Ранее я писала о том, что такое информационное пространство и какие с ним и в нем возникают проблемы.
Сегодня хочу поделиться базовым алгоритмом наведения порядка в гаджетах и информации (с упором на хранение в компьютере).
1 шаг. Зонирование
Каждому пользователю компьютера, если их несколько, в т.ч. дети-школьники и старше, - свой профиль. это и конфиденциальность, и безопасность (защита от случайного удаления, например).
2 шаг. Расхламление
- автоматический поиск крупных файлов (сортировка всех файлов по размеру) и удаление ненужных,
- удаление дубликатов (с помощью специальных программ),
- удаление ненужных файлов (уже не актуальных, мусорных),
- удаление того, что можно быстро найти в интернете (например, фильмов или инструкций),
- удаление того, что хранится непонятно зачем, на всякий случай и не представляет особой ценности,
- удаление устаревшей информации (например, самопрезентации или анонса мероприятия, написанных год назад),
- сортировка фото сразу после съемки на телефоне или сразу после переноса на компьютер!
- в дальнейшем перенос в облако/на отдельный носитель старых файлов, которые не требуются регулярно (старых фото, если не пересматриваете, фильмов, которые хочется иметь под рукой, например, взять на дачу…).
3 шаг. Категоризация
- медиа (фото, видео)
- личное
- семья (по детям или все вместе)
- работа
- данные (сканы паспортов и других документов) и т.д.
4 шаг. Организация
Создать иерархическую, но не очень сложную структуру, локального (на компе) и облачного хранилища.
Принцип такой: что используется часто - храним ближе, что редко - дальше. И по категориям - тематикам.
Например, все фото и видео можно сложить в одну папку “Медиа” в корне диска, чтобы иметь к ним быстрый доступ. Названия папок внутри сделать такого вида “год.месяц.место/событие/понятное для вас обозначение” - так и будничные, обычные фото можно объединять просто по месяцам в конкретном году.
Также как можно ближе к корню диска разместить наиболее часто используемые папки. Не страшно, если они будут немного выбиваться из дерева папок, главное - удобство пользования и базовая логика размещения.
Чтобы понять, какие чаще нужны, если это вам не совсем понятно, можно сортировать документы по дате последнего открытия/изменения и посмотреть, какие чаще открывали и недавно, а какие давно лежат и уже неактуальны.
Создать витрину/каталог информации, базу знаний.
Для визуализации информации по каждой сфере вашей жизни, в т.ч. личной и рабочей, удобно использовать канбан-доски или электронные блокноты: сервисы типа Trello или Notion, но сейчас рекомендую смотреть на отечественные аналоги - Kaiten, Weeek, Yougile и пр., так как зарубежные то уходят, то грозятся уйти из России.
В них в удобном наглядном виде можно хранить тексты, задачи, планы, картинки, схемы, ссылки и прочую разноформатную информацию.
5 шаг. Поддержание порядка
Контроль за входящими данными
Создайте на компьютере две папки “Входящие фото/видео” и “Входящие документы” (или можно одну, тут вопрос приоритетности) и закидывайте в нее не отсортированные файлы, чтобы разобрать потом. По крайней мере уже плюс, что они будут в одном месте храниться. На эту папку можно настроить синхронизацию со смартфона.
Заведите привычку разбирать эту папку/папки раз в неделю или чаще. Можно поставить напоминалку в телефоне или задачу в ежедневнике.
Регулярное расхламление
Поддержание структуры хранилища и базы знаний в актуальном состоянии, модификация при необходимости.
Это, конечно, потребует выработки новой привычки, но зато и эффект будет заметный:
- экономия времени на поиске и создании информации,
- снижение временных затрат на операционку в бизнесе,
- экономия денег на покупке новых гаджетов и увеличении объема облачных хранилищ,
- большая концентрация внимания, большая эффективность,
- снижение тревожности, стресса, раздражения,
- более легкое делегирование задач в своих проектах и дома.
Какие пункты плана выполняете, а что проседает? Что бы хотели внедрить в свою систему хранения информации?
*****