Очень много вопросов возникает по проблемам, связанным с персоналом лаборатории, особенно если лаборатория маленькая и сотрудников в ней очень мало. Причем критериями аккредитации и ГОСТ ISO/IEC 17025-2019 минимальная численность сотрудников лаборатории не регламентируется, за исключением некоторых отраслевых требований (испытания железнодорожной продукции). В отношении остальных лабораторий просто есть требование о наличии работников, которые выполняют испытания. Это значит, что маленькая лаборатория может иметь численность от 1 до 3 человек,
В ГОСТ ISO/IEC 17025-2019 указаны требования к персоналу в п. 6.2 Персонал. Рассмотрим эти требования в приложении к маленьким лабораториям (3 и менее человек).
«6.2.1. Весь персонал лаборатории, как постоянный, так и привлекаемый, который может повлиять на деятельность лаборатории, должен действовать беспристрастно, быть компетентным и должен работать в соответствии с системой менеджмента лаборатории.»
Данный пункт дает общие требования к персоналу.
- Во-первых, персонал должен быть, то есть как минимум 1 человек должен работать в лаборатории.
- Во-вторых, действовать беспристрастно, то есть не иметь конфликта интересов. Данный пункт ранее нами уже рассматривался, поэтому не будем на нем останавливаться.
- В-третьих, работник лаборатории должен иметь какое-то образование и опыт, быть компетентным. Эти пункты раскрываются ниже.
- В четвертых, работать в соответствии с системой менеджмента, то есть знать документы системы и выполнять их требования. Требования к системе менеджмента лаборатории приводятся в 8 разделе ГОСТ ISO/IEC 17025-2019, также надо смотреть п. 6.2.4.
«6.2.2. Лаборатория должна документировать требования к компетентности персонала для каждой функции, влияющей на результаты лабораторной деятельности, в том числе требования к образованию, квалификации, профессиональной подготовке, техническим знаниям, навыкам, опыту.»
Требования к компетентности обозначают требования к образованию и опыту работы, наличию определенных умений и навыков, возможно наличие специальных знаний. Это все должно быть описано либо в отдельном документе лаборатории, либо в должностной инструкции на каждую должность. Требования к образованию и опыту работы сотрудников, непосредственно выполняющих испытания, должны быть не ниже указанных в критериях аккредитации (п.24), но могут быть и выше. Эти требования устанавливаются самой лабораторией. Большую проблему вызывает необходимость установления требований к образованию. Какие именно специальности (направления подготовки) подходят можно определить на основе:
- анализа профстандартов,
- анализа квалификационных справочников,
- анализе образовательных программ , в том числе программ ДПО
Поскольку найти полностью соответствующего требованиям сотрудника тяжело, можно сделать допущение, что не соответствующий сотрудник может быть принят на должность, но не может подписывать протоколы исследований (испытаний) и измерений или иные документы, содержащих результаты исследований (испытаний) и измерений, и должен работать под контролем опытного сотрудника
«6.2.3. Лаборатория должна гарантировать, что персонал обладает компетентностью для выполнения лабораторной деятельности, за которую он несет ответственность, и для оценки значимости отклонений.»
Очень часто в этом пункте прописывают, что лаборатория гарантирует компетентность персонала. Но необходимо еще прописать процедуру оценки компетентности, в п. 6.2.5. это раскрывается подробнее.
«6.2.4. Руководство лаборатории должно довести до каждого сотрудника его обязанности, ответственность и полномочия.»
В этом пункте также необходимо ссылаться на процедуру управления документацией, в которой нужно установить правила ознакомления сотрудников с документами системы менеджмента, должностными и иными инструкциями, функциональными обязанностями, приказами и распоряжениями руководства лаборатории. Как правило сотрудники должны со всеми документами знакомиться под роспись на самом документе или в специальном журнале.
«6.2.5. Лаборатория должна иметь процедуру (ы) и вести записи по:
а) определению требований к компетентности;
b) подбору персонала;
c) подготовке персонала;
d) наблюдению за персоналом;
e) наделению персонала полномочиями;
f) мониторингу компетентности персонала.»
Данный пункт требует по каждой выполняемой процедуре вести записи. Записи могут быть как в журнале, так и в виде отдельных актов, протоколов, служебных записок, чек-листов и т. п. Особенно большое внимание следует уделить вопросу наделения персонала полномочиями и мониторингу компетентности персонала, поскольку первые три пункта в отсутствии текучки кадров могут быть неактуальны для маленькой лаборатории, а вот последние два актуальны для всех, и особенно важны для лабораторий численностью три и менее человек.
«6.2.6. Лаборатория должна уполномочить персонал на выполнение конкретной лабораторной деятельности, включая (но не ограничиваясь) следующее:
а) разработку, изменение, верификацию и валидацию методов;
b) анализ результатов, в том числе заявлений о соответствии или мнений и интерпретаций;
с) подготовку отчетов о результатах, их проверку и утверждение.»
Уполномочивать конкретных сотрудников лучше приказами по организации или письменными распоряжениями. Желательно сразу прописать действия других сотрудников, если уполномоченный сотрудник в отпуске или на больничном. Если замены для сотрудника нет, то можно указать временную приостановку работ в области аккредитации на период отсутствия основного сотрудника.
Теперь рассмотрим наиболее частую проблему маленьких лабораторий, которые только собираются аккредитоваться, либо столкнулись со сменой всех сотрудников по тем или иным причинам (например в результате приостановки деятельности). Если лаборатория только организовалась, возникает естественный вопрос, как именно провести подготовку персонала, наблюдение и уполномочивание на проведение испытаний и другую лабораторную деятельность, особенно если руководитель ИЛ тоже должен будет проводить испытания.
Понятно, что можно брать априори опытных сотрудников, но ведь нужно заполнить записи, а записи которые руководитель ИЛ заполняет сам на себя в глазах экспертной группы выглядят не очень хорошо. Выходом из этой ситуации может быть временный прием на работу в ИЛ сотрудника с большим опытом, который сможет подготовить и оформить документы СМ, подготовить необходимые записи по подбору персонала, проведению обучения персонала, наделению персонала полномочиями (валидации и верификации методик, допуск к испытаниям, оформлению протоколов, подготовке заключений о соответствии, мнений и интерпретации и т. п.). Такой специалист может быть временным руководителем ИЛ и даже работать на полставки, по совместительству. Потом в ходе очередного аудита перед аккредитацией, эту ситуацию можно описать как несоответствие Критериям аккредитации и поставить руководителем постоянного сотрудника новой лаборатории, который уже был допущен предыдущим руководителем к самостоятельной работе.
Точно также можно поступить, если из лаборатории ушел руководитель лаборатории и ключевые сотрудники. Можно временно принять по совместительству опытного специалиста руководителем лаборатории, и уже от его имени подбирать персонал, оформлять допуск к испытаниям новых сотрудников, а потом в качестве корректирующего действия для исполнения требований критериев поставить нового сотрудника руководителем.