На практике процесс передачи товара от поставщика к покупателю часто сопровождается различными спорами, которые нередко заканчиваются судебным разбирательством. Основная причина всех этих разногласий кроется в том, что стороны не понимают до конца, как правильно осуществлять приемку товара.
Мы подготовили удобную памятку, которая поможет разобраться в основных этапах этого процесса.
Памятка по приемке товаров: основные шаги
Основная суть приемки товара заключается в проверке его фактического объема, качества, а также выявлении отклонений от данных из сопроводительных бумаг.
Приемка товара предполагает выполнение определенного набора действий на разных этапах взаимодействия с поставщиком. Рассмотрим подробно каждый из этих шагов.
ШАГ № 1. Заключение договора поставки — это ключевой документ, в котором прописываются условия сотрудничества обеих сторон. Помимо основных пунктов (что отгружается, кому и т. д.), в нем также желательно подробно расписать условия осуществления поставки товара: требования к внешнему виду, укомплектованность и др. При составлении этой части договора руководствоваться следует инструкциями, утвержденными Постанов. Госарбитража СССР от 25 апреля 1966 года № П-7 и от 15 июня 1965 года № П-6.
ШАГ № 2. Составление графика поставок — этот документ обычно идет в качестве приложения к основному договору. График поставок дает возможность равномерно загружать складские помещения, а также контролировать работу поставщика.
ШАГ № 3: Осуществление приемки товара по количеству и качеству — самый ответственный этап, в ходе которого проверяется соответствие доставленного груза характеристикам, заявленным в документации. С целью проведения проверки могут быть вскрыты все транспортные упаковки или выборочно несколько, если с поставщиком установились доверительные отношения.
ШАГ № 4: Проверка сопроводительных бумаг — осуществляется сразу при поступлении товара. У поставщика должны быть следующие документы: форма ТОРГ-12, ТТН (товарно-транспортная накладная), счет-фактура, УПД/ТН и доверенность (при необходимости). Особое внимание следует обратить на правильность заполнения, наличие всех подписей и печатей, так как при возникновении спорной ситуации, документ без всех обязательных атрибутов может быть не принят в качестве доказательства.
ШАГ № 5: Подпись УПД — ее следует ставить только после того, как материально ответственное лицо со стороны покупателя убедится, что с товаром все в порядке.
Есть претензии к товару: как действовать
Несовпадение характеристик фактически доставленного товара с заявленными в документах, достаточно распространенная ситуация, с которой сталкиваются хозяйствующие субъекты во время приемки. Ситуации могут быть разные:
- несовпадение количества товара;
- расхождения в наименованиях;
- наличие брака;
- несоответствие отдельных параметров (цвет, модель и т. д.).
В таком случае обязательно составляется акт о расхождении по качеству/количеству. Можно использовать следующие готовые формы: ТОРГ-2 (для товаров российского производства) или ТОРГ-3 (по импорту).
При наличии претензий к качеству, в адрес поставщика следует направить письменное требование. Оно может содержать просьбу о замене товара с дефектом, возврате полной суммы, уплаченной покупателем, и т. д.
Важно — письменную претензию в адрес поставщика следует направлять таким способом, чтобы этот факт можно было подтвердить. Обычно для этого используется заказное письмо с уведомлением о вручении и описью вложения.
Типичные ошибки при приемке товаров
Часто из-за нарушения правил приемки товаров, стороны сталкиваются с дополнительными проблемами и спорами. Предлагаем разобрать наиболее типичные ошибки:
- Недостаточное внимание уделяется проверке сопроводительной документации — здесь речь идет о накладной ТОРГ-12 (содержит сведения о товаре и является подтверждением его поставки и приемки), ТТН (составляется при доставке груза на склад на машине), счет-фактура (подтверждает доставку груза поставщиком и оплату покупателем). Также может использоваться УПД (универсальный передаточный документ), который заменяет собой ТОРГ-12 и ТТН. Подпись бумаг на автомате — частая ошибка многих хозяйствующих субъектов. Отсюда вытекают незамеченные опечатки, отсутствие всех нужных печатей и т. д.
- Невнимательная сверка груза с данными из накладной. В итоге через некоторое время выясняется, что отдельных единиц товара не хватает, перепутан ассортимент, присутствуют лишние позиции и прочие погрешности.
- Предъявление претензии о некачественном товаре ненадлежащим способом (например, по электронной почте, по телефону, направление обычным письмом). Итог — на суде поставщик может заявить, что ничего не получал и доказать обратное будет сложно.
Важно понимать, что подобные ошибки могут отрицательно сказаться на решении суда в случае разрешения спора с поставщиком в судебном порядке. Поэтому на складе и в документах должен быть полный порядок.
Если же есть нерешенные вопросы, то всегда можно обратиться к опытному юристу, который даст грамотную консультацию и подскажет, как правильно действовать, чтобы отстоять свои интересы.