Проверьте себя, все ли вы знаете об электронной подписи – мы собрали самые важные вопросы о получении, использовании и необходимости ЭП. Ответы в статье.
Электронная подпись используется уже давно и вряд ли уже вызывает у кого-то опасения. КЭП – это аналог ручной подписи человека. Она полностью заменяет рукописную подпись человека в электронных документах, т. е. не нужно дополнительно распечатывать документы для их подлинности.
КЭП состоит из двух частей:
- ключа, которым владелец подписывает документы;
- сертификата, подтверждающего принадлежность подписи конкретному человеку.
Кому нужна электронная подпись
- Физическому лицу: для подтверждения учетной записи на Госуслугах, осуществления сделок с недвижимостью, получения займов и подачи налоговой декларации.
- Должностному лицу при необходимости подписи документов на рабочем месте от лица работодателя.
- Индивидуальному предпринимателю.
- Руководителю организации.
Какие документы можно подписывать с помощью КЭП
Как мы уже ранее отметили – любые, имеющие электронный формат. Но чаще всего электронную подпись используют при следующих действиях:
- сдача отчетности в контролирующие органы: ФНС, ПФР, Росстат, ФСС и другие;
- осуществление электронного документооборота с контрагентами: обмен счетами-фактурами, актами, договорами;
- участие в госзакупках и торгах;
- обмен документами внутри компании: кадровые документы, приказы, распоряжения;
- подача судебных заявлений;
- работа с системами ЕГАИС, Честный ЗНАК, ФГИС «Меркурий»;
- регистрация онлайн-кассы.
Как получить КЭП бесплатно
С 1 января 2022 года эта функция доступна для ИП и руководителей организации независимо от сферы деятельности организации. Бесплатно квалифицированную электронную подпись можно получить в ФНС. Предварительной записи не требуется.
Исключение: банки, операторы платежных систем, ломбарды и инвестиционные фонды – получают подпись в УЦ Банка России, бюджетные организации – в Федеральном Казначействе.
Этой услугой воспользовались уже более 3 миллионов предпринимателей. В среднем ежедневно выпускается 17 тысяч КЭП. Сейчас наблюдается высокая востребованность услуги по получению электронной подписи в Удостоверяющем центре ФНС. Налоговая рекомендует получить ЭП до 31 декабря 2022 года.
Пошаговая инструкция получения КЭП
1. Подача заявления. Это возможно сделать в электронном виде на сайте ФНС или при личном визите в налоговую на бумаге.
2. Покупка носителя для ЭП.
3. Посещение отделения налоговой инспекции для идентификации личности. Согласно законодательству можно посетить любое отделение, в котором оформляют подписи. Но рекомендуем посетить отделение, в котором юрлицо или ИП поставлено на учет. С перечнем налоговых, которые выдают КЭП можно ознакомиться на сайте.
Такие же действия можно осуществить через доверенных лиц УЦ ФНС:
- ПАО «Сбербанк России»;
- БАНК ВТБ (ПАО);
- АО «Аналитический центр».
Для получения подписи необходимы документы:
- паспорт;
- СНИЛС;
- сертификат соответствия на носитель ЭП (могут потребовать в отделении).
4. Приобретение средства криптографической защиты КриптоПРО – работа с КЭП возможна только при условии его наличия. Лицензия КриптоПРО может быть бессрочной, тогда этот шаг при новом получении подписи исключается.
В ФНС бесплатны только сама услуга получения подписи и ключ, КриптоПРО и носитель подписи необходимо приобрести отдельно.
Как получить КЭП остальным (физическим и должностным лицам)
В этом случае необходимо получить КЭП в аккредитованном удостоверяющем центре. Актуальный список на официальном сайте Министерства цифрового развития.
Ранее сотрудники получали электронную подпись, в которой были указаны ФИО и название предприятия-работодателя. Такие подписи можно оформить и на данный момент, но срок их действия в любом случае закончится 31.12.2022 года.
Новый вариант подписи для должностных лиц аналогичен подписи для физического лица – в ключе указывается только ФИО человека. Для сотрудников организаций с 1 января 2023 года будут выдаваться только такие подписи, но их можно получить уже сейчас. При получении такой подписи ее можно использовать не только для выполнения должностных обязанностей, но и для личных нужд.
Для получения подписи необходим только паспорт.
Заявку на получение КЭП в АУЦ можно подать удаленно (через сайт), но для подтверждения личности необходимо посетить офис лично (если подпись выдается впервые).
Как использовать КЭП физического лица для подписи документов организации
Для этого в закон № 63-ФЗ об электронной подписи внесены поправки, которые начнут действовать с 2023 года: для осуществления действий от лица компании необходимо будет оформление электронной доверенности от руководителя.
Как безопасно хранить КЭП
Квалифицированные электронные подписи хранятся на токенах – носитель, похожий на флэш-карту, но защищенный паролем. Даже если этот носитель будет потерян или украден, то без знания от него пароля подписать документы будет невозможно.
Если токен остался от подписи, срок действия которой уже истек – можно использовать его. На простую флэшку ЭП не запишут, поэтому при оформлении могут потребовать сертификат соответствия.
Также разрабатывается возможность хранения ЭП в защищенном облачном хранилище. Это позволит подписать документы с любого устройства, даже с мобильного телефона, если забыл токен.
Может ли одну подпись использовать руководитель и сотрудники
КЭП для руководителей и сотрудников выдается в единственном экземпляре, и ее невозможно скопировать – это сделано во избежание получения директорами нескольких подписей для работников. Если документы будут подписаны от лица руководителя компании кем-то из сотрудников, то при необходимости будет практически невозможно доказать их достоверность.
Например, если будут произведены мошеннические действия.
Поэтому рекомендуем каждому сотруднику работать со своей электронной подписью и доверенностью на доступ к определенным документам. Это особенно актуально для следующих должностей:
- бухгалтер;
- менеджер по закупкам и отгрузкам;
- тендерный специалист;
- кадровик;
- сотрудник логистической компании, в том числе водитель.
Наличие электронной подписи значительно ускоряет бизнес-процессы – это удобный инструмент, помогающий находить время для роста и развития вашего дела!