Я использую Notion для организации своих рабочих процессов и своей жизни уже больше 3 лет, но я никогда не писала о нём. Чтобы начать им продуктивно пользоваться, мне пришлось прочесть множество разрозненных материалов и памяток.
В этом руководстве я решила собрать ключевую информацию о начале работы в Notion, а также ссылки на самые полезные ресурсы по нему.
Преимущества Notion:
- Одно приложение заменяет сразу десятки сервисов. В Notion можно создавать и таблицы, и базы данных, и канбан-доски, и календари, и текстовые файлы.
- Notion можно использовать через браузер или через приложения на ПК и на телефон, все изменения в них синхронизируются.
- Это самый гибкий и мощный инструмент создания контента. В нём можно сделать то, что нужно именно вам — почти любой инструмент.
- Он работает не только для рабочих задач, в нём можно также организовать свою жизнь, а ещё поделиться любой страницей или инструментом простым щелчком мыши.
Недостатки Notion:
- Долгая загрузка приложения с телефона — это иногда мешает быстро записать мысль и приходится сначала записывать её в заметки, а потом переносить в Notion.
- Облачный сервис — это удобно, но не на 100% безопасно, т.к. если с сервером или компанией что-то случится, можно потерять все свои данные. Чтобы это предовтратить, нужно делать ежемесячные бекапы — выгружать ваши данные на облачный или жесктий диск.
- Отсутствие нормального оффлайн режима — приложение работает оффлайн на кешировании страниц. То есть, вы можете работать в нем без интернета, но для этого нужно предварительно "скачать" страницу, в которой вы будете работать, посетив её. Иначе, она просто не откроется, когда у вас пропадет интернет.
Главный экран
После регистрации и открытия Notion перед вами будет главный экран, который состоит из панели навигации (слева) и рабочей страницы (справа).
Давайте пройдем по всем пунктам меню:
- Профиль c выбором рабочего пространства и возможностью переключиться на другой аккаунт.
- Поиск по всему вашему рабочей пространству (workspace).
- Обновления, где отображаются все изменения в ваших документах (комментарии, исправления).
- Настройки и участники, где можно скачать свои данные, оплатить подписку, поменять пароль и т.д.
- Рабочее пространство, которое хранит все ваши страницы, и которым можно делиться.
- Кнопка создания новой страницы в вашем рабочем пространстве.
- Личное пространство, где хранятся ваши личные страницы, к которым больше никто не имеет доступа (по умолчанию).
- Страница, которая принадлежит личному пространству.
- Кнопка раскрытия/скрытия вложенности, которая позволяет смотреть все вложенные страницы в эту страницу (заменяет функцию папок).
- Импорт, с помощью которого можно загрузить ваши данные из разных сервисов.
- Корзина, в которую попадают удаленные страницы.
- Кнопка создания новой страницы верхнего уровня (как папка), куда можно будет вкладывать новые страницы.
- Заголовок страницы, который служит её названием.
- Рабочее поле, в котором происходит основная работа над документом, написание контента.
- Кнопка поделиться страницей, в которой можно настраивать доступ других людей к вашей странице.
- Изменения, в которых можно посмотреть историю изменений конкретной страницы.
- Кнопка добавить в избранное, которая позволяет вывести страницу в боковой экран быстрого доступа.
- Настройки страницы, в которых можно менять шрифты, экспортировать содержимое страницы или перенести её в другую страницу.
Строительные блоки
Основным элементом Notion является блок, из которого вытекает весь контент. На момент написания этой статьи существует около 90 потенциальных блоков, и их количество будет увеличиваться.
Вы увидите, что с помощью блоков можно создавать любой письменный контент. Также, Notion автоматически распознает команды Markdown. Вы можете легко вставлять внутрь блоков любые типы мультимедиа-контента, такие как изображения, PDF-файлы или видео YouTube.
Возможности блоков постоянно расширяются. Недавно блоки были расширены, чтобы пользователи могли вставлять файлы Figma, карты Google, куски программного кода и многое другое непосредственно в Notion.
Создание страниц для блоков
Если основным элементом Notion является блок, следующим шагом будет страница.
Вы можете создавать страницы в Notion различными способами — вы можете нажать кнопку + рядом с рабочим пространством на левой боковой панели или нажать любую из кнопок "+" во всем Notion, чтобы быстро создать страницу. Вы также можете создать страницу внутри страницы — подстраницу.
Вы можете вставлять любые блоки на страницу. Вы можете писать на странице, загружать файлы, сохранять URL-адреса, создавать базы данных, ссылаться на другие базы данных и многое другое. В Notion нет папок, поэтому создание страниц и подстраниц является лучшим способом упорядочить все ваши файлы, письменные работы и сохраненные заметки.
Организация страниц с базами данных
Вы также можете создать нечто, называемое базой данных. Базы данных — это, по сути, наборы страниц. Каждый элемент в базе данных представляет собой собственную редактируемую страницу, внутри которой вы можете хранить другие подстраницы и так далее.
Каждая страница в базе данных имеет настраиваемые свойства, позволяющие маркировать и сортировать сохраненные файлы для просмотра различными способами.
Вы можете просматривать эти базы данных несколькими способами, известными как представления базы данных (database views). Например, у вас может быть представление календаря, представление списка, представление доски, представление галереи, представление таблицы и представление временной шкалы.
Каждое представление берет элементы (страницы) из базы данных и отображает их для вас особым образом в зависимости от настраиваемых свойств, которые вы установили для каждого элемента. Поэтому, если у вас есть страница со свойством «Дата создания», вы можете быстро создать представление календаря, отображающее ваши элементы на основе даты создания элемента. Notion продолжает улучшать свои базы данных и постоянно добавляет новые функции.
Ещё раз, база данных — это набор страниц, и база данных может быть создана внутри блока или может представлять собой целую страницу. Каждый элемент в базе данных представляет собой собственную страницу со своими свойствами, которые можно настроить для организации элементов в базе данных.
После того, как вы создали свою первую базу данных, вы можете создать разные варианты представления базы данных, чтобы просматривать все свои элементы уникальными способами. Чтобы создать уникальное представление базы данных, нажмите Добавить представление (Add View) прямо под описанием вашей базы данных.
С правой стороны появится небольшая боковая панель с шестью различными вариантами на выбор. Вы можете создать несколько представлений для одной и той же базы данных, что позволит просматривать элементы несколькими способами.
Существуют такие варианты представления данных:
- Представление таблицы (Table layout): в этом представлении элементы отображаются на странице со строками и столбцами.
- Представление доски (Board layout): также известный как «канбан-представление», этот вид группирует ваши элементы на основе свойств и позволяет перемещать страницу слева направо или справа налево между группами.
- Представление временной шкалы (Timeline layout): в этом представлении элементы сортируются на основе свойств даты и позволяют визуализировать элементы на временной шкале слева направо.
- Представление календаря (Calendar layout): В этом представлении элементы также сортируются по свойствам даты и размещаются в традиционном календаре.
- Представление списка (List layout): этот простой вид демонстрирует все ваши элементы в длинном списке и позволяет вам настроить свойства для сортировки списка.
- Представление галереи (Gallery layout): этот вид лучше всего использовать со свойствами изображения или файлами, и он демонстрирует ваши элементы на более крупных карточках, которые отлично подходят для визуальных эффектов.
Лучший способ привыкнуть к Notion — начните играть с блоками, страницами и базами данных. Чтобы получить доступ ко всем типам блоков, просто введите "/" и посмотрите все варианты!
Также, попробуйте искать сохранненую информацию или страницы по поиску (Quick find), использовать раскрывающийся список (Toggle), чтобы организовать информацию, и превращать блоки информации в другие с помощью клика правой кнопкой мыши на блок и выбора фукнции Первратить (turn into).
В Notion действительно очень много всего, и если вам в начале сложно ориентироваться в нем — это нормально. Попробуйте использовать бесплатные шаблоны от сообщества Notion, поиграйте с ними, а затем начните создавать свои страницы и базы данных.
Дополнительные ресурсы
- Сообщество русскоязычных пользователей Notion.
- Open-source замены для Notion, если вы хотите владеть своими данными или сэкономить на подписке: AppFlowy, Athens Research, Bangle.io, Boost Note, Notabase, Outline.
Как и в случае с любым новым приложением, потребуется некоторое время для обучения Notion, но я надеюсь, что эта статья поможет вам быстрее овладеть этим мощным инструментом.
P.S. Вновь открыта запись на фундаментальный курс по организации жизни «Лайф-менеджмент 101», до 14.11 на него действует специальная цена. Почитать подробнее и записаться можно на сайте.
И конечно, заходите на сайт системы по управлению жизнью, подписывайтесь на мой телеграмм-канал «life as a project», где я публикую больше материалов о дизайне и управлении своей жизнью, и скачивайте мою книгу «Дизайн жизни».
