Как планировать отпуск в Эльбе
Эльба научилась планировать отдых сотрудников на год вперёд. Для этого откройте раздел Сотрудники → График отпусков. Напротив ФИО работника выберите период отпуска, а мы вовремя напомнит о нём и расскажем, что делать дальше.
Обо всех подробностях работы с графиком в Эльбе расскажет инструкция.
Теперь расскажем, что вообще из себя представляет график отпусков.
Что такое график отпусков
График отпусков — это план отдыха сотрудников. Он упрощает планирование деятельности на время отсутствия некоторых работников: руководители своевременно перераспределяют обязанности или находят замену.
Организации и ИП составляют график до 17 декабря предшествующего года. Если срок выпадает на выходной, его переносят на ближайший рабочий день. Исключение сделали для микропредприятий, которые отказались от локальных нормативных актов. Но они обязаны делать соответствующую пометку в трудовых договорах.
К микропредприятиям относятся ООО и ИП, у которых:
- в штате до 15 человек,
- годовая выручка не превышает 120 млн руб.
График отпусков составляют по унифицированной форме Т-7 — Постановление Госкомстата РФ от 05.01.2004 г. № 1. Разрешено использовать свои бланки, если они содержат реквизиты из Т-7. Например, некоторые фирмы добавляют в форму столбец для подписей сотрудников, которые подтверждают ознакомление с информацией.
Что учесть при формировании графика отпусков
- В график включают ежегодный оплачиваемый отпуск и дополнительные дни отдыха. Последние предусмотрены для работников вредных производств и других категорий специалистов — ст. 116-119 ТК РФ.
- Работодателям запрещено отказывать сотрудникам в отпуске два года подряд, даже если сотрудники сами об этом просят — ст. 124 ТК РФ. Если остались дни отдыха с прошлого года, их указывают в графике в первую очередь.
- В график включают сотрудников, которым разрешено уйти в отпуск в любой момент:
- несовершеннолетние;
- воспитывающие несовершеннолетних детей-инвалидов;
- воспитывающие трёх и более детей до 18 лет, пока младшему не исполнится 14 лет;
- почётные доноры;
- женщины перед отпуском по беременности;
- усыновившие детей в возрасте до трёх месяцев;
- другие, предусмотренные Трудовым кодексом РФ или иными нормативными актами.
Для переноса дня выхода на отдых сотрудники подают заявление, а в график вносят исправленную дату.
- Нерабочие праздничные дни не учитывают в продолжительности отдыха.
- В графике указывают точный день начала отпуска. По мнению Роструда, указывать только месяц неправомерно.
- В график не включают сотрудников, которые в следующем году точно не пойдут в отпуск. Например, кто длительно отсутствует по уходу за ребёнком.
- Если известно, что работник уволится в январе-феврале, его всё равно указывают в графике.
Как составить график отпусков
1. Опрос сотрудников
Формирование графика отпусков начинают с опроса сотрудников о желаемом периоде отдыха. Если в компании работает больше 10-15 человек, для упрощения задачи каждого работника просят направить информацию в письменном виде.
После сбора данных составляют черновую версию графика. Отпуска распределяют так, чтобы в один момент не остаться без важных сотрудников.
Работодатели не обязаны учитывать пожелания сотрудников. Но в хороших компаниях стараются учитывать пожелания, чтобы поддерживать хорошую корпоративную атмосферу.
2. Заполнение формы графика
Унифицированная форма Т-7 — это таблица со списком сотрудников и их отпусками на предстоящий год. Сначала заполняют шапку:
- название организации или ФИО предпринимателя;
- ОКПО — только для юридических лиц;
- год, на который составляют график.
В таблице заполняют:
- графу 1 — наименование структурного подразделения, в котором работает сотрудник;
- графу 2 — должность специалиста по штатному расписанию;
- графу 3 — фамилия, имя и отчество работника;
- графу 4 — табельный номер сотрудника;
- графу 5 — количество дней отдыха. Если отпуск делят на несколько частей, то по каждой отдельно указывают количество дней;
- графу 6 — дата начала отдыха.
В графе 7 указывают фактическую дату начала отдыха — это делают простой ручкой в назначенный день. Графы 8 и 9 отведены для корректировок, например, если сотрудник ушёл в отпуск раньше, чем планировалось. В графе 10 указывают примечания.
3. Согласование с профсоюзом
Если в организации нет профсоюза, в шапке указывают «Профсоюз в организации не утверждён».
Для согласования графика с профсоюзом ответственному лицу предоставляют проект на ознакомление и два сопроводительных письма. Одно он оставляет у себя, на втором ставит отметку и дату принятия.
Профсоюз проверяет график в течение пяти рабочих дней. Кадровику возвращают документ с мотивированным мнением. Если просят внести правки, есть два варианта:
- согласиться, скорректировать проект и отправить на повторное рассмотрение;
- отказаться, составить акт разногласий и утвердить план в первоначальном виде.
Во втором случае профсоюз может обжаловать решение в Государственной инспекции труда (ГИТ) или суде.
4. Утверждение и подписание
Проект утверждает руководитель кадровой службы. Под таблицей специалист указывает свою должность, заверяет документ подписью и указывает расшифровку.
Дальше документ передают руководителю или ИП. Он устанавливает порядковый номер и дату составления — момент утверждения проекта. Слева указывает должность, ставит подпись и расшифровку.
Вместе с графиком издают приказ:
5. Донесение информации до сотрудников
Работодатели не обязаны ознакомить сотрудников с графиком отпусков. Закон требует лишь уведомлять о начале отдыха как минимум за две недели до начала. Однако, лучше сделать это заранее, чтобы избежать споров.
Для подтверждения донесения информации:
- создают журнал, в котором сотрудники указывают ФИО и дату ознакомления. Запись заверяют подписью, ставят расшифровку;
- в форму Т-7 добавляют графу 11, в которой работники ставят подпись для подтверждения ознакомления с информацией.
!
Сторонам запрещено отказываться от обязательств: работодателю — предоставлять отпуск, а сотруднику — уходить на отдых. Но по предварительному соглашению разрешено перенести дату начала отпуска.
Можно ли изменить график отпусков
Работодатели корректируют график, если:
- стороны договорились о переносе даты начала отдыха;
- сотрудник со льготами ушёл на отдых раньше, чем планировалось;
- сотрудник заболел в отпуске и хочет перенести потерянные дни отдыха на другой период.
В подобных ситуациях указывают:
- документ-основание изменения сроков — графа 8;
- новую дату начала отпуска — графа 9;
- причину изменения сроков — графа 10.
Если компания принимает на работу нового сотрудника, закон не требует изменения графика. Работнику предоставляют отдых на основании заявления и приказа, а период предварительно обсуждают с руководителем. Альтернативный вариант — заполнить для сотрудника отдельный бланк как дополнение к основному графику.
Как хранить график отпусков
График хранят в течение трёх лет — Приказ Росархива РФ от 20.12.2019 г. № 236. Порядок хранения не отличается от других локальных нормативных актов. Например, можно выделить отдельный шкаф или помещение под архив.
Ответственность за отсутствие графика отпусков
За отсутствие графика отпусков или нарушение срока хранения штрафуют — ст. 5.27 КоАП РФ:
- должностных лиц и ИП — на 1-5 тыс. руб.;
- компании — на 30-50 тыс. руб.
Коротко
- График отпусков — это план отдыха сотрудников.
- Документ составляют все работодатели, кроме микропредприятий, отказавшихся от локальных нормативных актов.
- График утверждают по унифицированной форме Т-7, но работодателям разрешено создавать собственные бланки.
- Фирмы и ИП не обязаны учитывать мнение работников при составлении плана отпусков.
- Проект графика утверждают с профсоюзом, если он утвержден в организации.
- За отсутствие графика или нарушение сроков хранения должностных лиц и ИП штрафуют на 1-5 тыс. руб., организации — на 30-50 тыс. руб.