Мы рассказывали, как проверить, какая информация отсутствует в ГИС ЖКХ. Если не читали, почитайте в этой статье. Там подробно про отчёты, которые помогут вам в этом.
Сегодня расскажем, что нужно сделать, чтобы обязанность по размещению информации в ГИС ЖКХ стала для вас обычным бизнес-процессом, а не головной болью.
Какие разделы должны быть заполнены в ГИС ЖКХ
Кратко напомним их:
— Администрирование. Здесь информация о самой управляющей компании: наименование, адрес, реквизиты, телефон диспетчерской службы, часы приёма УК и ФИО руководителя.
— Объекты управления. Самый объёмный раздел. В нём подробная информация об обслуживаемых домах и их технических характеристиках. Есть, например, такие подразделы:
- Объекты жилищного фонда
- Договоры управления
- Приборы учёта
- Голосования
- Расчёты с РСО
Кроме этого, здесь размещена информация о перечнях работ и услуг по каждому МКД и ответы на запросы соц.защиты.
— Капитальный ремонт. Здесь всё про специальные счета и расходы по капитальным работам по каждому дому.
— Оплата ЖКУ. В разделе должны быть поступления по каждому лицевому счёту.
А также УК работают со справочниками, отчётами и обращениями потребителей.
Информация, которую необходимо разнести в ГИС ЖКХ, формируется в течение обычной деятельности УК. Поэтому, чтобы её получить, достаточно поднять текущую документацию и заглянуть в свою учётную программу.
Составили таблицу, из которой можно понять, где брать информацию для для разделов ГИС ЖКХ.
Если разносить информацию в ГИС ЖКХ системно, а не стихийно, определить правила обработки данных и хранения документов, обязанность станет привычным делом и не будет вызывать трудности. Не нужно будет каждый раз перед проверкой контролирующих органов искать, чего не хватает.
Например, взять за правило перед передачей протоколов собраний собственников в Госжилинспекцию отсканировать их и выложить в ГИС ЖКХ. А перед тем как печатать квитанции, загрузить данные о начислениях в систему.
Покажем на примерах, как это работает.
Реестр протоколов собраний собственников
По закону в ГИС ЖКХ должны быть размещены все собрания собственников, даже старые. Чтобы обнаружить недостающие, нужно собрать в единой таблице все протоколы за все годы и сравнить их с теми, которые есть в ГИС ЖКХ.
Можете воспользоваться таким шаблоном таблицы:
В ГИС ЖКХ собрания собственников размещены в разделе «Объекты управления» — «Голосования». Если каких-то собраний там нет, а в таблице есть, нужно разместить. Для этого поэтапно заполните нужные поля. Сделать это можно только вручную.
Чтобы сканы документов хранились в системе, их нужно загрузить. Для этого в «Прикреплённые файлы» нажмите «Добавить файл».
Перечень работ и услуг УК
В ГИС ЖКХ нужно размещать перечень работ и услуг, которые управляющая компания будет оказывать в течение года по каждому дому. Перед размещением информации в системе нужно определиться с перечнем и спланировать бюджет на год. За основу можно взять те работы, которые поименованы в договоре управления и перенести их в таблицу.
Пример таблицы
Далее в личном кабинете УК в разделе «Реестр перечней работ и услуг» разместите информацию по каждому дому.
Кроме этого, после выполнения работы и оказания услуги, в системе нужно это отметить. Заполните пустые графы с информацией о цене, объёме и количестве услуг и работ и нажмите ниже «Разместить информацию». Это нужно, чтобы собственники и контролирующие органы могли видеть результаты работы управляющей компании.
Если вы работаете в программе 1С, вы можете там вести списки работ и услуг и закладывать по ним бюджет на год. А потом автоматически загружать их в ГИС ЖКХ.
В разделе «Интеграция с ГИС ЖКХ» есть три подраздела, куда разнесите работы и услуги, запланируйте их и сделайте отметку о выполнении.
Чтобы внести список работ и услуг в 1С, нажмите на «Перечни работ и услуг» и внесите туда виды работ в соответствии с вашими источниками.
Далее на основании перечня работ и услуг можете занести информацию о планах. В разделе «Интеграция с ГИС ЖКХ» выберите «Учёт планов работ и услуг» и разнесите количество планируемых работ и услуг по месяцам.
После выполнения работ или услуг зайдите в «Учёт фактов работ и услуг» и заполните информацию о затратах и объёмах.
Затем нажмите «Выгрузить данные» и появится эксель файл с данными. Этот файл нужно загрузить в ГИС ЖКХ. В личном кабинете УК выберите «Реестр перечней работ и услуг» и нажмите «Загрузить перечень».
Аналогично можно в 1С настроить выгрузку и для другой информации, которую обязательно нужно размещать в ГИС ЖКХ. В программе доступно два вида автоматической выгрузки:
- через шаблоны: он доступен каждой компании;
- через интеграцию: этот вид выгрузки платный.
Однако, не всю информацию можно выгружать автоматически. Есть такие сведения, которые нужно разносить только вручную, например, протоколы собраний собственников. Поэтому важно в компании наладить систему заполнения обязательной информации в ГИС ЖКХ и регулярно размещать, чтобы она не копилась и не терялась.
Сотрудники компании Сканд помогут вам наладить работу с ГИС ЖКХ: проведут аудит и выявят пробелы в размещении информации. Ответят на вопросы — что заполнять, где заполнять и где брать информацию?
Возьмут на себя размещение недостающих сведений в систему. Вам достаточно только дать источник информации.
ОСТАВИТЬ ЗАЯВКУ
Записывайтесь на консультацию. Мы проведём аудит и предложим план автоматизации работы с должниками.
Звоните по телефону +7 (351) 723-05-26 , пишите на почту gkh@ckand.ru или оставляйте заявку.
