Согласно Закону «О нотариате и нотариальной деятельности» юрлица и граждане, включая ИП, не имеющие условий для хранения документов, могут обратиться за такой услугой к нотариусу. Это станет гарантией сохранности важных бумаг.
На такое хранение, которое относится к числу охранительных нотариальных действий, можно сдать любые документы, за исключением ценных бумаг, документов под грифом «Особой важности», «Совершенно секретно», «Секретно», а также документов, изготовленных с помощью факсимильного аппарата. В практике нотариусов чаще всего принимаются на хранение документы, связанные с деятельностью компании, документы на недвижимость, об образовании, о регистрации актов гражданского состояния, о награждении и т.п., а также письма, рукописи, чертежи и т.д.
Документы хранятся в специальных условиях – это может быть железный шкаф или сейф, обеспечивающие сохранность бумаг, в том состоянии, в котором они поступили.
В заявлении можно указать срок, в течение которого будут храниться документы, или сдать их на неопределенный срок. В любом случае, изъять из хранения документы можно раньше определенного в заявлении срока. Также, в случае истечения срока, указанного в заявлении о принятии документов на хранение, документы продолжают храниться в делах государственной нотариальной конторы (частного нотариуса).
Принятые на хранение документы возвращаются нотариусом сдавшему их гражданину или юрлицу при предъявлении выданных свидетельства и экземпляра описи. Или по постановлению суда – в случае, когда сдавший бумаги на хранение по каким-либо причинам не может предъявить свидетельство о принятии от него документов и экземпляр описи.
В случае ликвидации юридического лица возврат документов производится ликвидационной комиссии. Если документы принимаются от физлица, то в случае его смерти документы, принятые на хранение, возвращаются его правопреемникам. При оказании услуги хранения формируется опечатанный конверт (пакет), в котором содержатся переданные на хранение документы, экземпляр описи и свидетельства о принятии документов на хранение. На нем целесообразно указать лицо (и его контакты), которое может в этом случае получить документы.