомендации стоило их впечатлить)
Коротко об идее:
- Костюмированная хеллуин-тусовка на 20-30 человек
- Гости приобретают билеты, в которые входит депозит на напитки и кальян.
- Конкурсы, активности, подарки
- Прибыль делим, а если ее не будет, то будет хотя бы хороший пиар.
И все прошло... почти идеально... Стартанула я отлично, а вот потом начала теряться. Это случилось потому что Михаил стал поглядывать на телефон, что очень сбило меня с настроя.. но, несмотря на это, я решительно довершила презентацию.
И к нашему удивлению и восторгу, он принял ее! Let's go!
Part III. ПОДГОТОВКА
Я занялась сметой, а Саша людьми. Сразу нашли ведущего - нашего знакомого. Благодаря Сашиным коммуникативным навыкам, мы получили волонтеров от нашего бывшего института. Участие в студсовете дает свои плоды) Они стали помогать нам в поисках более детального реквизита и наполнения идеями конкурсов.
Со сметой было сложнее. Стоило продумать реквизит для оформления интерьера, конкурсов, активностей и тд. И сразу прикинуть их стоимость, чтобы потом запросить эту сумму у основателей Мяты. В целом найти примерную стоимость каждого предмета не составило труда (использовали маркетплейсы). Также стартовали создание приглашений, анонсов и билетов. Сделала для скорости в Canva (жаль в России уже не работает) а также сняли видео-анонс.
Все шло полным ходом. Смета была подбита. Сумма сформирована.
Понеслась плотная подготовка: сознание подогревающих анонсов, закупка реквизита, приглашение гостей.
Продвигали мероприятие через Инстаграм своими силами и силами знакомств, никакого таргета. Благодарю друзей, что помогли с распространением.
Цены на билеты:
По ценовой политике решили сделать стоимость 1800р за вход, куда входил депозит (еда или кальяны на 1100р) + взнос на организацию. Плюс сделали акции: до определённой даты билет стоил 1600р, и за компанию от 4 человек цена на все билеты была 1600р. И таким образом мы рассчитывали на хотя бы 15 человек, тогда бы мы не ушли в минус.
Part IV. ДЕНЬ Х: 31 ОКТЯБРЯ
Пара бессонных ночей и вот день икс.
Собрались мы заранее, часов за 6. Украсили все. Подготовили ведущего. Зоны активностей. Мы были готовы к встрече гостей.
Сначала двое, потом ещё две, затем компания, и к вечеру так набралось.. 40...человек! Это больше чем в два раза наших ожиданий. Восторг. И благодарю наши оптимистичные ожидания, мы рассчитали все с запасом на классный исход. И более того, не однократно людям с улицы приходилось говорить, что мест, к сожалению, совершенно нет.
Part V. Halloween party it self
Попав к нам, гость отмечался в списке (практически все пришли по ранее купленным билетам), затем ему надевали браслет (подтверждение того, что он является участником вечеринки, в отличие от обычных гостей, которые тоже присутствовали + для участия в активностях, о них я расскажу дальше), и самое главное, так как вечеринка посвящена была страхам, каждый гость должен был оставить свой, написав его мелом на специальной стене при входе.
Далее он попадал в пространство заведения, где мог сразу заказать себе на депозит еду и кальян, также у нас были продуманы зоны активностей, которые тоже были посвящены страхам:
1. Зона страха неизвестности (гости помещали руку в коробку и старались угадать, что они трогают, а там было: комок волос, шампунь, сырое мясо, переваренные макароны и намоченные водой тампоны)
2. Зона страха новых знакомств (иначе говоря фото-зона, где надо было сделать фото с новым человеком и отметить заведение в Инстаграме)
3. Зона страха риска (здесь все просто, гость следовало угадать вкус волшебных бобов из Гарри Поттера)
4. Зона страха изменений (мейкап зона, где гримёр-профессионал делала макияж всем желающим)
И эти зоны были поставлены там не просто так, пройдя каждую из них, гость получал по букве. Собрав 4 (слово FEAR), он мог подойти на бар и получить эксклюзивный напиток со шприцем из «крови». Таким образом поощрялась активность и вовлечённость гостей в мероприятие.
Также в сценарии мероприятия предполагались несколько общих активностей. Первым пошёл Квиз с вопросами на тему естественно Хеллоуина.
Далее у нас шёл конкурс костюмов, где каждый записавшийся заранее мог презентовать себя и свой образ. А образы были великолепные! Когда я ещё стояла на входе мой рот не переставал открываться от восторга. Я не предполагала, что в России взрослые люди будут так детально и страстно подходить к созданию своего пугающего образа. В конце презентации людям был показан QR-код, по которому они попадали на опрос (google-формы) с заранее помещенными именами участников.
Fuck up: мы не предусмотрели тот факт, что голосовать можно было по несколько раз, и более того, форма сама предлагала это сделать..(face palm). Пришлось отдать приз самому креативному и смекалистому участнику, который сообразительно накрутил себе победу.
Кстати о призах.
Финансов больших на это дело не выделялось, поэтому мы часть запросили у Мяты (фирменные напитки, сувенирная продукция, доп кальян), а со своей стороны приобрели бутылки яркого шампанского. Возможно скромно, но для вечеринки весьма приятное приобретение)
В перерывах у нас была атмосферная музыка и импровизации ведущего, который, к слову, был в образе Загадочника. А также мы позвали нашего знакомого восходящую звезду K.Кrash
(inst: @k.krash_official) для нескольких выступлений. Еще раз благодарю Сашу за ее обаяние и навыки коммуникации. И мы не прогадали - живое выступление создавало атмосферу профессиональной вечеринки. Все выходили на танцпол и отпускали свои повседневные образы-оболочки.
Так же мы символично под конец ивента попросили несколько человек рассказать страшные истории, подводя все к тому, что здесь и сейчас гостям стоит их озвучить и отпустить. Потому что когда страхи названы, они отступают (однако в будущем будем знать, что такого рода тихие и атмосферные выступления стоит аккуратно смешивать с концом мероприятия, когда градус веселья наоборот повышается с каждой минутой).
В конечном итоге, подвели красиво. Поставили яркую точку и дальше отправили гостей и вечеринку в свободное плавание. Уже было за полночь, но народ не планировал расходиться. Это была тотальная атмосфера танцев и драйва. И УСПЕХА)
Гости подходили ко мне и говорили, какая вечеринка классная, как они наслаждаются, как здорово мы все организовали, Мне в тот момент не верилось... и даже в момент, когда все начали расходится, я услышала неимоверное количество приятных слов в адрес мероприятия.
Кстати, важным финальным аккордом было условие при выходе зачеркнуть свой страх, и взять вкусный подарочек, который мы с любовью заворачивали накануне.)
Вечеринка удалась.
ПОСЛЕСЛОВИЕ
Благодарю:
Сашу Гомзину - что была крепким и надежным плечом
Никсона Бессонту - за вдохновение и помощь с площадкой
Кирила (К.Krash) - за шикарный голос и драйвовую атмосферу
Николая Квасова - за ведение мероприятия
Серафима Лущикова - за техническое оснащение мероприятия
Данила Скачкова - за музыкальное сопровождение
И многих других участников!
Моя личная ретроспектива как организатора.
Мы готовили все до последнего, спали по 4 часа финальные двое суток. Держали все в руках максимально. Но когда все началось, у меня, видимо, превысился лимит ответственности и собранности, и я "полетела". Словила паническую атаку:) Хотела контролировать ситуацию, но мозг отказывался подчиняться, он бунтовал. Я чувствовала, как я теряюсь в собственном же мероприятии. Благо была Саша, которая была на подхвате, и крайне профессионально следила за ситуацией. Даже когда у меня случился срыв и error в мозге, когда надо было срочно импровизировать с перестановкой частей ивента, Саша меня поддержала и успокоила. Обычно я всегда с холодным умом. А тут не вовремя отпустила эмоции в мир. В эти моменты я ощутила такую слабость и беспомощность. Посещали мысли, что надо завязывать с организацией, это не мое, что я здесь вообще забыла? Было очень подавленное состояние. Ещё начались заминки, небольшие технические сбои, ведущий порой терял внимание аудитории. Все будто сыпалось их рук. Я думала это крах и ждала утешающих комментариев от гостей-друзей. Но! К моему удивлению, с примесью недоверия, один за другим гости начали подходить и говорить в каком они восторге от мероприятия. И это понемногу стало меня возвращать в эту реальность. Как будто звук вечеринки был подгружен под воду, в теперь главный герой вынырнул обратно и вновь зазвучали яркие звуки вечеринки. И я отдалась этому течению. И стала кайфовать. Я увидела атмосферу, я почувствовала настроение людей, я осознала что мы вообще тут сделали бомбу и наконец-таки наслаждалась моментом.
Урок, который я учила на протяжении следующего месяца после данного мероприятия следующий:
Очень важно отдыхать! Порой может показаться, что тебе море по колено, и это скорее всего так. Однако, стоит оставаться осознанным в этом вопросе до того, как тебе организм скажет «Стоп», важно добровольно делать паузы. Паузы незаменимы так же как и движение. Это как знаки препинания, без которых не получилось бы создать сколько прекрасных произведений литературного искусства или создать простейшую искреннюю мысль.
И вдохновение напоследок, для героев, кто дошел до финала статьи -
все возможно, если вы можете это представить - это реально, организовать мероприятие не сложно, и даже интересно, если разделить все на мелкие задачки. И конечно, круто иметь рядом человека, на которого можно опереться.
Если вам или вашим друзьям нужна будет помощь/ рекомендации по организации такого рода ивентов - то с радостью отвечу на вопросы и поделюсь опытом)
Мои контакты:
https://vk.com/katiust
tg: @katrixetto
Сами знаете что: @katrix_planet