Спойлер: управленческий учет помогает руководству и собственникам бизнеса принимать верные управленческие решения.
Бизнесмен, не использующий в своей работе данные управленческого учета, напоминает капитана корабля, который держит курс не по приборам, а «по наитию» (есть даже понятие - «интуитивный менеджмент»). С другой стороны, некоторые руководители уже ведут какой-то учет, однако со временем понимают, что он совершенно не помогает им в принятии управленческих решений.
Зачастую такие предприниматели делегируют задачу ведения управленческого учета бухгалтерам. Но функция бухгалтера - вовремя сдавать бухгалтерскую и налоговую отчетность, а не думать о повышении прибыли бизнеса. В результате учет вроде бы ведется, но прибыли у компании больше не становится. Бухгалтеры тоже со временем понимают бессмысленность их работы по вводу «ненужных» данных в базу данных или таблицы.
Отсюда вывод: если учет вам не помогает, тратить на его ведение оплачиваемое время сотрудников и другие ресурсы не имеет никакого смысла. Ведь правильно построенный управленческий учет должен помогать руководителю правильно оценивать эффективность бизнеса и принимать на основе этого анализа верные управленческие решения.
В чем отличие управленческого учета от бухучета?
Бухгалтерский учет, являясь частью управленческого учета, фиксирует свершившиеся финансовые факты. Управленческий учет отражает не только уже произведенные расходы и доходы, но и те, которые ожидаются в будущем. Бухгалтерская информация не является достаточной и поэтому не позволяет оценивать перспективы развития бизнеса, ставить стратегические цели, обосновывать выгодность вложений в бизнес и т.п.
Управленческий же учет (конечно, если он правильно поставлен) позволяет оценивать текущую ситуацию, делать прогнозы и планировать работу компании в соответствии с поставленными целями. А затем - контролировать выполнение этих планов, учитывая отклонение фактических показателей от плановых и корректировать свои действия (т.е. совершать полный цикл управления).
Поэтому обязательной функцией управленческого учета является планирование (в том числе - бюджетирование). Отсутствие бюджетирования на предприятии и контроля за его исполнением может приводить к регулярным кассовым разрывам (временная нехватка денег), а также длительной не замечаемой работе в убыток (например, когда есть рост выручки и дефицит денег компенсируется потоком новых клиентов).
Бухучет не позволяет полнофункционально контролировать дебиторскую и кредиторскую задолженность, так как показывает только размер долга контрагентов, но «не видит», когда эти деньги поступят, также как и не может показать - сколько на счетах «чужих» денег, которые нельзя тратить.
Немаловажен и тот факт, что бухгалтерский учет строго регламентирован, а все отчеты - унифицированы, поэтому их сложно анализировать не специалисту. Еще сложнее на основе бухгалтерских данных сделать верные управленческие выводы.
А как в вашей компании?
Если вы собственник или руководитель компании, задайте себе вопросы:
- Сколько прибыли заработано в прошлом месяце?
- Какая была себестоимость продукции (работ или услуг)?
- Каков рост выручки и прибыли по сравнению с прошлым годом?
Если у вас есть точные ответы на эти вопросы, учет в вашей компании есть и его данные, скорее всего, используются вами в управлении. Если ответы приблизительные, значит, большинство ключевых показателей компании считается «на глазок».
Когда бизнес совсем маленький (микробизнес), предприниматели обычно пользуются всего лишь одним отчетом: сколько денег пришло и сколько потрачено на расходы фирмы. И этого им кажется достаточно. По своей сути это один из отчетов управленческого учета, называемый «Отчетом о движении денежных средств». Если выпекаете булочки и сами их продаете в розницу, то вам может хватить таких данных для управления (хотя и в этом случае не мешало бы подсчитывать себестоимость продукции).
Однако чтобы бизнес расширялся, необходим более широкий анализ данных: при этом информация, собираемая вами, должна помогать в принятии бизнес-решений – иначе она бесполезна и не нужна. Вы должны видеть полную картину движения всех средств: откуда пришла основная выручка, на какие статьи расходов были потрачены деньги и пр. Это поможет вам увидеть, на каких затратах можно сэкономить, выбрать лучшие объекты для дальнейшего инвестирования, сократить или вообще закрыть убыточное направление, прекратить работу с контрагентами, которые не приносят прибыли и т.д.
Обратной стороной увлечения детализацией доходов и расходов и прочей аналитики является риск погрязнуть в рутине множества цифр, за которыми сложно разглядеть тенденции. Например, если в вашем учете больше 50 затратных статей, руководители просто «утонут» в графиках и таблицах. Эффективно использовать такое количество данных просто не возможно.
Дальше необходимо определиться со сроками и периодичностью составления тех или иных отчетов, так как каждый из них полезен только в свое время. Например, отчет о движении денежных средств (ДДС) в оперативном планировании требуется как минимум еженедельно, а отчет о доходах и расходах целесообразнее подготавливать один раз в месяц для подведения итогов и корректировки плана на будущий месяц.
Чтобы вовремя получать данные для анализа, важно мотивировать персонал вовремя их вводить в систему и готовить отчеты. Если позволяют средства, лучше нанять отдельного сотрудника, ответственного за финансы и управленческий учет, чем поручать это бухгалтерам.
С чего начать ведение учета?
В маленьких фирмах, особенно на старте для ведения управленческого учета бывает достаточно таблиц Excel. Однако, по мере роста, на каком-то этапе вам понадобится специализированное программное обеспечение для учета. Чтобы не покупать и не устанавливать приложение на свои компьютеры, можно воспользоваться онлайн-сервисами для аренды программ управленческого учета, формирующих автоматически отчеты о движении денежных средств, доходах и расходах и пр.
Если у вас есть желание вести учет самому, но не знаете, с чего начать - начните с отчета движения денежных средств (ДДС). Это базовый отчет, с которого легко перейти на составление других отчетов.
Если по итогам ведения учета значения во всех отчетах сходятся, отчеты готовятся вовремя, информация в них всегда актуальная и помогает вам принимать правильные управленческие решения, а затраты на организацию и ведение учета многократно окупились, значит – вы на правильном пути и управленческий учет в вашей компании работает как должно.
А как обстоят дела с управленческим учетом в вашей компании?
Бухгалтерская компания "Правильный расчет"
#управленческий учет #ДДС #финансовый учет #планирование #бюджетирование #кассовый разрыв