Пока еще идет обсуждение предыдущей статьи про способы расхламления, решила внепланово написать об организации хранения документов, так как эта темпа была поднята в комментариях. Вроде бы не так все сложно в теории, но как же сложно иногда на практике!
Бывают, конечно, сложные случаи, когда документы валяются по всему дому, но чаще всего бумаги лежат в одном месте. Это может быть полка или ящик в шкафу, может быть полка или ящик в письменном столе. Как бывает обычно, появился какой-то документ, положили его на полку или в ящик сверху, лежит он себе, и даже не мешает. Потом сверху еще документ, и еще. А потом получается гора бумаги, в которой уже сложно что-либо найти. А мысль разобрать ее приходит лишь тогда, когда эта гора падать начнет или в ящик больше ничего не лезет. У меня так точно было.
Какие могут быть документы в доме:
- личные документы: паспорта, права, ИНН, СНИЛС, свидетельства о рождении, свидетельства о браке, документы об образовании, различные дипломы, сертификаты и прочее;
- договора купли-продажи и все, что связано с недвижимостью;
- все бумаги, которые относятся к автомобилю;
- договора с банками;
- договора со строительными компаниями;
- договора на оказание различных услуг;
- договора с обслуживающими организациями, я имею в виду, например, договор на подключение интернета, тв и прочее;
- квитанции на оплату ЖКУ и документы об их оплате;
- инструкции от устройств;
- разное.
Для личных документов сейчас продают очень удобные папки с молниями, в них сразу вложены файлы с кармашками разного размера, есть еще кармашки на самой папке. Можно дополнительно докупить комплекты файлов к имеющейся папке, их легко добавить в нужное место, зажимы открываются и закрываются. Цены разные, не обязательно покупать дорогие папки из натуральной кожи. Все равно по функционалу они ничем не отличаются от папок из кожзама.
Документы, связанные с недвижимостью, тоже вполне поместятся в такую папку.
Можно купить по папке на каждого члена семьи, если документов много и они в одну папку не влезают.
Для автомобиля выделить одну папку и отдать ее мужу, путь он сам там как-то с этим разбирается.
Для договоров с банками желательно выделить отдельный раздел для хранения. У меня для каждого банка отдельная папка с файлами. Сложно сказать, сколько их нужно хранить. Я не рискую их выбросить. Тут дополнительно возникает тема правильного расторжения отношений с банком. Если у Вас был кредит или кредитная карта, то после погашения нужно сходить в банк и получить справку о полном погашении кредита или закрытии счета кредитной карты. Для счета дебетовой карты и счетов вклада тоже неплохо бы получить справку о закрытии счета (справку обычно можно получить не сразу, а через 45 дней после закрытия счетов дебетовой карты), если Вы больше не планируете открывать новые вклады и продлевать карты в этом банке. Если Вы уже точно прекратили все отношения с банком, то не поленитесь еще раз сходить в банк и написать заявление о расторжении договора комплексного банковского обслуживания (может называться иначе, но обычно как-то так) и отзыв разрешения на обработку персональных данных. Это заявление в банке должно быть зарегистрировано и Вам выдана его копия с отметкой банка. У разных банков могут быть разные процедуры, у кого-то есть специальные бланки для таких заявлений, кто-то просит от руки написать, не важно. Важно положить эти документы в свой архив и при возникновении проблем с банком приложить к претензии или к жалобе в ЦБ.
Документы со строительными компаниями и договора на оказание услуг можно хранить до истечения гарантийного срока, с учетом положений Гражданского кодекса РФ.
Документы с обслуживающими организациями нужно точно хранить до расторжения договоров с ними, я бы предложила хранить их еще 3 года (срок исковой давности).
Документы об оплате квитанций ЖКУ тоже нужно хранить 3 года. Хорошо, что сейчас много квитанций стало приходить в электронном виде, а не как раньше куча бумажных квитанций каждый месяц, а оплата идет он-лайн, все есть в интернет-банке, можно сделать выписку. Для электронных квитанций я завела отдельный электронный ящик, в нем сделала подпапки: квартира, кап.ремонт, электричество, интернет и прочее за что еще может быть. Можно настроить автоматическую сортировку писем по этим подпапкам. Квитанция сразу попадает в нужный каталог. И все в порядке.
Со старыми документами об оплате тогда придется разобраться, если они еще есть, рассортировать их по тем же категориям, по месяцам, по годам, разложить по файликам в пределах года, затем убрать в папки, подписать папку и убрать в шкаф. В общем случае, если Вам квитанции все еще приходят и Вы платите не он-лайн, будет 4 файлика за 3 архивных года и за текущий. В январе не брать новый файлик, а уничтожить квитанции и документы об оплате за самый старый год и вместо них в этот файлик начать класть новые квитанции.
Все файлики я складываю в жесткие папки, у меня они лежат в шкафу. Если бы позволяла высота полки, то их можно было бы поставить вертикально, но для меня особой разницы нет, пусть лежат.
Теперь самая неприятная категория. Это инструкции на технику, гарантийные талоны. Неприятность их в том, что они разного формата, иногда инструкции представляют собой толстые книжки. Сложить их в файлы не получится, они тяжелые, все выпадает.
Обычно я гарантийные талоны прикалываю степлером к инструкциям с внутренней стороны и ставлю их на полку как книги, они просто стоят в закрытом шкафу. Да, очень неудобно. Если эти документы не мешают, пусть будут, особенно если техника еще работает. Если техники уже нет, то хранить от нее документы бессмысленно. Еще сейчас любую инструкцию можно скачать в виде pdf-файла. Я их скачиваю из интернета и они у меня в телефоне в специальной папке лежат. Если надо, смотрю их, а не лезу в шкаф.
Если толстой книжки-инструкции нет, а есть только гарантийный талон, то складываю такие талоны в файлики. Для них тоже выделена отдельная жесткая папка.
Если у Вас есть какие-то специфические документы, их много и их нужно хранить, то нужно выделить отдельную категорию хранения. Можно купить специальный короб или папку для хранения архивов. Называется "архивный короб" или "архивная папка", можно поискать в интернете. Все зависит от того, сколько денег Вы готовы потратить на этот архив. Потом разобрать все документы и сделать подписи.
Сейчас выбор товаров для хранения документов огромный. Главное, не хранить все подряд и точно раз в год проводить ревизию.