Близится срок утверждения графика отпусков на 2023 год. Он обязателен для всех работодателей. Не забудьте утвердить его не позднее 17 декабря 2022г. (ст.123 ТК РФ). Исключения есть для микропредприятий, которые заключают с работниками трудовые договоры по типовой форме.
Форма графика отпусков.
Для графика отпусков можно использовать форму № Т-7, утвержденную постановлением Госкомстата № 1 от 05.01.2004. Либо вы можете разработать свой бланк графика отпусков. Об этом сказано в письме Роструда № ПГ/1487-6-1 от 14.02.2013.
Когда график будет составлен, нужно ознакомить с ним всех работников. Для этого целесообразно добавить в форму столбик, в котором сотрудник укажет дату и поставит свою подпись. Кроме того, сделать это можно и на отдельном ознакомительном листе.
В Трудовом кодексе РФ отсутствует норма, обязывающая включать в график только заработанные дни отпуска. Поэтому в нем можно запланировать больше 28 календарных дней при необходимости.
Утверждение графика отпусков.
Согласно части 1 статьи 123 ТК РФ, составить график отпусков следует не позднее, чем за 2 недели до наступления нового года, т.е. до 17 декабря 2022г. включительно. А если последний день срока приходится на нерабочий день, то в соответствии с частью 4 статьи 14 ТК РФ, днем окончания срока считается ближайший следующий за ним рабочий день - 19 декабря 2022г. Об этом также говорил Минтруд в своем письме № 14-2/ООГ-9399 от 08.12.2017.
❗За нарушение срока утверждения графика отпусков на организацию может быть наложен штраф на сумму 30 000 - 50 000 руб. и на директора - 1000 - 5000 руб.
Кого включать в график отпусков.
В график отпусков включаются все, кто работает по трудовым договорам, в том числе:
- внутренние и внешние совместители;
- работники в отпуске по уходу за ребенком или по беременности и родам, а также планирующие уйти в такие отпуска с 2023 г.;
- сотрудники в отпуске без сохранения зарплаты или на длительном больничном.
В график не включаются сотрудники, работающие по срочному договору сроком до 6 месяцев.
📌Если у работника накопились дни отпуска за прошлый год, то включать или нет эти дни в график, решает работодатель. Соответственно, при включении их в график нужно указать в примечании количество таких дней.
📌По согласованию с работодателем после утверждения графика работник может попросить изменить дату отпуска. Тогда нужно будет внести в график соответствующие изменения.
Льготные категории граждан в графике отпусков.
При формировании графика отпусков в первую очередь нужно учесть пожелания сотрудников, которые имеют льготы в плане предоставления отпусков. Не включать в график можно лишь тех работников, которые стали льготниками в течение года.
Таким сотрудникам вы не можете отказать в переносе отпуска, даже если он будет прописан в утвержденном графике отпусков. От них требуется лишь подать заявление. При этом рекомендуется установить разумный срок для подачи таких заявлений о переносе отпуска (пропишите его в правилах внутреннего трудового распорядка), чтобы бухгалтерия успела выплатить отпускные. Об этом сказано в письмах Минтруда № 14-2/ООГ-17786 от 08.12.2020 и № 14-2/ООГ-1439 от 27.02.2020.
Мобилизованные работники.
С работником, которого призвали на военную службу по мобилизации или если он заключил контракт о добровольном содействии Вооруженным Силам РФ, нужно приостановить действие трудового договора. Это прописано в части 1 статьи 351.7 ТК РФ. На это время, согласно части 3 статьи 351.7 ТК РФ, приостанавливаются права и обязанности по трудовому законодательству. Поэтому мобилизованного сотрудника включать в график отпусков работодатель не обязан.
Такие работники продолжают копить свой отпускной стаж. После возвращения они вправе взять отпуск в удобное для них время в течение 6 месяцев после возобновления договора (ч. 9 ст. 351.7 ТК РФ). При этом, если они являются совместителями, то им полагается отпуск одновременно по всем местам работы.
По согласованию со своим непосредственным руководителем сотрудник может разбить отпуск на части. Но одна из них должна быть не менее 14 дней. Остальные части могут иметь любую продолжительность. Отпуск можно взять на рабочие дни (с понедельника по пятницу) или с субботы одной недели по воскресенье другой. ❗Отпуск только на выходные дни запрещается. Если у работника имеются неотгулянные дни с прошлых лет, то их нужно добавить к отпуску на 2023 год.
Женщины в декрете.
Чтобы включать таких сотрудниц в график отпусков, нужно проверить, кто из них выходит из декретного отпуска в 2023г. Это можно определить по наличию заявления о выходе на работу и возрасту ребенку (исполняется 3 года). Таких декретниц можно включить в график. В ином случае вам нужно определиться, будете ли вы вписывать их в график отпусков. Обзвоните декретниц и согласуйте с ними этот вопрос. По этой ситуации высказался Минтруд в письмах № 14-2/ООГ-17895 от 10.12.2020, № 14-2/ООГ-17893 от 10.12.2020 и № 14-2/ООГ-17854 от 09.12.2020.
👶Данная категория работниц имеет право взять отпуск в одностороннем порядке сразу после декрета.
Внутренние совместители.
Таких работников нужно указать в графике отпусков два раза, т.е. по обеим должностям. Отпуск по внутреннему совместительству укажите в те же даты, когда у внутреннего совместителя запланирован отпуск по основной работе.
Внешние совместители.
Согласно части 1 статьи 286 ТК РФ, совместителям отпуск предоставляется одновременно по всем местам работы. О том, когда внешние совместители идут в отпуск на основной работе, вы можете не знать. Они могут вам предоставить документ с основного места работы, подтверждающий даты отпуска. Но делать это они не обязаны, т.е. достаточно их слов. По вашему желанию в графике отпусков можно сделать отметку о том, что работник является внешним совместителем. Если работник в течение года перенесет свой отпуск по основному месту, то график отпусков нужно будет скорректировать и по совместительству.