Вы уже знаете, что для эффективной работы даже в сложные времена нужно держать себя в тонусе и грамотно управлять своим ресурсом. Если вдруг пропустили первую статью, где Мария Сафронова, CEO Career Solution, делится своими лайфхаками, обязательно прочитайте. Сегодня продолжим разговор на эту тему.
Оптимизация процессов: напоминания, шаблоны, чек-листы и рекрутинговое ПО
Если вы поминутно планируете рабочий день и делите его на блоки, но времени всё равно не хватает и вы постоянно что-то упускаете — пора подключать оптимизацию!
Напоминания. Рекрутеры работают с нюансами: позвонить кандидату, чтобы напомнить о себе, сказать, что мы ещё принимаем решение и обсуждаем его кандидатуру. Узнать, все ли документы у него в порядке для выхода на работу, получить и дать обратную связь. Много деталей, с которыми важно соблюдать тайминг. Например, если вовремя не собрать обратную связь, кандидат подумает, что он нам не интересен и уйдёт к другому работодателю. Но всего в голове не удержишь, поэтому добавляйте в календарь напоминания.
Чтобы в работе с кандидатами не забывать про детали, я использую Talantix — рекрутинговую CRM-систему от hh.ru, фактически это мой рабочий стол. Например, для назначения встреч с соискателями там есть встроенный календарь — очень удобно.
Шаблоны. Используйте шаблоны и разного рода заготовки, чтобы упростить и ускорить рекрутинговый процесс. Это могут быть:
- шаблоны писем — приглашений на собеседования, с тестовым заданием, отказов
- списки типовых вопросов на интервью с кандидатами под разные позиции
- шаблоны для составления текстов вакансий
В Talantix я настроила шаблоны писем и автодействий: чтобы направить кандидату письмо, мне теперь нужна не пара минут, а всего 5 секунд. Учитывая, что у меня в день десятки кандидатов, я экономлю более получаса рабочего времени.
Мария Сафронова
Хорошая практика — подготовка матрицы вопросов, которые нужно выяснить в ходе интервью. Задача рекрутера — распределить эти вопросы между всеми участниками рекрутмент-процесса. Об этом можно договориться, когда вы обсуждаете заказ с менеджером, линейным руководителем, коллегой. Заготовьте заранее шаблоны с вопросами и разошлите всем бланки, распределите, кто и что будет спрашивать. Это стандартизирует процесс и облегчает работу с кандидатами.
Чек-листы. Чтобы менеджеры видели динамику вашей работы, а вы себя контролировали, используйте чек-листы. Например, вот так может выглядеть чек-лист для старта работы над вакансией:
- интро + описание вакансии
- список компаний-доноров
- описание проекта, какие задачи будут стоять перед человеком
- описание вакансии для телеграм-каналов
- описание вакансии на бланке компании в pdf
- размещение вакансии на сайтах
- список площадок для размещения вакансий по региону и стране
- воронка кандидатов
- чат в Microsoft Teams → но обязательно обсудить, какой информацией делитесь в чате, чтобы не превратить его в папку со спамом
Автоматизация подбора и рекрутинговое ПО.
На большом потоке вакансий, которые надо закрыть «вчера», трудно делать всё вручную. Тем более что сегодня это и не нужно.
Есть много доступных систем, с которыми собирать и систематизировать любые данные по вакансиям можно очень быстро. Например, я показала, как работаю в Talantix. Поэтому, когда в следующий раз решите вручную расписывать воронку, задумайтесь, что эти часы работы — за счёт вашего профессионального развития или отдыха.
Мария Сафронова
Жизнь за пределами работы: секреты восполнения ресурса
«Не пытайтесь оптимизировать рабочий процесс без отрегулированной жизненной базы. Работа всегда будет вклиниваться в жизнь, жизнь — в работу, этот конфликт вы будете проживать долго и мучительно. Лучше сначала создать механизм того, как вы живете за пределами работы», — говорит Мария. Свою личную жизнь она расписывает так же детально, как и работу. Вот некоторые из её базовых рецептов:
- начинайте утро с 15-минутной зарядки, чтобы легко просыпаться и наполняться энергией
- добавляйте спорт, танцы или другие активности в свой график — тело скажет вам спасибо
- продумывайте меню заранее, посоветуйтесь для этого с диетологом, он включён в любой ДМС
- позаботьтесь о своём сне — купите хороший матрас, ортопедические подушки, спите 8 часов (если не высыпаетесь, проконсультируйтесь с врачом)
- планируйте отпуск, берите длинные выходные (+1–2 дня) в промежутках между отпусками
- планируйте выходные
- делегируйте нелюбимую домашнюю рутину — если вам не нравится мыть посуду, подумайте, кто это может сделать за вас
Рекрутеры — это одна большая семья, сообщество, готовое поделиться инструментами и поддержать коллег. Если вам непросто переживать вызовы последних лет, помните, что вы не одиноки, и работайте не ситуативно — делая работу пока делается, а на перспективу — настраивая полноценную жизненную систему.
Мария Сафронова