Знаете ли вы, что в Битрикс24 можно организовать внутренний ЭДО для сотрудников и отделов? Подробнее читайте в статье.
Многие слышали про Битрикс24 и его возможности по организации работы компании. С его помощью можно управлять задачами и проектами, планировать и контролировать рабочее время сотрудников, автоматизировать бизнес-процессы и многое другое.
Используя бизнес-процессы в Битрикс24 и модуль КриптоАРМ Документы, вы можете настроить автоматизированный процесс передачи документов для их согласования и (или) утверждения в электронной форме с применением электронной подписи.
Как работает
Для использования автоматизированного процесса обмена документами между сотрудниками, отделами и территориально удалёнными офисами необходимо:
- создать свой шаблон бизнес-процесса либо использовать готовый;
- загрузить документ (заявка, отчёт по расходам, план на следующий месяц и т. д.);
- подписать документ электронной подписью в интерфейсе КриптоАРМ ГОСТ;
- инициировать бизнес-процесс с подписанным документом;
- наблюдать и контролировать процесс ознакомления, подписания и передачи файла следующим участникам бизнес-процесса.
Можно подписать файл любого формата и размера. Доступна функция соподписи, когда один и тот же файл подписывает несколько участников электронного взаимодействия.
Преимущества решения
Использование функционала Битрикс24 и модуля КриптоАРМ Документы позволяет:
- экономить ресурсы — не нужно распечатывать заявки, отчёты, соглашения и иные внутренние документы, отправлять курьером из отдела в отдел или в головной офис;
- сокращать время на передачу и обработку документов — передача важной информации происходит в онлайн-среде, для доступа к которой необходимо устройство и Интернет;
- обеспечить прозрачность процессов — сотрудник, участвующий в бизнес-процессе, может наблюдать за тем, как подписанный документ проходит необходимые этапы и направляется конечному пользователю портала (исполнителю или руководителю);
- организовать единое хранилище для документов и упростить их поиск в случае необходимости.
Вам понадобится
Для внедрения данного решения необходимо иметь портал для работников на базе Битрикс24 в редакции Интернет-магазин + CRM, Корпоративный портал или Энтерпрайз и установить бесплатный модуль КриптоАРМ Документы.
На рабочих местах сотрудников должно быть следующее ПО:
- сертификат электронной подписи.
Для внутреннего ЭДО и при обмене информацией, которая не покидает контур компании, можно использовать неквалифицированную электронную подпись (далее — НЭП). Такую подпись можно получить в неакредитованном удостоверяющем центре. Важно помнить о том, что применение НЭП требует соблюдения определённых условий. Компания должна принять локальный акт, который утвердит признание НЭП в качестве законного способа подписания электронных документов, правила использования и проверки НЭП, перечень документов, подлежащих подписанию НЭП, обязанности участников электронного взаимодействия и иные положения.
При этом НЭП позволяет определить лицо, которое подписало документ, а также факт изменения содержания подписанного файла. Данные свойства НЭП важны при отправке отчётов, утверждения планов и показателей, согласования внутренних документов. Если же использовать функционал бизнес-процессов без модуля КриптоАРМ Документы, то переход файлов от работника к работнику может быть скомпрометирован: злоумышленники могут от имени работника отправить документ в другой отдел с целью получения данных компании.
Решение КриптоАРМ Документы позволяет организовать кадровый электронный документооборот в компании в полном соответствии с требованиями трудового законодательства по внедрению ЭДО в сфере трудовых отношений.
Видеоинструкции по установке и настройке модуля КриптоАРМ Документы.
#КриптоАРМГОСТ #ЭДО #КриптоАРМДокументы #Электроннаяподпись #1СБитрикс #Битрикс24 #внутреннийЭДО #корпортал #корпоративныйпортал #кадровыйЭДО