Многие системы тайм-менеджмента приводят к тому, что мы впустую тратим время. Есть простой способ использовать время более разумно.
Когда вы составляете список дел, составляете распорядок дня, назначаете встречи и тому подобное, скорее всего, вы потратите массу времени впустую.
Вспомните, сколько раз вы пытались планировать свое время, расставлять дела по степени важности. Насколько вас хватало?
Существует правило, все о нем слышали - принцип Парето, который гласит, что в большинстве ситуаций 80 процентов следствий вытекают из 20 процентов причин.
Самым известным примером является распространенный факт, что в продажах 80 процентов дохода получают 20 процентов менеджеров по продажам. (Существуют десятки других примеров, начиная от распределения богатства и заканчивая ущербом от стихийных бедствий).
Принцип Парето действует и в отношении наших усилий, которые мы прилагаем для получения того или иного результата. Большинство людей достигают 80 процентов результатов от 20 процентов затраченных усилий. Только задумайтесь об этом? Проанализируйте свою жизнь и вы увидите, что это так.
Мы заваливаем себя кучей всевозможных дел и заданий, но по существу, большая часть этих дел не приносит нам ощутимых результатов.
Пересмотрите свой список дел
К сожалению, в большинстве случаев в тайм-менеджменте используются списки дел, в которых 20 процентов работы распределяется на 80 процентов дел, которые имеют второстепенное значение.
Вроде бы простой список дел, но мы вносим в него много дел, которые не имеют большого значения и вынуждены тратить на них массу времени.
И даже, если вы расставляете приоритеты по степени важности, все равно список перегружен делами. Многие дела требуют так много усилий, что в конечном итоге они не стоят того, чтобы их делать.
Как использовать принцип Парето для более эффективного управления своим временем.
Когда вы составляете список дел, оцените каждый пункт по двум показателям:
1. требуемые усилия по шкале от 1 до 10, где 1 - наименьшее количество усилий
2. ожидаемый результат от 1 до 10, где 10 - наилучшая отдача от выполнения данного дела.
Создаем рейтинг
Теперь разделите количество усилий на ожидаемый результат и вы получите рейтинг дел по "приоритету". Расставьте ваши дела в порядке приоритета от наименьшего к наибольшему. В первую очередь выполняйте те пункты, которые имеют наименьшее значение приоритета. Вот простой пример:
- Задание №1: Написать отчет по работе.
Усилия=10, Результат=2, Приоритет=5 (10/2=5) - Задание №2: Подготовить презентацию.
Усилия=4, Результат=4, Приоритет=1 - Задание №3: Позвонить клиенту.
Усилия=1, Результат=10, Приоритет=0,1
Итак, Задание №3 выполняется первым, Задание №2 - вторым, а Задание №1 - последним, если его вообще необходимо выполнять.
Этот простой метод гарантирует, что 20 процентов ваших усилий, которые действительно приносят результат, всегда будут выполнены в первую очередь. Что касается тех 80 процентов усилий, которые менее результативны, они автоматически откладываются, а возможно, и навсегда.
Я понимаю, что все это довольно просто в теории. Однако, исходя из своего личного опыта, я могу сказать, что ничто так не повысило мою личную продуктивность, как расстановка приоритетов.
Я недавно писал про один простой способ, как планировать дела, отказываясь от большинства из них. Если интересно, можно почитать здесь: https://dzen.ru/media/time_to_get_better/vse-vokrug-nevajno-prostoi-plan-kak-otkazatsia-ot-vsego-chto-vas-okrujaet-i-ostavit-tolko-glavnoe-636233530571234ccf47b81a
Понравилась эта статья? Если да, подписывайтесь на канал.