После того как проверили, все ли кадровые изменения учли в штатном расписании, проверьте его на ошибки. Если нашли один из недочетов, который указали в памятке, исправьте документ.
Памятка. Что нужно проверить в штатном расписании на 2023 год
Есть лишние вакансии. Исключите из штатного расписания все вакантные должности, которые не планируете заполнять в ближайшее время. Если оставить их, будете каждый месяц отчитываться о них в службу занятости (п. 3 ст. 25 Закона от 19.04.1991 № 1032-1).
Кроме того, свободные вакансии нужно будет предлагать сотрудникам перед увольнением в случаях, когда этого требует закон. Например, при сокращении численности или штата, а также если работник нуждается в постоянном переводе на другую работу по медицинскому заключению. Не предлагать вакансию, так как не планировали ее занимать, работодатель не может (ч. 1 ст. 73, ч. 3 ст. 81 ТК).
Как исправить ошибку. Выпишите из документа вакантные должности и отберите те, которые должны остаться. Это вакансии, которые нужны, чтобы выполнить квоту для трудоустройства молодежи и инвалидов. Поговорите с директором и руководителем отдела персонала о том, какие вакансии нужны организации, а какие нет.
Нет обязательных должностей. Работодатель сам решает, какие должности должны быть в штатном расписании. При этом в некоторых случаях организация обязана принять на работу и включить в штат две должности – специалиста по охране труда и специалиста по ведению воинского учета.
Специалист по охране труда должен быть в каждой компании, где работает больше 50 человек. Если их меньше 50, работодатель может решить, вводить такую должность или нет (ст. 217 ТК, письмо Минтруда от 10.06.2016 № 15-2/ООГ-2136).
Вторая обязательная должность — специалист по ведению воинского учета. Такого сотрудника включают в штат, чтобы вести воинский учет в организации. Если в компании меньше 500 человек, специалист может работать на условиях совместительства (п. 12 положения, утв. постановлением Правительства от 27.11.2006 № 719). Подробнее о том, как назначить ответственного за воинский учет и определить, сколько сотрудников нужно, чтобы вести учет в организации, читайте в ответе.
Как исправить ошибку. Проверьте, сколько у вас работает сотрудников. Если больше 50 человек, а специалиста по охране труда нет, введите в штатное расписание такую должность.
Аналогично поступите и с воинским учетом. Введите данные в форму и определите, сколько должностей таких специалистов должно быть в штатном расписании в зависимости от количества сотрудников компании, которые состоят на воинском учете. Их количество считайте на 31 декабря прошлого года (п. 13 положения, утв. постановлением Правительства от 27.11.2006 № 719).
Неверно указали названия должностей. Проверьте, чтобы должности были указаны в именительном падеже без произвольных или иностранных обозначений.
Нельзя вписывать в штатное расписание должность работника на иностранном языке. Например, HR-manager или Java-разработчик. Это объясняется тем, что должность в трудовой книжке сотрудника указывают на русском языке. При этом запись о приеме на работу в трудовую книжку вносят на основании заключенного трудового договора. Значит, и в трудовой книжке наименование должности не должно отличаться от договора и штатного расписания (ст. 57 ТК, п. 6 Порядка № 320н, письмо Роструда от 21.01.2014 № ПГ/13229-6-1).
Кроме того, должности работников нельзя называть произвольно. Берите название должностей из ЕКС, ЕТКС или профстандартов, если работа по должности связана с компенсациями, льготами или для выполнения этих функций закон установил ограничения. Например, если речь идет о досрочной пенсии за работу во вредных или опасных условиях труда. Такие должности называйте в штатном расписании именно так, как они указаны в квалификационном справочнике или профессиональном стандарте (ст. 57 ТК, п. 5 письма Минтруда от 04.04.2016 № 14-0/10/13-2253, письмо Минтруда от 12.11.2018 № 14-1/ООГ-8889).
Как исправить ошибку. Проверьте, есть ли в вашем штатном расписании должности с иностранными обозначениями или произвольными названиями. Если есть, переименуйте их. Для этого издайте приказ о внесении изменений в штатное расписание или оформите штатное расписание в новой редакции и утвердите его приказом.
Указали оклад меньше МРОТ. Проверьте, соответствует ли зарплата новому МРОТ или региональной минимальной заработной плате. С 1 января 2023 года федеральный МРОТ планируют увеличить до 16 242 руб. (информация Минтруда от 22.09.2022).
Если в связи с изменением МРОТ работодатель изменяет размер зарплаты сотрудников, например увеличивает оклады или тарифную ставку, то эти изменения нужно внести в штатное расписание. Поскольку в этот документ вносят месячную зарплату по каждой должности по тарифной ставке или окладу, проценту от выручки. Если же зарплата сотрудников и так выше МРОТ и работодатель не планирует ее изменять, то и вносить изменения в штатное расписание не нужно.
Учитывайте, что оклад в штатном расписании меньше МРОТ — не всегда нарушение. Работник может каждый месяц получать премии, которые входят в систему оплаты труда. Подробнее о том, можно ли в штатном расписании указать оклад ниже МРОТ, читайте в ответе.
Как исправить ошибку. Чтобы составить актуальный проект штатного расписания на 2023 год, сверьте минимальную зарплату на полной ставке в организации и предварительную величину федерального или регионального МРОТ. Актуальный размер МРОТ в вашем регионе смотрите в таблице.
Не прописали доплаты за вредные условия труда. Если спецоценка выявила на рабочем месте вредные или опасные условия труда, неверно по этой причине повышать сотруднику оклад. Это отдельная доплата — определенный процент от оклада или зарплаты сотрудника. Поэтому ее нельзя включать в составную часть оклада в штатном расписании (ст. 147 ТК).
Как исправить ошибку. Любые надбавки, в том числе за вредные и опасные условия труда, в штатном расписании отразите в графах раздела «Надбавки». Установите надбавки в процентном отношении к должностному окладу или тарифной ставке или в абсолютном размере.
Размер надбавок за вредные и опасные условия труда установите в зависимости от класса условий труда, который определите по итогам специальной оценки. Узнать класс условий труда можно в карте специальной оценки условий труда.
Организации вправе применять унифицированную форму № Т-3 «Штатное расписание» из постановления Госкомстата от 05.01.2004 № 1. Данные о надбавках внесите в графы 6–8 «Надбавки». Укажите, за что именно установлены надбавки.
Не поменяли размер окладов в связи с индексацией. Все работодатели обязаны индексировать зарплату в связи с ростом потребительских цен на товары и услуги (ст. 134 ТК).
При этом организация может повысить зарплату сотрудников двумя способами. Например, можно пропорционально увеличить все выплаты, которые установлены системой оплаты труда организации и трудовым договором. Либо можно увеличить отдельные выплаты, которые входят в зарплату, например только оклад или долю тарифной ставки.
Если в порядке индексации повышаете сотрудникам оклад, тарифную ставку или надбавки, эти изменения нужно отразить в штатном расписании. Если в порядке индексации выплачиваете сотрудникам ежегодные премии или материальную помощь к отпуску, вносить изменения в штатное расписание не обязательно (определение Верховного суда от 08.04.2019 № 89-КГ18-14).
Как исправить ошибку. Если в порядке индексации повышали сотрудникам оклад, тарифную ставку или надбавки, внесите новые размеры выплат в штатное расписание. Чтобы внести исправления, издайте приказ об изменении штатного расписания в связи с индексацией зарплат или оформите штатное расписание в новой редакции и утвердите его приказом.
Приказ об изменении штатного расписания в связи с индексацией зарплат
«Что нужно скорректировать в штатном расписании, если утверждаете его на 2023 год». Н.З. Ковязина
© Материал из КСС «Система Кадры» – первого онлайн-портала готовых решений для вашей службы персонала.
Подробнее: https://www.1kadry.ru/#/document/86/388347/bssPhr172/?of=copy-b660cc0efb