Здравствуйте, друзья! Предлагаю вашему вниманию мой личный способ управления электронной почтой, драматически снижающий стресс.
Лично у меня сильно повышается волнение, когда я вижу кучу писем во «Входящих». И ведь на самом деле лишь по некоторым из них требуются какие-то действия или контроль. Такие письма я помечаю флажками.
Да, некоторые сообщения я переношу в другие папки, по принадлежности к активностям, проектам. И потом… с трудом могу найти те, по которым требуется контроль или какие-то отложенные действия.
Есть такой Максим Дорофеев (прокрастинатолог, специалист по продуктивности, тренер), продвигающий джедайскую технику «пустого инбокса». То есть во «Входящих» не должно быть никаких писем. Это сильно снижает стресс.
Так как же быть?
Опытным путём я пришёл к решению. Оказывается, в Outlook можно создать специальную смарт-папку «К исполнению», в которой будут автоматически отобраны все письма с флажками, в каких бы папках они не находились. То есть, это такой продвинутый фильтр.
Расскажу, как создать такую папку и работать с ней
Папка поиска (смарт-папка) «К исполнению» содержит письма, помеченные «к исполнению», с установленными «флажками». Подробнее про флажки рассказано тут:
Вот как выглядит эта папка, расположенная среди моих избранных в Outlook:
Видно, что у всех сообщений проставлен флажок:
Давайте создадим эту смарт-папку. В русской версии Outlook она называется «папка поиска». Перейдём к папкам поиска и нажмём правую кнопку мыши, «создать папку поиска»…
В появившемся окне выберем пункт «Письма, помеченные к исполнению». Именно такие элементы мы хотим отбирать:
Нажимаем «ОК» и папка создалась. Теперь, чтобы она была под рукой, щёлкнем по ней правой кнопкой мыши и отметим «Показывать в избранном». Папка переместится в «Избранное». Там её можно подвинуть вверх, у меня она расположена сразу после «Входящих»:
ОК! Как теперь всем этим пользоваться?
При поступлении письма, сразу принимайте решение, ответите вы сейчас, либо нужно будет вернуться к письму потом, для ответа или для контроля.
Если письмо «отработано», сразу переносите его в папку «Готово» (создайте такую), либо в папку по принадлежности, например «Отчёты» и пр. У меня папка «Готово» называется «DONE».
Если к письму необходимо будет вернуться, установите флажок. И только после этого перенесите в «DONE» или в другую папку по принадлежности.
Фишка в том, что при этом ваш «INBOX» («Входящие») освобождается, и освобождает вас от необходимости уделять ему внимание. Но письма никуда не пропадают, они остаются в структуре папок. А быстро найти их можно либо поиском либо в папке «К исполнению».
Просматривая папку «К исполнению», на регулярной основе и снимая флажки, с отработанных писем можно завершать работу над ними:
Здесь же можно проконтролировать выполнение, уточнить статус с помощью опции «Ответить всем».
Таким образом, ваши «Входящие» пусты, а всё, что необходимо контролировать, удобно отобрано в папке «К исполнению». Вот как это выглядит у меня:
Может быть описанный способ не в полной мере вам подойдёт, но суть-логику, я думаю, вы поняли.
Не держите во «Входящих» всё и всегда. Оставляйте там письма максимум на день-два. Сортируйте почту, разносите её по папкам. Можно отмечать флажками важное, а потом всё скопом переносить в «DONE».
Желаю вам «пустого инбокса»✌️
***
Поставьте лайк 👍, если статья вам понравилась, и поделитесь с друзьями. Подпишитесь на канал, чтобы не пропускать новые публикации.
Искренне ваш, © Иван С.
#outlook #секретыoutlook #смартпапки
***
✈ Телеграм Канал | 🎧 YouTube | 🎵 Канал о Музыке