Одна из главных проблем руководителей предприятий – большие и неупорядоченные объемы данных. От каждого отдела поступают отчеты, а чтобы согласовать данные между собой и получить полную картину, уходит уйма времени и сил. Хуже всего, что часть данных неизбежно будет потеряна или искажена.
Как решать эту проблему, рассказывает Наталья Семенова, основатель и гендиректор ГК «Софт-Юнити», резидент бизнес-сообщества «Эквиум».
Возьмем среднестатистический офис. Сотрудники несколько часов тратят на выяснение вопросов, что-то пишут в блокноты. Иногда менеджеры работают как «справочное бюро»:
- Есть ли товар на складе?
- Поставщику оплатили счета?
- Когда будет поставка?
- Когда придет оплата от клиента?
- Поступил ли ответ клиента на коммерческое предложение?
- Что по срокам работ?
- Прибыль за последний квартал выросла?
- Размер дебиторской задолженности?
- Договор подписан?
Чем быстрее вы получите ответы на все эти вопросы, тем эффективнее компания.
Это называется прозрачность бизнеса. Бизнес прозрачен, когда руководителю все понятно. И на понимание всей ситуации не нужно каждый день собирать совещания или верить на слово сотруднику, потому что проверить его слова трудно.
Наши опросы показывают, что менеджер тратит в среднем по 2-3 часа в день на ручное заполнение карточек клиента и отчеты в Excel. Автоматизация бизнес-процессов позволяет сделать это за 10 минут и в несколько кликов. Она делает бизнес прозрачным и помогает принимать управленческие решения быстро и на основе данных.
На рынке есть ряд систем для автоматизации предприятия, и отечественные — 1С:ERP, «Парус», «Галактика», «Компас», «Флагман», и зарубежные — SAP, Microsoft Dynamics Axapta, Epicor iScala, Maconomy, Oracle E–Business Suite.
Мы в «Софт-Юнити» много лет работаем с 1С:ERP, так как считаем ее удобной и универсальной, особенно в условиях импортозамещения. Методология ERP разработана по аналогии с SAP совместно с методологами из «Большой четверки».
Расскажем на примерах из нашего опыта, какие задачи решает автоматизация, как влияет на показатели бизнеса и какие нюансы могут возникнуть.
Как понять, что нужно автоматизироваться:
- миллион табличек в Excel,
- данные постоянно теряются,
- поиск и анализ информации занимает много времени,
- нет прозрачности в финансовой отчетности, не понятно, куда уходят деньги,
- не ясно, чем заняты сотрудники и сколько времени уходит на реальную работу.
В каких индустриях стоит задуматься об автоматизации?
В любых. Причем автоматизация выгодна и малым, и большим компаниям, стоимость программ начинается от 3300 рублей.
Что учесть при внедрении систем автоматизации
- Заинтересованность топ-менеджеров, а не только собственника: прозрачность в данных не позволит им «прикрывать» свои ошибки.
- Риск саботажа. Сотрудники годами использовали свои механизмы, и перемены могут воспринимать как лишнюю нагрузку и недоверие к ним. Мы обучаем сотрудников, но важно еще и менять их менталитет или быть готовыми подбирать новых людей.
- Воля инициатора. Если не будет его поддержки на время внедрения проекта, он может зайти в тупик.
- Понимание, что автоматизация — это не панацея, а инструмент. Руководитель сам должен принять ответственность за ее результаты: любая система требует ежедневного учета в ней данных, только тогда она принесет плоды.
Кейсы компаний из разных индустрий
.
Кейс 1: логистика — оптимизировали маршруты, получили дополнительную прибыль
Компания — ведущий производитель бетонных смесей с собственным транспортным парком для доставки продукции.
Что было не так: оформление путевых листов занимало много времени, периодически информация терялась.
Задачи: повысить контроль расхода ГСМ, рабочего времени водителей и выработки, сделать все операции в автотранспортном подразделении прозрачными.
Выбрали систему «1С: Управление автотранспортом 8». Специалисты «Софт-Юнити» автоматизировали следующие функции:
- заполнение путевого листа,
- оформление заказов на транспорт,
- формирование суточной разнарядки и маршрутных листов,
- выписка и обработка путевых листов,
- учет поступления и выдачи ГСМ,
- учет рабочего времени,
- начисление заработной платы водителям.
Результаты:
1. Время на обработку путевых листов сократилось в 2 раза.
2. Руководство получает оперативные отчеты о выработке водителей, ТС и контрагентов, чтобы вдвое быстрее принимать решения.
3. Оптимизировали маршруты, чтобы сократить время движения машин без груза.
4. Выявили сверхнормативный расход топлива и получили дополнительную прибыль при оплате продукции сверх норматива.
.
Кейс 2: финансы — снизили трудозатраты на 20%
Одной из крупнейших российских нефтяных компаний нужно было автоматизировать расчеты с акционерами.
Что было не так: справочник акционеров насчитывает более 250 тысяч записей, прежняя система автоматизации не справлялась с объемом запросов.
Мы создали на базе «1С: Предприятие версия 8.3» абсолютно кастомную систему расчетов с акционерами, у которой нет аналогов на рынке.
Что мы автоматизировали:
- учет сведений об акционерах и наследниках, включая смену реквизитов,
- формирование списков на выплату через банк или почту,
- расчет сумм дивидендов и налогов с них,
- расчет фактических платежей,
- документооборот,
- интеграция с корпоративными системами.
Результаты:
1. Снизили трудозатраты на 20%, автоматизировали 25 рабочих мест.
2. Усилили безопасность данных.
3. На 35% ускорили формирование и сбор управленческой отчетности, на 25% — регламентированной отчетности.
4. На 25% ускорили ответы акционерам, на 50% обработку операций наследования.
.
Кейс 3: бизнес-процессы на производстве
Производитель строительного и аэрокосмического оборудования хотел интегрировать разрозненные информационные системы, уже установленные в компании.
Что было не так: применяли четыре системы, была затруднена синхронизация данных и подготовка отчетов, низкая прозрачность, громоздкое управление.
Что мы автоматизировали:
- ведение нормативно-справочной информации,
- управление закупками, продажами, складом,
- бухгалтерский учет хозяйственных операций,
- учет основных средств и ТМЦ,
- кадровый учет и расчет зарплаты.
Результаты:
1. Автоматизировали 500 рабочих мест.
2. Повысили прозрачность учета.
3. Ускорили подготовку отчетностей.
4. Снизили затраты на сопровождение системы.
Подписывайтесь на Telegram-канал нашего бизнес-сообщества, чтобы получать больше полезной информации каждый день.
#автоматизация #бизнес #сообщество #bigdata #1С