Процессы и системы

Если вы строили когда-то или выстраиваете сейчас структуру международного бизнеса, то вопрос выбора учетного программного обеспечения или софта для бухгалтерии и организации управленческого учета безусловно появлялся среди ваших приоритетов. Вполне возможно, что вы его даже не порешали, а оставили до лучших времен, “запарковали” на будущее.

В этой связи уже существует широкий выбор - от международных применений 1С и производных БИТ-Финанс, новых систем наподобие “Финансиста”, нацеленных на стандартизированную управленческую отчетность и визуализацию данных для малого и среднего бизнеса, широко распространенных в мире и сравнительно дешевых QuickBooks и Zoho, до более кастомизируемых, взрослых и дорогих, наподобие Netsuite и Microsoft Dynamics, и далее по списку вплоть до больших корпоративных тяжеловесов Oracle и SAP.

Со своей стороны хочу отметить, что чем дольше у вас остается нерешенным вопрос учетной системы для ведения бухгалтерии, а также сбора данных для управленческого учета и его автоматизации - тем больше проблем у вас консервируется, а собираясь вместе, они создадут вам отрицательную синергию и существенно усложнят решение вопросов подготовки налоговой и консолидированной отчетности, прохождения аудитов, автоматизации процессов в будущем.

Существенным фактором будет и то, что вам станет очень сложно собирать недостающие документы и проходить аудиты. В случае отсутствия подтверждающих документов аудиторы могут выдавать “мнение с оговоркой” (qualified opinion), что ослабит переговорную позицию в последующем с новыми аудиторами, банками, потенциальными инвесторами и кредиторами.

Поэтому выбор учетной системы (или систем) в зависимости от вашей географии присутствия и особенностей бизнес-процессов следует делать как можно раньше, не откладывая на будущее. А выбрав - заниматься внедрением этой системы, переводить максимальное количество рутинных и взаимосвязанных операций в нее, автоматизировать повторяющиеся процессы. Конечно, далеко не все надо автоматизировать - необходима избирательная разборчивость. Автоматизация ведь проводится нами не просто для удовольствия, а для оптимизации процессов, снижения рисков, внедрения контрольных процедур, минимизации участия человека, а следовательно и “человеческого фактора” - ошибок, происходящих из-за недосмотра, усталости, недостаточной компетенции исполнителя.

Как известно, все что можно описать процедурой, стандартизировать - все это можно и оптимизировать через автоматизацию. Там же мы можем внедрить контрольные точки, на которых проводятся процедуры, как правило, по сверке данных - текущие показатели сравниваются с эталонными или с данными, которые уже проверены и подтверждены. Для отработки процесса и унификации процедур в подобной сверке сначала участвует человек, но, как только процесс отлажен, необходимо внедрять автоматизацию и минимизировать участие сотрудников в рутинной работе, используя их креативность и потенциал для решения нестандартных задач. В свою очередь, часть из новых нестандартных задач после проработки обязательно стандартизируется, появится унификация регулярных процессов, которые перейдут в рутинные - и которые можно и нужно будет также автоматизировать.