В данном посте вы можете изучить проделанную мной работу в области систематизации и создания организационной схемы.
К посту прикреплена таблица с орг.схемой. Переключая вкладки, вы можете увидеть детальную разработку отделов.
Помимо орг.схемы мы с Жанной разработали:
✅️ Пояснительные записки к каждой схеме. В этих файлах мы описываем текущую ситуацию в каждой сфере, аргументируем, почему надо изменить подход, и даём полное описание отделов, чтобы понятней была таблица, которую я прикрепил к посту.
✅️ Предложения по мотивации труда сотрудников. Я расписываю, как можно привлечь капитал потенциальных сотрудников для развития деревни и, сохранив зарплаты уровня Алтайского края, привлечь людей из западных регионов России (Москва) и вообще со всего мира.
✅️ Расчёт себестоимости текущих и базовых затрат Гостевого дома. Посчитана себестоимость проживания, проведен анализ конкурентов, расходов и доходов по году.
✅️ Расчёт себестоимости текущих и базовых затрат кухни. Соответственно вычислена себестоимость питания, проведен анализ расходов и доходов по году.
✅️ Были разработаны общие рекомендации по развитию и сформирован план действий, основанный на анализе среднемесячных затрат всей деревни, а так же ее доходов, долгов, кредитов.
Так же уже в работу были внедренны:
✔️Рабочие таблицы с текущими делами руководителей отделов.
Данная таблица помогает членам команды синхронизировать текущую работу, планировать дела отдела на день и неделю. Руководство также может онлайн видеть, чем занимаются сотрудники сегодня, и что у них в планах.
✔️ Список кризисных ситуаций, которые требуют обратить на себя внимание, и принять срочные меры во избежание повторения.
✔️ Список запланированных и произведенных покупок.
Данная таблица помогает вести финансовую отчетность, а также помогает сотрудникам минимизировать лишний пробег автотранспорта и расход времени. Человек, который едет в магазин, покупает все, что внесено в список. Но самое главное - в перспективе эта таблица должна стать базой для ответственного за склад.
✔️ Список основных телефонов, необходимых для обеспечения работы Деревни. Удивительно, но до этого за 20 лет это не было сделано. И каждый раз сотрурнрки были в шоке сталкиваюсь с задачей вроде - вызвать сантехника, уже не говоря о контактах контрагентов и работников.
✔️ Таблица бронирований и ведения учета поступающих заявок в гостевой дом. Тут речь о стандартном учёте бронёй в гостинице. Но и его не было.
✔️ Таблицы, регламентирующие работу кухни: график работы сотрудников (каждый день никому не было известно, кто собирается прийти и во сколько), списки имеющихся, приходящих и уходящих продуктов.
🤪 Вот такую вот мы с Жанной проделали работу.
К этому посту я прикрепляю только таблицу с орг. схемой.
С меня никто не брал обещания о неразглашении, меня не принимали на работу. Собственно, ничто не мешает мне скинуть сюда все подготовленные мной документы и, если бы это было моё дело, то я дал был вам информацию со всеми цифрами.
Но раз уж дело не моё, то конкретные цифры я называть не буду. Пусть останутся секретом. Так же скидываю только одну таблицу, которая по сути основная.
*Кому сильно нужно, напишите в личку, аргументируйте, зачем, и вам я, предоставлю то, что вас интересует.
🟡 Ещё добавлю вот что.
Место, о котором я вам рассказываю, существует уже больше 20 лет и строится вокруг одного человека - целительницы Анны.
Большой скачок в развитии Деревня получила всего пару лет назад, когда в неё вложился богатый московский инвестор.
До этого то, что сейчас я называю "Деревней", было лишь старым домом на окраине села Нижнекаменка, где жила Анна, и куда могли приехать люди за советом или лечением.
С появлением инвестора в Деревне появился большой гостевой дом, банный комплекс и много земли, приробритенной за счёт выкупа соседних захудалых участков со старыми полуразрушенными домами.
Сейчас Деревня растет и расширяется, появляются новые здания, сооружения, увеличивается количество клиентов (люди приезжают летом на семинары), расширяются площади. Проделана огромная работа, вложены большие деньги. Все это вызывает уважение, и уважение прежде всего к Анне. Однозначно она человек неординарный, сильный, имеющий знания в разных областях и очень трудолюбивый.
🟢 При этом также важно отметить, что на сегодняшний день в Деревне нет ни одного человека или сотрудника, кто жил бы здесь больше года (кроме, конечно, хозяйки и некоторых деревенских работников, например, уборщиц/поваров). То есть это такая община без людей;)
Если не считать тех, кто приезжает летом на семинары, узнавая о Деревне от блогеров.
Работая над созданием структуры, орг.схемы, анализом затрат и доходов, я пришёл к однозначному выводу, что масштабы проекта переросли небольшое семейное дело, каким можно было назвать Деревню пару лет назад и модель управления "в потоке", как принято здесь называть происходящие.
Скажу, что речь идет об операционных затратах, которые измеряются миллионами в месяц. И на мой взгляд целесообразность этих расходов не соответствует их эффективности. Иначе говоря - деньги во многом пускаются на ветер.
Я не учитываю здесь стройку, там речь о десятках миллионов за лето.
🟡 Еще важно отметить, что при таких затратах и оборотах большинство информации я собирал с нуля. В деревне не существует никакой формы организационной структуры, и, как следствие, нет ответственных за действия по планированию, учету, документообороту, контролю выполнения работы.
Представьте, что Деревня строит 14 объектов, среди которых серьёзные здания стоимостью в десятки миллионов рублей, и нет ни одного человека, который отвечал бы за план работ, следил бы за тем, что делают гасторбайтеры, доносил бы им план, вёл бы учёт закупок и контроль расхода материала. Самый квалифицированный работник в сфере строительства - это парень из Узбекистана, приехавший разнорабочим 🤷♂️
Я уже не буду тут подробнее расписывать ту сферу, которая приносит прибыль. Ситуация там ещё хуже. Как пример - самый многочисленные семинар прошлым летом ушёл в минус. То есть, то что должно было принести деньги, отняло их. И невозможно это проанализировать, потому что нет никаких данных. Ничего не учитывается.
При этом Деревня продолжает расширяться. Уже сейчас в октябре ведутся работы по разработке недавно приобретенных 29 ГА. А в 2023 году на этой территории запланировано строительство дорог, бурение скважин, создание канализации, посадка более 2000 саженцев деревьев, начало строительства первых домов и хозяйственных помещений.
Изучая все это, я погружался в состояние шока: колоссальная потеря денег. Опять же, это для меня; речь-то всего о миллионах рублей (в следующем году речь пойдёт о десятках миллионов), которые можно было не тратить, достигая результатов на порядок выше.
💸 Уверен, что для московских инвесторов это деньги, которые они не сильно-то и замечают. Поэтому тут, вероятно, беспокоиться не о чем.
Но я со своей стороны постарался все максимально структурно и подробно расписать, объяснить, предложить решения и, собственно, реализовать все, что предлагаю.
Опять же, если вам сильно важно знать подробности, напишите и, возможно, я вам их предоставлю.
В оригинале вся работа сделана в формате связанных между собой документов гугл-док и читающий её человек просто переходит по ссылкам. Это очень удобно и понятно. Здесь в вк я так не могу сделать (соц сеть ограничит выдачу поста).
Такие дела.
Интересно смотреть, как с одной стороны в России предприниматели в малом, а часто и в среднем бизнесе, бьются за каждую копейку, и как относятся к деньгам люди которые получают их не будучи к ним готовыми.
А ещё интересно, кто-то из вас использует в своей работе орг.
схемы и, если да, то как вам та, что разработал я? Интересно пообсуждать. Пишите в комментариях.
Всех обнял.
