Представьте, вы — руководитель в крупной торговой сети. В один и тот же день вашим магазинам нужно проводить акции, менять ценники, сдавать отчёты. При этом торговые точки расположены в разных часовых поясах: контролировать процессы, которые идут на местах, очень сложно. Рассказываем, как «Первая Форма» решила эту проблему в «Спортмастере» и какие результаты для бизнеса принесла автоматизация работы с поручениями.
Проблема: поручения долго спускаются из головного офиса в магазины, а их исполнение трудно контролировать
Магазины «Спортмастера» распределены по всей стране: быстро транслировать им поручения из головного офиса было трудно. Сначала по электронной почте задача доходила до регионального филиала, а уже оттуда направлялась директору магазина и старшему по смене. По такой же длинной цепочке собирали обратную связь и отчёты о выполнении.
Например, с 14 ноября по 3 декабря в магазине должна пройти акция: при покупке двух пар носков — третья в подарок. Чтобы провести её, сотрудникам нужно разложить товары на видные места, напечатать и развесить рекламные материалы, сделать рассылку для клиентов. Если не предупредить их вовремя, они не смогут провести акцию успешно.
Ответственные сотрудники в головном и региональном офисе тоже не знали, что происходит в магазине прямо сейчас. Чтобы выяснить статус задачи, нужно было связаться с директором магазина. Тот мог не знать всю информацию в моменте и собирал статус у своих подчиненных — цепочка удлинялась, и время уходило.
Решение: автоматизировать постановку и контроль поручений
Сотрудники «Спортмастера» уже хорошо знали нашу систему. Её использовали для автоматизации заказа неторговой продукции и других процессов. В «Первой Форме» весь функционал доступен по одной лицензии, поэтому для автоматизации нового процесса компании не пришлось ничего докупать.
Мы провели бизнес-анализ и за две недели настроили решение. Для автоматизации работы с поручениями взяли за основу действующий в компании процесс. Определили верхнюю точку — головной офис, и цепочку, по которой информация должна спускаться до магазинов.
Не в наших правилах навязывать клиенту своё видение процессов и менять их под систему. Мы автоматизируем то, в чём компании уже удобно работать.
Теперь вся работа с поручениями проходит в «Первой Форме»
- Сотрудник из головного офиса формирует задачу внутри системы. Описывает её, выбирает магазины, где её должны выполнить, устанавливает период проведения и дедлайн для отчёта. Система сама выбирает, кому адресовать поручение, в зависимости от магазина.
- Задача сразу же появляется в системе у всех ответственных сотрудников магазина — менеджера или директора. Также поручение дублируется на почту.
- После выполнения задачи сотрудник должен прислать подтверждение, обычно это фото с результатом. Например, перед акцией магазин должен сфотографировать оформление торгового зала.
Внутри каждой задачи есть комментарии, где заказчик и исполнитель могут обсудить детали поручения. Если что-то не получается или сотрудник будет выполнять поручение не один, прямо внутри задачи можно создать подзадачу — для этого есть отдельная кнопка.
За два дня до дедлайна система отправляет исполнителю напоминание. Статус поручения обновляется автоматически, ничего не нужно запрашивать дополнительно.
Результат: работа с поручениями головного офиса стала быстрой и прозрачной
Теперь поручения одинаково быстро доходят до всех магазинов, независимо от территориальной удалённости. Работа стала прозрачной: все действия выполняются в системе и обсуждаются в комментариях к одной задаче.
В системе всегда можно отследить актуальный статус поручения. Если раньше головному офису требовалось несколько часов, чтобы узнать, как идут работы в отдалённом магазине, то теперь это делается в два клика. Менеджер может открыть систему и посмотреть, какие магазины уже выполнили задачи, у кого возникли проблемы, а кто ещё не приступил к выполнению.