С 1 марта 2023 года сферу трудовых взаимоотношений ждет цифровизация. Каким образом будет осуществлен переход на электронный документооборот? И какие единые требования будут предъявляться к формату файлов? И как они повлияют на охрану труда? Разбираемся.
Единые требования к составу и форматам документов
С 1 марта 2023 года к статье 22.1 Трудового Кодекса РФ добавится еще один абзац, который активизирует приказ Министерства труда и социальной защиты №578н «Об утверждении единых требований к составу и форматам документов, связанных с работой, оформляемых в электронном виде без дублирования на бумажном носителе».
В соответствии с этим проектом будет изменен порядок ведения рабочей документации. Действовать он будет до 28 февраля 2029 года.
Основными задачами Единых требований к составу и форматам документов является:
- исключить повторы документов в бумажном и электронном форматах;
- увеличить процент использования электронных документов в области трудовых взаимодействий.
Приказом будет установлена четкая структура документов, что позволит более эффективно отправлять данные в гос.службы и системы, которым они нужны в соответствии с ФЗ №377.
Посмотреть критерии можно в приложении к тексту приказа. Там же можно увидеть перечень тем и документов, которые с 1 марта будут вестись в электронном формате.
Всего выделено 12 направлений, относящихся к:
- трудоустройству;
- рабочему времени и отдыху;
- материальной ответственности;
- заработной плате;
- охране труда;
- обучению работников;
- специальному партнерству;
- трудовым спорам;
- персональным данным;
- изменениям в условиях трудового договора;
- увольнению;
- другим темам.
Влияние на охрану труда
Созданные Минтрудом Единые требования затронули 6 документов по охране труда. Среди них:
- Заявление работника об освобождении от работы для прохождения диспансеризации;
- Заявление о замене молока или других равноценных пищевых продуктов компенсационной выплатой;
- Заявление о замене компенсационной выплаты на молоко или другие равноценные пищевые продукты;
- Заявление о замене выдачи молока на выдачу равноценных пищевых продукты;
- Заявление о замене выдачи равноценных пищевых продукты на выдачу молока;
- Согласие работника об информировании о результатах расследования несчастного случая, происшедшего с ним при выполнении работы по совместительству, работодателя по месту основной работы.
Заявление работника об освобождении от работы для прохождения диспансеризации составляется на основании статьи 185.1 Трудового Кодекса РФ.
Замена проводится в соответствии со статьей 222 ТК РФ. Согласно которой, сотрудникам, работающим в опасных или вредных условиях труда, положена бесплатно выдача молока или других равноценных пищевых продуктов.
А вот согласие работника составляется на основании статьи 229 ТК РФ, которая гласит:
Новый приказ регламентирует не только структурные элементы электронных документов, связанных с работой, но и требования к форматам файлов, их именам и описанию.
До 1 марта 2023 года еще есть время, чтобы разобраться в теме и подготовиться. Если вам или вашим работникам не хватает знаний или вы давно не работали по специальности, то лучшим решением будет обратиться в учебный центр и пройти обучение по охране труда.