ЭЦП — это электронная цифровая подпись, которая заменяет собой «живую». Сегодня она должна быть у любой организации, включая некоммерческие.
Это обязательно?
У единоличного исполнительного органа обязательно должна быть электронная цифровая подпись. П.5 ст.18 ФЗ «О бухгалтерском учете» обязывает организации, в том числе НКО (за исключением религиозных) представить экземпляр бухгалтерской (финансовой) отчётности в электронном виде для формирования государственного информационного ресурса бухгалтерской (финансовой) отчётности (ГИРБО). Без ЭЦП подписать этот экземпляр не получится.
ЭЦП бывают трёх видов: простые, усиленные неквалифицированные и усиленные квалифицированные.
Простая ЭЦП
Логин и пароль от электронной почты, смс-коды — примеры простой ЭЦП. С помощью такой подписи можно авторизоваться на различных сайтах или войти в личный кабинет (например, на портале Госуслуг). Простая ЭЦП не отличается надёжностью — её легко взломать.
КОГДА ИСПОЛЬЗОВАТЬ:
Имеет юридическую силу при наличии соглашения между участниками документооборота и установки в этом соглашении порядка проверки подлинности ЭЦП. Налоговая признаёт такие документы равнозначными подписанным обычной подписью (кроме счетов-фактур и налоговой отчётности).
Усиленная неквалифицированная подпись
Усиленная неквалифицированная подпись — более надёжный вариант, так как она формируется с помощью средств шифрования. Оформить её можно самостоятельно или в удостоверяющем центре.
КОГДА ИСПОЛЬЗОВАТЬ:
Для внутреннего документооборота или, например, на портале nalog.ru. Как и в случае с простой подписью, можно подписывать документы только при условии соглашения между участниками документооборота и установки в этом соглашении порядка проверки подлинности ЭЦП.
Большинству НКО для полноценной и безопасной работы с документами нужна усиленная квалифицированная подпись.
Квалифицированная ЭЦП записывается на специальный токен (флешку). С помощью средств криптографического преобразования информации она позволяет точно определить, кто подписал документ и не было ли в нём несанкционированных изменений после подписания. Это самая надёжная из всех видов электронных подписей — взломать её практически невозможно. С юридической точки зрения, это полноценный аналог «живой» подписи.
Что можно делать с квалифицированной ЭЦП:
- подписывать и подавать в госорганы любые документы онлайн,
- сдавать налоговую отчётность,
- участвовать в госзакупках,
- заключать сделки,
- подписывать договоры,
- авторизовываться на государственных порталах вместо введения логина и пароля, где это предусмотрено,
- осуществлять иные действия, где предусмотрена возможность использовать ЭЦП
Кто может получить квалифицированную ЭЦП?
Квалифицированную ЭЦП оформляет на себя руководитель НКО, то есть человек, который в соответствии с ЕГРЮЛ может действовать без доверенности от имени организации.
Получить ЭЦП может и работник НКО. Если руководитель в дальнейшем оформит машиночитаемую электронную доверенность, например, бухгалтеру, тогда он сможет использовать свою ЭЦП, полученную в аккредитованном центре, для подписи и представления отчётности в ФНС как уполномоченный работник с возможностью подписи документов.
👉 ПОДРОБНЕЕ ОБ ЭЦП И ДОВЕРЕННОСТИ:
Где и как руководителю НКО получить квалифицированную ЭЦП?
Основной способ — в Федеральной налоговой службе. Для этого потребуются:
- Заявление на изготовление электронной подписи
- Паспорт
- СНИЛС
Получить ЭЦП можно также в Сбербанке, ВТБ, иных доверенных центрах, представленных на портале ФНС. Для такого способа получения нужно уточнить необходимый комплект документов. Помимо вышеперечисленных документов может также понадобиться протокол/решение, которым был назначен руководитель, или приказ, выписка из ЕГРЮЛ/лист записи, иные документы.
Что делать, если ЭЦП потерялась?
Нужно как можно скорее сообщить об этом в Федеральную налоговую службу. Подпись заблокируют, чтобы ей не смогли воспользоваться злоумышленники.
Важно: утерянную ЭЦП не получится восстановить, можно только получить новую, но замена подписи будет уже не бесплатной.
------------------------------------------------------------------------
👉 ПОДПИШИТЕСЬ НА НАШ КАНАЛ, ЧТОБЫ НЕ ПРОПУСКАТЬ ПОЛЕЗНЫЕ ПУБЛИКАЦИИ!
🎓 Остались вопросы? Запишитесь на консультацию к юристу или бухгалтеру «Правовой команды». Это бесплатно для НКО.