Хаос возникает там, где людям непонятна мотивация, задача, порядок и так далее. А значит, для его устранения необходимы понятные документы / инструкции / уроки / гайды.
Если мы попросим вас договориться о партнерстве, что вы в первую очередь сделаете? Скорее всего, начнете задавать уточняющие вопросы: «Кто в вашем понимание партнер? Зачем мне это? Договориться от своего лица или от лица команды? А о чем договариваться?». Но если мы предоставим вам пошаговое руководство с ответами на все вопросы, согласитесь, становится легче и понятнее.
«Сила сообщества» помогает стоить крепкие комьюнити и выстраивать понятные связи в команде для эффективной работы. Разбираемся, как создать гайд, который будет работать.
Какие могут быть гайды?
Любые, которые описывают стандартные и повторяющиеся шаги, процессы и отвечают на распространенные вопросы, например:
- Гайд по коммуникации в команде
- Гайд по проведению родительских собраний
- Гайд по найму сотрудников
- Гайд по оформлению соцсетей
- Гайд по привлечению средств
Конечно, есть много разных подходов и методик создания гайдов, регламентов, инструкций. Но наш опыт подсказывает, что хороши гайд обладает как минимум тремя характеристиками: он должен быть понятным, разумным и живым.
Понятный — написан простым и грамотным языком, доступным для любого участника команды, которому предстоит им пользоваться.
Например, не стоит использовать длинные расшифровки «МБОУ СОШ», если можно просто написать «школа». Это неофициальный документ, поэтому избегайте усложнений.
Разумный — описаны вещи и действия, которые действительно имеют отношение к делу и воспринимается командой как нечто, помогающее сделать жизнь легче, удобнее и понятнее.
Не надо расписывать миссию школы на трех страницах, если создаете гайд по уходу за цветами в классе. Цветам важнее график полива и солнечные лучи, а про доступность образования они ничего не знают.
Живой — регулярно обновляется, дополняется и корректируется, если через некоторое время становится устаревшим, не соответствует новым обстоятельствам или мешает эффективной работе.
Если вы писали гайд по брейндштормам команды до Covid-19, то с началом пандемии необходимо дополнить его главой о собраниях в формате онлайн.
Пошаговое создание гайда:
- Придумать понятное и емкое название.
- Описать своими словами необходимые шаги исходя из опыта или представления команды.
- Привести информацию в удобный и понятный вид (проверить грамотность, разбить на пункты, добавить схемы, фото, ссылки и тд).
- Дать изучить гайд участникам команды.
- Собрать обратную связь: вопросы и предложения.
- Внести корректировки.
- Убедиться, что команде все понятно и они смогут использовать этот документ.
- Утвердить гайд, как основной документ для использования в определенной ситуации.
- Позаботиться, чтобы документ был в максимально доступном месте.
- Через время проанализировать: насколько он соблюдается и что изменилось.
- Сделать выводы и при необходимости снова внести изменения.
Все эти шаги помогают добиться реального применения гайда, потому что сама команда участвовала в его создании и делала «под себя».
А как часто вы сталкиваетесь с тем, что написанный документ / руководство / гайд / инструкция на самом деле не работают?
Еще больше статей о построении команды мечты ищите в нашем канале!
