Project Management Office – PMO – ОУП – Офис управления проектами
Где-то это реально целый офис, где-то эта функция представлена скромной командой единомышленников, а кто-то может совмещать эту функцию вместе со своей обычной работой.
Чем занимается PMO?
Если обратиться к просторам интернета, то можно найти десятки вариантов ответов и все они будут отличаться, но в одном они будут сходиться – эта функция управляет проектами или портфелями проектов, а дальше деятельность конкретизируется исходя из задач, индустрии и размеров компании.
Давайте на примере разберем, так обычно понятней и чувствительней :)
Пример 1.
У Василия Петровича (имя изменено) есть компания и есть стратегические цели, например создать новый канал продаж через цифровые инструменты, который должен был обеспечить дополнительный рост прибыли на 20%.
Цель была поставлена Директору отдела продаж, и он ей занимался целый год. Через год цель не была выполнена.
Василий Петрович собрал совещание и спросил, почему не выполнена Цель? Канал продаж не запущен. Часть рынка безвозвратна утеряна, т.к. конкуренты быстрее заняли эту нишу.
Директор по продажам ответил, что ему нужна была помощь Маркетинга и ИТ, но помощь не была своевременно оказана. (к вопросу своевременной эскалации тут обращаться не будем, оставим это за кадром, просто он такой человек).
Вызвали Директора по ИТ и вот его ответ:
У ИТ есть свой план задач/проектов, который был выстроен на основании запросов пользователей (мы же сервисная функция и работаем с пользователями), там были и новые функции на корпоративном портале, и замена инфраструктурных систем и внедрение новых систем для оптимизации бизнес-процессов, и улучшение отчетности в ERP. А еще мы обработали 10000 запросов поддержки и починили 1500 компьютеров. Жалоб на нас от пользователей нет. Ну не молодцы ли мы?
Действительно, подумал Василий Петрович. Компьютер у меня работает, бранным словом на каждом совещании ИТ не попрекают. Целый год ребята занимались похоже важными вещами и действительно не могли помочь Директору по продажам.
К совещанию присоединился Директор по Маркетингу и доложил, что за прошедший год они провели 285 маркетинговых кампаний по всем продуктам, что привлекло 15% новых клиентов, что выше на 5% ранее поставленной на год цели. А директору по продажам не помогли, т.к. попросту не успели. Тут и новые маркетинговые агентства, и мероприятия с отделом продаж для клиентов, и новые контракты с поставщиками для повышения прозрачности сделок. А еще мы премию получили за лучшую маркетинговую кампанию в нашем сегменте по версии АгенстваСамыхЛучшихМаркетинговыхКампаний северо-западного района Москвы. Ну не молодцы ли мы?
Действительно, подумал Василий Петрович. Клиентов стало больше. Премия получена. Похоже и тут все хорошо. Но потенциально недополученная прибыли скребет его изнутри, ведь он уже запланировал следующее расширение бизнеса, но денег на него не предвидится.
Пример 2.
Иван Дмитриевич (имя изменено) генеральной директор небольшой компании в центральной России. Каждый год, вместе с управляющим комитетом они ставят годовые цели и пересматривают стратегические цели на 3-5-10 лет.
Дальше выбранные цели передаются в офис управления проектами. В нем у Иван Дмитриевича трудится штат социалистов: Руководители проектов, Администраторы, Бизнес-аналитики, Менеджеры по внутренним отношениям (Business relationship manager).
Пользуясь своей экспертизой и постоянным взаимодействием с вверенными сферами бизнеса PMO оперативно может оценить потенциал выполнения поставленных целей на предстоящий год, поможет рассчитать ROI и предложит несколько планов выполнения целей, декомпозировав их на проекты.
Дальше, в течение года, Иван Дмитриевич будет в курсе выполнения целей, т.к. PMO будет проводит регулярный обзор текущего выполнения проектов и докладывать о достижении поставленных целей или своевременно будет эскалировать проблемы (не для того чтобы нажаловаться и реализовывать интриги, а потому что работа такая) для оперативного управления на управляющем комитете.
Итог - все по-прежнему молодцы, занимаются своей работой, как и у Василия Петровича из Примера 1, но цели достигнуты, дополнительная прибыль получена, и компания может развиваться дальше.
Будь как Иван Дмитриевич, обратись в ПРОСТО проекты, мы поможем настроить процессы или возьмем их на себя.