К 19 декабря включительно в компании должен быть готов график отпусков.
Исключение предусмотрено только для микропредприятий, которые заключают с сотрудниками трудовые договоры по типовой форме. Напомню, среднесписочная численность микропредприятий составляет не более 15 человек за предыдущий год.
Остальным компаниям начинать подготовку нужно уже сейчас. Определитесь, каких работников вы будете включать в график. В этом году появилась новая особая категория сотрудников — призывники.
При составлении графика отпусков учтите в первую очередь пожелания льготников.
Перечень сотрудников-льготников, которые имеют право использовать отпуск в удобное для них время:
• Работники, у которых как минимум три ребенка младше 18 лет, при этом самому младшему из них еще нет 14 лет
• Родители детей-инвалидов в возрасте до 18 лет
• Сотрудник в возрасте до 18 лет
• Работники Крайнего Севера и приравненных к нему территорий, если сопровождают ребенка, который поступает в образовательное учреждение в другой местности
• Сотрудник — супруг (супруга) военнослужащего — одновременно с отпуском супруги (супруга)
• Работник, которого отозвали из отпуска с его согласия, в отношении неиспользованной части отпуска
• Мобилизованные в течение шести месяцев после демобилизации
• Сотрудница перед началом отпуска по беременности и родам или сразу после него либо по окончании отпуска по уходу за ребенком
• Работник, у которого жена находится в отпуске по беременности и родам
Распространенная ошибка — некоторые бухгалтеры считают, что поскольку работники-льготники могут использовать отпуск в любое удобное им время, то и оснований включать их в график отпусков нет. Это не так, в график нужно включить всех, кто проработал в компании минимум шесть месяцев.
Выбрать даты для отдыха работник и должен как раз при составлении документа. Ведь график обязателен как для компании, так и для работников. А тут получается, что это правило нарушается. Исключение возможно только для тех, кто стал льготником уже в течение года, например у работника родился третий ребенок.
В график отпусков включают всех работников, с которыми у компании заключен трудовой договор. Это в том числе те, кто постоянно работают дистанционно.
Но есть три особые категории работников.
Мобилизованные. С мобилизованными сотрудниками трудовой договор не расторгается, а приостанавливается (ст. 351.7 ТК). Это особая ситуация, которая в трудовом кодексе не прописана. В Роструде считают, что таких работников в график отпусков включать не нужно. Однако эти сотрудники остаются в штате и продолжают накапливать отпускной стаж, поэтому вы можете включить их в график отпусков (ч. 7 ст. 351.7 ТК).
На какой месяц планировать отпуск мобилизованного, решайте сами. В любом случае в течение шести месяцев после возобновления трудового договора сотрудник вправе взять отпуск в удобное для него время (ч. 9 ст. 351.7 ТК). Если решите указывать в графике даты, отпуск планируйте сразу на 28 дней подряд, на части его не делите. Исключение — если сможете получить от работника письменное согласие разбить отдых.
В графе «Примечание» укажите, что сотрудник мобилизован и трудовой договор с ним приостановлен. В случае проверки для инспектора это будет обоснованием, почему у сотрудника был запланирован отпуск, а работодатель его не предоставил. При этом ознакомиться с графиком мобилизованный, скорее всего, не сможет, поэтому графу с подписью можно оставить пустой.
Декретницы. За работницами в декрете сохраняется рабочее место, трудовой договор с ними продолжает действовать, он не приостанавливается. Проблема в том, как получить от них пожелания по отпуску, если они и так уже в отпуске, только декретном. При этом выйти из детского отпуска сотрудница может в любой момент. Посмотрите, кто из сотрудниц точно выходит из декрета в 2023 году, потому что ребенку исполняется три года или от них уже есть заявление о выходе на работу. Если такие есть, вы можете включить их в график. Если нет, решите, вписывать ли их в график. Но и в этом случае работницы смогут взять отпуск в одностороннем порядке сразу после декрета.
Внешние совместители. Таких работников нужно включить в график. Но следует попросить сотрудника представить справку с основного места работы или выписку из графика отпусков, где будут указаны даты его отпуска. Ведь отпуск совместителю полагается одновременно по всем местам работы (ч. 1 ст. 286 ТК). И тут есть риск опоздать с утверждением графика, если основной работодатель поздно представит данные. Кроме того, даже если сведения об отпуске совместителя включить в график, а работник перенесет свой отпуск по основному месту работы, график придется скорректировать.
Если в компании есть новые сотрудники, включите их в график только в том случае, если приняли на работу в первой половине года. Ведь право на отпуск работники получат только по истечении шести месяцев работы. На отпуск раньше этого срока могут рассчитывать, например, работники младше 18 лет или женщины перед отпуском по беременности и родам или сразу после него.
Если сотрудник устроился к вам в июле или позже, вы также можете сразу включить его в график. Или позднее оформить приложение к графику.
По какой форме можно составить график.
Для графика отпусков предусмотрена специальная форма № Т-7, которая утверждена постановлением Госкомстата от 05.01.2004 № 1. Однако использовать такой бланк необязательно, можно разработать свой.
Ознакомьте сотрудников с графиком отпусков. Собрать подписи можно на отдельном ознакомительном листе. Но проще добавить в форму графика отдельный столбец, чтобы каждый сотрудник напротив своей фамилии указал дату и поставил подпись.
А как правильно вести бухгалтерский и налоговый учет, формировать и сдавать отчетность, а так же работать в программах 1С Вы можете изучить на наших курсах:
Комплексная программа обучения (самый полный курс) - https://olbuh.ru/complex_kurs_osno_usn
Бухгалтерский и налоговый учет ООО и ИП при ОСНО - https://olbuh.ru/bukhgalterskiy-uchet-nalogooblozheni..
Бухгалтерский и налоговый учет ООО и ИП при УСН - https://olbuh.ru/bukhgalterskiy-uchet-nalogooblozheni..
Практический курс «1С: Бухгалтерия предприятия 8.3» - https://olbuh.ru/kurs-1-s-buhgalteriya-8-3
Практический курс «Кадровый учет, расчет заработной платы и отчетность по страховым взносам с практикой в 1С: ЗУП 8.3» - https://olbuh.ru/kadry-zarplata-otcyetnost-1s-bukhgal..
Сайт: https://olbuh.ru/
Телефон: +7 953 866 27 94
Почта: info@olbuh.ru