Заполнение форм КС-2, КС-3 и КС-6а — неотъемлемая часть оформления строительной документации на любом проекте. Документы необходимы для приемки работ у подрядчиков и бухгалтерской отчетности. Larix.CPM помогает снизить количество возможных ошибок, быстро и прозрачно создавать и согласовывать акты. В системе можно контролировать подрядчика и созданные документы в рамках одного окна.
Участники строительства (подрядчики и заказчик, специалисты стройконтроля, и инженеры ПТО) постоянно обмениваются документами. Бумажные версии часто теряются, а у электронных множатся устаревшие копии. Использование электронного документооборота на базе Larix.CPM легко решает эту проблему, ускоряет согласования и упрощает ведение отчетности.
Larix.CPM — часть платформы для управления строительством Larix – состоит из двух компонентов: «Организация и проведение тендеров» и «Взаимодействие с подрядчиками».
Функции компонента «Взаимодействие с подрядчиками»:
- контроль исполнения обязательств подрядчиками;
- согласование актов выполненных работ;
- оформление КС-2 и КС-3, а также КС-6а.
Все функции тесно связаны друг с другом. При этом формирование актов является финалом каждого этапа строительных работ, а их заполнение происходит на основе созданных ранее документов.
5 этапов создания форм КС
Последовательность работы с документами в Larix.CPM следующая:
1. Договор. С выбранным по тендеру подрядчиком заключается договор, который вносится в систему со всеми данными и реквизитами.
2. Ведомость. В договоре в виде приложения выводится ведомость объемов работ (ВОР).
3. Создание акта. Подрядчик создает акт выполненных работ, где отмечает, что было сделано за отчетный период. Направляет его на согласование сотрудникам заказчика по заданному маршруту.
4. Согласование акта. Специалист стройконтроля и другие участники согласования со стороны заказчика принимают акт или отклоняют его с указанием причины. В случае отклонения подрядчик может внести правки в объем предъявляемых работ и провести повторное согласование.
5. Выгрузка формы. По запросу происходит выгрузка с заполненными КС-2, КС-3, КС-6а на основе реквизитов договора, ведомости и объемов, принятых за отчетный период. Директор или уполномоченное лицо подписывает файлы, которые затем направляются заказчику. Их можно выгрузить и во внешнее ПО для подписания с помощью ЭЦП.
В системе предусмотрено множество вспомогательных функций, которые защитят от ошибок при подготовке нужных форм и оптимизируют этот процесс.
5 фишек для простого и прозрачного документооборота
Оформление КС-2, КС-3 и КС-6а в Larix.CPM имеет ряд преимуществ.
Простой интерфейс. Larix.CPM — русскоязычная программа с интуитивно понятным оформлением. Все задачи решаются в рамках одного окна с помощью кнопок, ручного или автоматического заполнения полей. Интерфейс у разных пользователей системы одинаковый. Доступность элементов определяется правами: сотрудники со стороны заказчика не имеют ограничений, а подрядчик работает в рамках конкретного договора.
Подсказки. Система оповещает участников обо всех событиях внутри нее, позволяя своевременно принимать решения и вносить корректировки. В актах строчки с замечаниями заказчика подсвечиваются отдельно с соответствующими комментариями.
Защита от ошибок. Система предупреждает о введении в документ несоответствующих данных или о превышении лимитов по показателям. Исключена возможность несанкционированных правок в согласованных документах, в том числе редактирование рядовыми пользователями. Цепочка согласования может включать ряд специалистов для проверки объема, наличия исполнителей, подтверждения качества и других важных аспектов закрытия работ.
Ускорение процессов. Ярлыки рядом с актами показывают, какие из них одобрены. Имеется информация об объеме работ, принятом в разрезе периодов и оставшемся к приемке. Доступно групповое выделение и согласование позиций акта. Заполнение форм КС-2, КС-3 и КС-6а происходит автоматически только по согласованным заказчиком строкам ВОР (или по данным акта выполненных работ).
Интеграции. Согласованные заказчиком акты одним кликом преобразуются в формы КС, отправляются на печать или импортируются во внешнее ПО (1С, СБИС, Контур.Диадок, xml) для постановки электронной или физической подписи.
Larix.CPM работает очень гибко и позволяет:
- Адаптировать шаблоны под себя и создавать поля, необходимые для документооборота.
- Отмечать документы внутри системы, если они были созданы и согласованы в физическом виде, избавляя от дублирования процессов.
- Создавать дополнительные соглашения, если нужно внести изменения или расширить договор, выполнить дополнительные работы.
- Интегрироваться с другим программным обеспечением.
Дополнительная информация
Подробная информация о функционале и порядке работы в Larix.CPM представлена в мануалах и видеоуроках Айбим. Чтобы увидеть продукт собственными глазами — подайте заявку на персональную демонстрацию и получите доступ к демоверсии.
С Larix ваши документы будут в полном порядке: от договора до форм КС-2, КС-3 и КС-6а.