Дистанционная (удаленная) работа не потеряла своей актуальности с окончанием пандемии, а наоборот, становится все более и более популярной. Мы собрали в одной памятке перечень наших рекомендаций генеральным директорам по дистанционному управлению компаниями.
Правильное оформление "удаленки"
При переходе руководителя организации на дистанционное управление бизнесом необходимо выполнить ряд условий:
1. Заключить трудовой договор или дополнительное соглашение о дистанционной работе
В этом документе необходимо указать:
- Сроки дистанционной работы;
- Место, где гендиректор будет физически находиться и откуда он будет исполнять свои трудовые обязанности. Например, его домашний адрес.
Важно! По мнению Минтруда Трудовой кодекс РФ не предусматривает возможности заключать трудовой договор о дистанционной работе с физическим лицом, которое осуществляет трудовую деятельность за пределами территории РФ. Удаленная работа из-за границы возможна только в рамках гражданско-правового договора.
Но руководить организацией можно не только в статусе директора - возможности по управлению организацией могут быть переданы другой компании или ИП по договору о передаче полномочий. Поэтому в случае нахождения генерального директора за пределами РФ лучшим выходом будет зарегистрировать ИП и руководить компанией дистанционно в качестве управляющего.
2. Внести изменения в ЕГРЮЛ об адресе юридического лица
Изменить юридический адрес компании в ЕГРЮЛ рекомендуется в связи с тем, что место нахождения юридического лица — это адрес действующего исполнительного органа организации. В данном случае — генерального директора. И если рабочее место руководителя при удаленной работе расположено вне офиса компании, а например, в квартире генерального директора, то юридическим адресом организации должна быть данная квартира.
Дистанционное подписание документов
При удаленной работе генерального директора необходимо решить вопрос с подписанием различных документов: приказов, договоров и т.п. Сделать это можно следующими способами:
1. Передать право подписания документов другому лицу путем оформления доверенности
Полномочия на подписание документов от имени юридического лица могут быть переданы гендиректором по доверенности любому лицу, например, другому работнику организации.
В большинстве случаев доверенность можно составить в простой письменной форме, но доверенности на совершение нотариальных сделок, на подачу заявлений о государственной регистрации прав или на распоряжение зарегистрированными в государственных реестрах правами необходимо заверять у нотариуса.
Для подписание приказов, локальных актов, кадровых и финансовых документов гендиректору достаточно оформить соответствующий приказ о предоставлении права подписи определенных документов соответствующим сотрудникам организации.
Хотите спать спокойно, управляя бизнесом удаленно - обратитесь к аудиторам!
2. Собственноручно подписывать документы электронной цифровой подписью (ЭЦП)
В Российской Федерации существует три вида ЭЦП:
- Простая электронная подпись;
- Усиленная неквалифицированная электронная подпись (НЭП);
- Усиленная квалифицированная электронная подпись (КЭП).
Простую ЭП можно применять, в частности:
- При подписании первичных учетных документов;
- При дистанционном банковском обслуживании с помощью систем «Клиент-Банк» или «Интернет-банкинг»;
- Для подписания исковых заявлений, жалоб и иных документов, подаваемых через портал "Госуслуги", либо информационную систему, определенную Верховным Судом РФ или Судебным департаментом при Верховном Суде РФ.
- При заключении договоров, и при наличии соглашения сторон о применении ЭП в процессе подписания договора.
КЭП является наиболее защищенной электронная подписью, гарантирующей юридическую силу документа. Она автоматически приравнивается к собственноручной и письменное соглашение об использовании КЭП заключать не обязательно. Квалифицированную электронную подпись можно использовать при подписании практически любых документов. Ее нельзя использовать лишь при оформлении документов, в силу закона существующих только в бумажном виде и подписываемых "живой" подписью. Например, вексель.
Проведение общих собраний
В ряде организаций, функции по управлению компаниями осуществляются путем проведения общих собраний участников или акционеров общества. Соответственно, для собственников бизнеса, не имеющих возможности присутствовать на таких собраниях необходимо решить вопрос о проведении общих собраний без их личного присутствия на них. Сделать это можно двумя способами:
- Путем выдачи своему представителю доверенности на участие в общем собрании общества и голосовании по вопросам повестки дня;
- Путем проведения общих собраний участников или акционеров общества в дистанционном формате.
Законы РФ позволяют участникам общества проводить собрания в заочной форме, без необходимости личного присутствия, и принимать решения путем заочного голосования.
Важно отметить, что проводить собрания в заочной форме возможно не по всем вопросам. Так, в ООО нельзя на заочном собрании принять решение об утверждении годовых отчетов и годовых бухгалтерских балансов. Аналогично в АО нельзя заочно избрать совет директоров, ревизионную комиссию, утвердить аудитора, годовой отчет или годовую бухгалтерскую отчетность, если по уставу эти вопросы не отнесены к компетенции совета директоров.
Важно! До конца 2022 года участникам и акционерам обществ дано право заочно принимать решения по всем вопросам обществ и указанные выше запреты приостановлены.
Еще больше материалов, новостей и актуальных событий в телеграмм-канале "Правовест Аудит"!