Вы уже работаете с самозанятыми?
А как вы делаете выплаты и собираете документы: договор, акт и чек?
Вы когда-нибудь уже сталкивались с ситуацией, что вам после выплаты самозанятый не отправил чек или подписанный акт? А ведь это может запросить налоговая при проверке. Да-да! И если у вас нет акта, это полбеды, но если у вас нет чека... вам придется не только объясняться с налоговой, но и оформлять трудовые отношения с этим самозанятым. Это уже пересчет всех выплат, начисление всех налогов и взносов (около 30%) от суммы выплаты.
Другое дело если самозанятый отправил вам чек, а затем удалил, тут налоговая будет уже привлекать к ответственности его, а не вас.
Как же вы можете обезопасить свой бизнес от лишних расходов?
1. Вы можете отправлять выплаты с помощью Банк-клиента и вручную собирать акты и чеки перед выплатой.
+ У вас есть все необходимые документы для отчета перед налоговой
- Есть вероятность пропустить самозанятого и отправить выплату без предоставления чека и акта, возможно даже без подписанного договора. А это моет привести к дополнительным расходам
- Не всегда получаете оригиналы документов. В договоре можно указать, что обмен актами может быть посредство сканов и это снизит риск. Но чеки у вас должны быть обязательно
- Вашему бухгалтеру или делопроизводителю придется тратить часы на сбор документов и чеков, сверять их и делать выплаты в разнобой. Ведь если самозанятый провел чек позднее, то вы обязаны в дату проведения чека отправить ему деньги. Как показывает практика, это может растянуться на несколько дней. Стоит ли тратить столько времени вашего бухгалтера, когда есть более приоритетные задачи?
2. Вы можете использовать специальные сервисы для выплаты и электронного документа оборота.
Что же это такое?
Специализированных сервисов для расчета с самозанятыми сейчас множество. Мы расскажем об основных плюсах и минусах.
+ Вы можете подписывать абсолютно любые документы с самозанятыми посредством электронного документооборота (ЭДО). Для этого сервис выпускает электронную подпись для самозанятого, и он подписывает вс1 в личном кабинете или приложении (договор, акт, ТЗ, инструкции и регламенты)
+ Выплата автоматически регистрируется в приложении мой налог и чек сохраняется в сервисе. Что исключает вероятность потери чека или ситуации когда самозанятый неправильно провел выплату или вообще этого не сделал.
+ Все документы и чеки хранятся в сервисе неопределенный срок. У вас всегда будет доступ ко всему нужному
+ Есть возможность настроить выплату после подписания документов. Как это происходит? Вы загружаете реестр с документами и выплатами. Деньги на счет самозанятого поступают только тогда когда он подпишет документы (например - Акт). Это удобно и безопасно. Опять же исключает вероятность потери документов и чеков.
+ Некоторые сервисы предоставляют возможность автоматического заполнения документов с подстановкой персональных данных самозанятого и индивидуальных условий оплаты. Можно настроить единый шаблон и указывая всю информацию в реестре, вносить индивидуальные условия. Например: один самозанятый оказывает услуги на сумму 20000 рублей и его плата состоит из двух пунктов, второй на сумму 5000 рублей оплата которого состоит из одного пункта. Это очень удобно.
+ Есть сервисы которые на каждую выплату формируют не только чеки и Акты, но и договор. Это помогает исключить трудовые отношения в глазах налоговой службы. Ведь самозанятый каждый раз берет задание самостоятельно, что подтверждено договором.
- Сервисы платные. В среднем от 1,5% до 4% от суммы выплаты. Так же некоторые сервисы берут комиссию за каждый подписанный документ - около 50 рублей.
- Не во всех сервисах есть возможность автоматически формировать документы и подставлять данные самозанятого и информацию по выплатам. В этом случае нужно перед выплатой вручную сформировать Акт загрузить его на подпись и ждать подписания, чтобы денежные средства были отправлены самозанятому.
В следующей статье мы более подробно расскажем о сервисах для расчета с самозанятыми, их плюсы и минусы, а так же сравним тарифы.
Что важнее: безопасность вашего бизнеса и потенциальная экономия 30% от суммы выплат или гарантированное сохранение 4% от суммы выплаты?
Выбор, конечно, за вами!