Найти в Дзене
Блог о системе IPS Search
316 подписчиков

Создание документа WORD в IPS по шаблону c привязкой к атрибутам документа

308
3 мин
Система IPS позволяет создавать документы внутри системы. В процессе создания документов можно использовать заранее настроенные шаблоны. В данной статье мы разберем процесс настройки шаблонов документа к определенному типу. Для примера будем использовать шаблон формуляра, который имеет на предприятии предопределенную структуру. Для проверке настроек в режиме Администратора перейдем в Конфигуратор базы данных. Проверим, что документ добавлен в систему. Во вкладке "Тип документа" проверим, что заведено расширение типа файла. В моем случае это .docx Во вкладке "Атрибуты" проверим, что заведены нужные атрибуты для использования в шаблоне. В моем случае это атрибуты "Наименование" и "Обозначение". Окно объект-прототип пока пустой. На следующем этапе мы должны подготовить шаблон документа и добавить его. Сначала добавим наши атрибуты в свойства документа WORD. Название свойства документа WORD должно совпадать с названием атрибута IPS, которое Мы хотим синхронизировать. В поле документа WORD
Оглавление

Система IPS позволяет создавать документы внутри системы. В процессе создания документов можно использовать заранее настроенные шаблоны.

В данной статье мы разберем процесс настройки шаблонов документа к определенному типу.

Для примера будем использовать шаблон формуляра, который имеет на предприятии предопределенную структуру.

Рис.1 Имеющийся шаблон документа
Рис.1 Имеющийся шаблон документа

1. Для начала проверим, что данный тип документа заведен в систему, а также имеет определенные параметры, которые мы будем в дальнейшем использовать.

Рис.2 Имеющийся тип документа в базе IPS
Рис.2 Имеющийся тип документа в базе IPS
Рис.3 Привязанные атрибуты к типу документа
Рис.3 Привязанные атрибуты к типу документа

Для проверке настроек в режиме Администратора перейдем в Конфигуратор базы данных.

Проверим, что документ добавлен в систему.

Во вкладке "Тип документа" проверим, что заведено расширение типа файла. В моем случае это .docx

Во вкладке "Атрибуты" проверим, что заведены нужные атрибуты для использования в шаблоне. В моем случае это атрибуты "Наименование" и "Обозначение".

Окно объект-прототип пока пустой. На следующем этапе мы должны подготовить шаблон документа и добавить его.

2. Откроем шаблон документа WORD и начнем подготавливать его для автоматической связи с атрибутами.

Сначала добавим наши атрибуты в свойства документа WORD. Название свойства документа WORD должно совпадать с названием атрибута IPS, которое Мы хотим синхронизировать.

Рис.4 Добавление свойств документа
Рис.4 Добавление свойств документа

В поле документа WORD добавим добавим Поля с привязкой к свойствам документа. Мы можем использовать свойства в любых местах шаблона: Колонтитулы или рабочее пространство, а также определять шрифты для данной вставки.

Рис.5 Инструмент добавления полей в документ WORD
Рис.5 Инструмент добавления полей в документ WORD

Используем Поле "DocProperty". В свойствах выбираем то свойство, который хотим использовать.

Рис.6 Добавление поля DocProperty
Рис.6 Добавление поля DocProperty

Аналогично действуем с остальными синхронизируемыми полями.

Важно отметить две особенности работы с такими атрибутами:

-Поле в теле документа WORD после возможного изменения автоматически не обновляется. Для этого необходимо использовать дополнительные скрипты.

-В случае добавления такого файла в IPS он также синхронизирует атрибуты и заполнит карточку IPS. То есть связи имеют двустороннюю направленность.

3. После подготовки шаблона WORD добавляем его в качестве прототипа к типу документа.

Крайне важно заполнить шаблон имени файла с расширением. Если необходимо в имени файла использовать атрибуты документа- их надо вставлять в квадратные скобки.

Пример моего имени файла: [Обозначение] [Наименование].docx

Рис.7 Добавление объекта прототипа к документу в конфигураторе базы данных.
Рис.7 Добавление объекта прототипа к документу в конфигураторе базы данных.

К документу можно добавлять несколько объектов прототипов, которые можно выбирать в момент создания файла.

4. Настраиваем IPS для передачи атрибутов документа в свойства файла WORD.

В панели инструментов выбираем Настройка-Настройка инструментов. Далее в поле страница выбираем Интеграторы с приложениями. Далее выбираем Интегратор с Microsoft Word.

Рис.8 Выбор интегратора приложения
Рис.8 Выбор интегратора приложения

Добавляем тип документа к интегратору.

Рис.9 Добавление типа документа к интегратору
Рис.9 Добавление типа документа к интегратору

Добавляем синхронизируемые атрибуты.

Рис.10 Добавление синхронизируемых атрибутов
Рис.10 Добавление синхронизируемых атрибутов

Выбираем параметр "Использовать параметр AutoOpen"

Рис.11 Добавление настройка "Использовать макрос AutoOpen"
Рис.11 Добавление настройка "Использовать макрос AutoOpen"

5. Добавление плагина WORD для автоматического обновления всех полей документа.

В целом, предыдущие 4 пункта уже позволят нам передавать атрибуты карточки документа в свойство файла. Однако, как я писал выше, поля в MS Word автоматически не обновляются и необходимо в WORD обновить поле, чтобы оно обновилось из переданного свойства файла.

-12
Рис.12 Обновление поля MS WORD
Рис.12 Обновление поля MS WORD

Аналогично можно воспользоваться кнопкой F9. Данная команда автоматически обновит поля в рабочем пространстве, но не затронет колонтитулы.

Третий вариант: добавить макрос к приложению WORD для обновления полей.

http://wordexpert.ru/page/avtomaticheskoe-obnovlenie-poley-pri-otkryitii-dokumenta

Intermech также интегрирует данный макрос, но только для 32-битных версий MS-WORD.

6. Создание файла в системе.

В проводнике IPS выберем нужный тип файла и нажмем команду "Создать". Анлогично можно создавать документы непосредственно в состава изделия.

Рис.13 Создание документов в системе
Рис.13 Создание документов в системе

Заполняем карточку документов.

Рис.14 Заполнение карточки IPS
Рис.14 Заполнение карточки IPS

Нажимаем Готово и выбираем шаблон.

Рис.15 Выбор шаблона при создании документа
Рис.15 Выбор шаблона при создании документа

Открываем созданный документ и обновляем поля в документе. Лично я использую скрипт.

Рис.16 готовый документ WORD
Рис.16 готовый документ WORD

Для связи используйте контакты,

Газизулин Александр

ООО "АМКАД"

Telegram-канал для пользователей IPS

8-800-3333-205

gam@amcad.ru

Гаджеты и электроника
5,73 млн интересуются