Известный бизнес-магнат Уоррен Баффет однажды сказал: "В жизни нужно делать очень мало правильных вещей, главное не делать слишком много неправильных вещей".
Надеемся, он не будет возражать, что я слегка подкорректировал его фразу. Простая фраза, но сколько смысла в ней заложено!
Вам необходимо делать только 20% дел, если они обеспечивают 80% результатов.
Конечно, все слышали об итальянском инженере и экономисте Вильфредо Парето и его знаменитом правиле, но все ли из нас умеют его применять в своей жизни?
Правило Парето "80/20"
Правило Парето "80/20", которое гласит, что 80% следствий вытекают из 20% причин, применимо как в экономике, так и в тайм менеджменте и в любой другой сфере деятельности.
И смысл правила Парето не в этих сакральных цифрах 20 и 80, а в основной сути этого правила. Суть в том, как происходит распределение причин и следствий.
Применение правила 80/20
У Майка Михаловича, автора книги "Метод тыквы", есть очень простой план действий, который он основывает на правиле Парето 80/20.
План состоит в том, что 20% клиентов обеспечивают 80% бизнеса. И если вы будете равномерно распределять свои ресурсы и внимание между всеми клиентами, то в итоге получите очень неэффективный бизнес.
Чтобы максимизировать доход, необходимо сосредоточиться на клиентах, которые имеют наибольший интерес для вас.
Все мы пытались составлять списки дел, и у кого-то даже получается их составлять постоянно. Хотя это и не такой уж сложный процесс, в нем есть несколько потенциальных подводных камней, которых следует остерегаться.
Почему-то многие ошибочно полагают, что мы должны на 100% выполнять то, что записали в своем списке.
Но правда заключается в том, что перо могущественнее меча, а ластик еще могущественнее.
Матрица Эйзенхауэра
Обратите внимание на матрицу Эйзенхауэра. Названа в честь 34-го президента США Дуайта Д. Эйзенхауэра.
Эйзенхауэр когда-то сказал: "У меня есть два вида проблем - срочные и важные. Срочные не важны, а важные никогда не бывают срочными".
Матрица Эйзенхауэра не только поможет вам почувствовать себя на месте президента, она поможет вам оценить, что вам необходимо делать, а что не нужно.
В этой матрице 4 квадранта. Смотрим по часовой стрелке.
Квадрант 1 называется "Срочно и важно". Это те дела, которые вы должны сделать прямо сейчас. Они могут возникать неожиданно, поэтому будьте готовы перенести какие-то другие дела на другое время, чтобы выделить себе необходимое время.
Квадрант 2, "Не срочно, но важно". Вам необходимо уделять достаточно времени на выполнение этих дел, иначе они быстро станут срочными.
Квадрант 3, "Срочно, но не важно", содержит список дел, которые вы можете перенести на другое время или делегировать их кому-нибудь другому. Вы можете их сами не делать.
Квадрант 4, "Не срочно и не важно" - это второстепенные дела, отвлекающие факторы. Проще проигнорировать их и вообще отказаться от них.
Решите, какие из ваших задач относятся к тому или иному квадранту, и половина вашей работы уже сделана!
Нещадно удаляйте ненужное
Если матрица Эйзенхауэра кажется вам слишком сложной, хотя на самом деле это не так, вы можете использовать более простые решения. Например, вы можете использовать вот такой простой план:
- Запишите шесть своих главных приоритетных дел на завтра.
- Вычеркните из них пять нижних.
И поверьте, вы ничего не потеряете, а эффективность ваша вырастет.
Опять же, ваша способность удалять ненужное из своего из списка дел - это основная механика правила Парето 80/20. Так что достаньте свой ластик и займитесь удалением ненужного.
Рекомендую использовать следующую формулу, которая поможет вам определить приоритет вашей задачи:
1. Оцените каждый отдельный пункт по количеству усилий, которые требуются на его выполнение, и по результатам, которые он может дать. Оценку производите по шкале от 1 до 10, где 1 означает наименьшие усилия или наименьший результат.
2. Разделите усилия на результат, и вы получите значение приоритета. Чем ниже приоритет, тем выше этот пункт должен быть в вашем списке.
Например:
- подготовка презентации требует средних усилий (4) и дает неудовлетворительные результаты (2), ее приоритет будет равен 2.
- написание отчета требует чуть больше усилий (5), но дает самые высокие результаты (10). Приоритет 5/10 = 0,5.
Соответственно вам необходимо сосредоточиться на написании отчета.
Интересна ли вам такого рода информация? Подписывайтесь, пожалуйста, на канал и пишите комментарии.