На написание этих строк меня подвигло обращение от менеджера ресторана, который предлагал его в качестве места для мероприятий. Он предлагал приехать и "всё увидеть". Многие площадки хотят работать с агентством, но одного желания недостаточно. Надеюсь, что пост будет полезен и менеджерам площадок и менеджерам агентств. Буду рад вашим дополнениям в комментариях.
Схема площадки.
Здесь должны быть обозначены все входы и выходы, колонны, оборудование, сцена, мебель, которую нельзя двигать. Также потребуется указать площадь площадки.
Схема рассадки - фуршетная и банкетная. Заодно вы сами будете знать, сколько гостей у вас может уместиться.
Меню с пограммовкой.
Важно понимать, что гость должен быть сытым и ему надо не менее килограмма еды на вечер.
Наличие оборудования на площадке.
Звук, свет, экран или плазмы и способ подключения, наличие точек питания и подвесов для оборудования и декораций. Вайфай.
Схема заезда, погрузки и разгрузки.
Парковка для персонала и гостей.
Время монтажа и демонтажа.
Возможность декорирования помещения.
Дополнения от Алексея Грозного.
Не поленитесь спросить у площадки фотографии с уже проведённых мероприятий на их территории, это поможет вам визуализировать проект, подсмотреть идеи и решения, которые реализуются в конкретном помещении.
Уточните регламент и график планируемых ремонтных работ, как на самой площадке, так и на прилегающей территории. Чтобы не было неожиданных сюрпризов.
Уточняйте график отпусков менеджеров площадки, и старайтесь работать именно с тем человеком, который будет с вами в день мероприятия.
Не стесняйтесь попросить включить свет и по возможности звук или напроситься на ближайший монтаж проекта (чтобы воочию всё увидеть), но желательно это делать, если площадка уже предварительно утверждена.
Старайтесь учитывать мероприятия как накануне так и сразу после вас. Это поможет правильно расписать логистику проекта и избежать внезапных увеличений бюджета.