Все больше ИП и ТОО переходит на электронный способ ведения учета. В электронном виде выставляются и подписываются ЭАВР, договора и т.д. Есть ли обязанность дублировать электронные версии, подписанные сторонами ЭЦП, распечатывая их и заверяя «живыми» печатями сторон?
Обратимся к нормативной базе.
Согласно пп.2 ст.1 закона №234 от 28.02.2007 г. «О бухгалтерском учете и финансовой отчетности» первичные учетные документы - документальное свидетельство как на бумажном, так и на электронном носителе факта совершения операции или события и права на ее совершение, на основании которого ведется бухгалтерский учет. Т.е. с этой точки зрения электронный и бумажный первичный документ –равноценны.
Согласно ст.6 закона №370 от 07.01.2003 г. «Об электронном документе и электронной цифровой подписи» электронный документооборот осуществляется в государственных и негосударственных информационных системах с использованием электронных документов в любых сферах деятельности, где применяются информационно-коммуникационные технологии.
Согласно п.1 ст.7 закона №370 электронный документ, соответствующий требованиям данного закона и удостоверенный посредством ЭЦП лица, имеющего полномочия на его подписание, равнозначен подписанному документу на бумажном носителе.
Также, согласно п.1 ст.10 этого же закона, ЭЦП равнозначна собственноручной подписи подписывающего лица и влечет одинаковые юридические последствия.
Однако, есть оговорка в НК РК: согласно п.2 ст.193 НК РК при составлении первичных документов на электронных носителях поставщики (покупатели) должны изготовить копии таких документов на бумажных носителях для других участников операций, а также по требованию государственных органов, которым предоставлено такое право требования.
Т.е. по умолчанию распечатывать электронные документы не требуется. Если же контрагент или налоговая запросила бумажные копии, в этом случае необходимо их предоставить. При этом ЭЦП равнозначна подписи руководителя и печати организации, дополнительно подписывать и заверять распечатанные документы, ранее подписанные ЭЦП, не требуется.
Если вам необходима консультация опытного бухгалтера или налогового эксперта, вам поможет «Mybuh.kz». А создать и направить электронные первичные документы вашим контрагентам легко и быстро можно с помощью нашего сервиса онлайн-бухгалтерии. Протестировать возможности сервиса можно в течение двухнедельного бесплатного периода. Оставьте заявку и мы проконсультируем вас подробнее.