Когда-то давно я сильно недооценивал важность маленьких шагов в достижении целей. В конце типичной рабочей недели в моем ежедневнике значилось большое количество выполненных задач, но самые главные, требующие большего времени так и оставались нетронутыми. Я отлично понимал, что можно пересилить себя, не заниматься другими задачами, пока не будут выполнены самые главные, или разбить большую задачу на ряд маленьких и, опа, всё будет выполнено, а я не буду мучиться терзаниями совести, что являюсь профессиональным прокрастинатором - лентяем. Но для того, чтобы у меня появилось время написать эту статью и вообще завести блог о продуктивности, потребовалось прочитать около пяти десятков тематических книг и полтора года работы над собой. Но большинство ответов содержалось именно в книге Дэвида Хорсагера - “Час тишины. И еще 34 инструмента, которые сохранят ваше время и энергию”. Если не повторять ошибок человека, который в данный момент бьет по клавишам в ожидании тысячи благодарностей за эту статью, и не просто прочитать книгу, но и отнестись к ней серьезно, то можно почувствовать изменения достаточно быстро. И если вы хотите сразу понять, что за изменения, то могу рассказать по секрету мой первый опыт, когда я понял, что мой рабочий день изменился. Все просто. Как -то раз в 16:00 я понял, что могу встать и пойти домой. И не потому, что меня только что уволили. А потому, что все задачи на день были выполнены, а обычно они просто переносились на следующий день. Удивительным образом освобождалась пятница. А закончилось тем, что сейчас я довольно легко (ну иногда нелегко) веду три разных по своим бизнес-нишам проекта, и радуюсь жизни. Может и не всегда радуюсь, но точно я не мог себе этого позволить пару лет назад. Конечно у всех разная работа и кому-то может показаться, что это не лучшее решение - каким-то образом начать структурировать рабочий день или отключать свой телефон на 1 час в день, но попробовать стоит. Выбор за вами.
"Час тишины" - отличный отправной пункт в структурировании своих дел. Если эта книга станет первой в тематике личной эффективности, то количество холостых действий можно уменьшить вдвое. По своему опыту могу сказать точно, что лучшим показателем эффективности той или иной техники на старте является простота и время внедрения. И Дэвид Хорсагер собрал 35 простых и максимально комфортных технологий экономии времени и энергии. Все 35 инструментов готовы к внедрению в любой момент и их достоинство в том, что не требуется обучаться восточным практикам, проходить курсы или выходить из зоны комфорта. Всего одна привычка выработанная с помощью этой книги аукнется положительными явлениями в жизни и мыслях.
Приятных знаний!
1. Планируйте на 90 дней вперед
Старайтесь составлять планы на три месяца, как бы это сейчас не звучало. Меньшего срока недостаточно, при большем теряется фокус. Составьте список задач, которые вам нужно выполнить, и проблем, которые нужно решить. Определите свои краткосрочные и долгосрочные цели. Обдумайте, зачем их нужно достичь и каким образом это сделать. Несколько раз вернитесь к своему плану, прежде чем начать претворять его в жизнь.
2. Самые важные дела дня
Самые важные дела, или СВД, – это задачи на текущий день, наиболее значимые для достижения ваших целей. Каждое СВД должно приближать вас к цели и при этом быть осуществимым. Попробуйте отказаться от задач, которые не ведут к вашей большой цели, большой мечте.
3. Час тишины
Ежедневно отводите 60 минут на выполнение первостепенных задач, не отвлекаясь на телефонные звонки, электронные письма и совещания. В 99,99% случаев за этот час ничего не случится, а если в любой момент вам может поступить важный звонок, к примеру от начальника, то предупредите его о своей новой практике.
4. Сосредоточьтесь
Распылять внимание, одновременно занимаясь несколькими делами, непродуктивно. Выберите одно дело и сосредоточьтесь на нем, до тех пор пока не сделаете. Сведите к минимуму число отвлекающих факторов. Держите под рукой блокнот, чтобы записывать в него не относящиеся к делу идеи и мысли, чтобы вернуться к ним позже.
5. Решайте немедленно
Любое решение принимайте как можно скорее, не откладывая на будущее, особенно если оно не требует больше пяти минут времени. Если вы заняты, то пишем в блокнот, делаем после окончания.
6. Сначала посейте семена
Прежде чем взяться за какой-либо проект, обеспечьте для этого условия. Вам необходимы отдых и нормальный сон, физическая активность, правильное питание и достаточный объем жидкости. Кроме того, нужен источник духовной силы. Более подробно об этой теме можно прочитать в книге Джима Лоулесса “Иди туда, где страшно”. О ней я также напишу статью в ближайшее время.
7. Управляйте своей энергией
Чтобы работать продуктивнее, определите, как колеблется уровень вашей энергии в течение дня. Большинство людей ощущает прилив сил с утра; к середине дня их активность падает. Беритесь за самые сложные дела утром, а простые задачи оставляйте на более позднее время. Вдруг пик вашей активности приходится на обед.
8. Записывайте все
Многие не любят записывать сколько времени они посвящают тем или иным занятиям. Но если вы будете вести такие подсчеты хотя бы неделю, вас ждут поразительные открытия. Записывайте все: от времени, потраченного на чашку кофе, до телефонных звонков. Через неделю изучите свой распорядок. Вполне вероятно, вы обнаружите, что тратите массу времени на досужие разговоры, изучение сайтов и чтение новостей. Поняв, на что уходит ваше время, вы сможете лучше им управлять.
9. Совершенство, но не перфекционизм
Старайтесь работать с полной отдачей. Вместе с тем стремление к идеальному результату не должно превратиться у вас в навязчивую идею. Интересуйтесь мнением окружающих – это поможет не затягивать работу бесконечными улучшениями. Соблюдайте сроки. Старайтесь сделать работу хорошо с первого раза, чтобы не тратить потом время на переделку.
10. Планируйте будущее сегодня
Как гласит поговорка, тот, у кого провал с планированием, усердно работает над планом провала. Не тратьте утро, раздумывая, чем же вам следует заняться. Отведите последние 15 минут рабочего дня на то, чтобы распланировать следующий день. Внимательно изучите список дел и составьте расписание на завтра. Вычеркивая очередной пункт из списка, вы будете испытывать чувство удовлетворения и желание поскорее перейти к следующему пункту.
11. Воодушевитесь
Увлеченный человек справляется с задачами быстрее, чем тот, кто просто выполняет обязанности. Чтобы относиться к работе с воодушевлением, попробуйте увидеть ее в более широкой перспективе. Если же у вас никак не получается ощутить вдохновение при мысли о том, чем вы занимаетесь, быть может, вам стоит сменить занятие? На любой работе случаются трудные времена, но если вы постоянно ощущаете недостаток энергии, вероятно, вы занимаетесь не своим делом. Отыщите занятие, которое вызовет у вас энтузиазм, и найдите способ получать за него деньги.
12. Будьте всегда наготове
Предположим, вы узнали, что пилот вашего самолета не спал несколько дней. Вряд ли вы согласитесь в этом случае подняться на борт. Те же мерки применяйте и к себе. Если вы не готовитесь к работе, ваша продуктивность снижается. Будьте готовы душой, телом и мыслями. Ваш контракт требует от вас выполнения определенных обязанностей в обмен на полученное вознаграждение. Уважайте это соглашение. Берите с работы материалы, которые можете почитать, если вам придется кого-то или чего-то ждать. Носите с собой блокнот и записывайте туда приходящие в голову идеи. Помните: вдохновение может озарить вас в любой момент и в любом месте.
13. Эффективная электронная почта
Электронная почта подобна лекарству. Она может творить чудеса, но у нее бывают и побочные эффекты: она может стать серьезным отвлекающим фактором. Следите за тем, чтобы в папке “Входящие” не скапливалось больше десяти писем, ожидающих ответа. Прочитав письмо, при необходимости сразу напишите ответ, а затем переместите его в соответствующую папку: сотрите либо заархивируйте. Если для решения вопроса вам требуется участие кого-то из коллег, позвоните ему, не откладывая, или встретьтесь лично.
14. Телефонные привычки
Телефон станет эффективным инструментом, если вы научитесь правильно им пользоваться. Прежде чем набирать номер, обдумайте то, что собираетесь обсуждать. Запишите основные мысли, чтобы потом не пришлось перезванивать. Не говорите быстро и сбивчиво. Если вы заняты важной работой, не отвлекайтесь на каждый звонок. Отведите в своем графике время для важных телефонных разговоров. Записывая голосовое сообщение, говорите кратко и не забывайте о существенных деталях – к примеру, времени, когда вам можно перезвонить. Во время совещаний отключайте мобильный телефон, чтобы не отвлекаться.
15. Добивайтесь от совещаний максимума
Долгие совещания без четкой повестки дня снижают энтузиазм и продуктивность. Обойтись без совещаний невозможно, но можно снизить их число и/или продолжительность. Сосредоточьтесь на вопросах, указанных в повестке дня. Отводите на совещания меньше времени – и участники будут быстрее приходить к решению. Планируйте совещания друг за другом: это стимулирует быстрее закончить обсуждение намеченных вопросов, чтобы вовремя начать следующую встречу. Проводите личные встречи там, где вас не будут отвлекать коллеги и телефонные звонки.
16. Ваш полетный план
Если вам приходится часто летать по работе, вы знаете, что даже короткие перелеты отнимают массу времени. Однако это время можно потратить с пользой. Составьте список того, что понадобится вам в аэропорту и во время полета. Возьмите с собой нужные документы, флеш-накопители, удостоверьтесь, что ноутбук и мобильные устройства полностью заряжены. Подготовьтесь к неожиданным задержкам. И… не забудьте хорошую книгу.
17. Вставайте раньше
Многие люди в разных странах мира, достигшие впечатляющих успехов, имеют одну общую привычку: они рано встают. Если у вас есть привычка прихлопывать в полусне кнопку будильника и снова засыпать, отодвиньте будильник подальше от кровати. Высыпайтесь, даже если для этого потребуется отказаться от просмотра вечерних телепрограмм. Отведите немного времени утром на душ и короткую зарядку, которая даст вам энергию на весь день.
18. Наведите порядок на рабочем столе
Если стол в беспорядке, за ним труднее сосредоточиться. Чистый стол, напротив, помогает быстрее покончить с очередным делом. Как только на вашем рабочем столе оказываются какие-то материалы, принимайтесь за них не откладывая: поработайте с ними, положите в архив или бросьте в мусор. Каждый день отводите время на то, чтобы навести порядок на рабочем месте. Складывайте в отдельную “перспективную” папку материалы, с которыми собираетесь работать в дальнейшем.
19. Не стесняйтесь использовать в переписке готовые образцы
Многие задачи, такие как составление писем, отчетов и информационных бюллетеней, отнимают массу времени. При этом структура этих документов повторяется, они состоят из одних и тех же разделов. Для таких задач заранее составьте шаблоны, которые можно быстро доработать для каждого случая. Сохраняйте эти образцы на компьютере. Просмотрите свою почту в поисках повторяющихся вопросов и создайте для них готовые шаблоны ответов
20. Азбука планирования
Планы можно составлять как на бумаге, так и в электронном виде. Классифицируйте дела: самые важные, которые необходимо сделать прямо сегодня, относите к категории “А”. По мере выполнения вычеркивайте их. Если у вас остается время, переходите к делам из следующей по важности категории “Б” – срочным, но не настолько. В категорию “В” относите дела, которые не столь важны и которые не обязательно выполнять к определенному сроку. Постарайтесь отказаться от задач категории “С”.
21. Делайте все быстрее
Научитесь работать в более быстром темпе. Вместе с коллегами попробуйте освоить скорочтение, быструю печать на компьютере или более эффективные методы проведения исследований. Пойдите на курсы или попросите консультации у коллеги, уже владеющего нужными навыками.
22. Диаграмма связей, или интеллект-карта
Эта техника фиксации мыслей помогает прояснить связи и структурировать идеи. Ментальная карта – это не просто записи, а диаграмма. Она поможет вам сэкономить время, например, при подготовке презентации. К примеру, изучите принцип действия диаграммы ганта, но используйте ее только для информирования себя и коллег о ходе выполнения работы, не превратите диаграмму в саму цель.
23. Делайте резервные копии.
Будьте готовы к форс-мажору. В частности, вы наверняка во многом полагаетесь на компьютер. Но компьютер может сломаться. Поэтому дублируйте документы, регулярно создавая резервные копии.
24. Освобождайтесь от бумаг
Переключайтесь с бумажных документов на компьютерные файлы. Поддержание бумажного архива требует затрат времени и денег. Поэтому купите сканер и сохраняйте все документы на жестком диске компьютера или в облачном хранилище. Дублируйте важные документы. Используйте систему меток и ключевых слов, чтобы можно было легко найти нужный документ.
25. Пользуйтесь горячими клавишами
Команды на клавиатуре и макросы помогут сэкономить вам массу времени. Изучите их для тех программ, которыми постоянно пользуетесь. Прочтите инструкции, поищите полезные советы в Интернете или проконсультируйтесь со специалистом. Первое время держите их список перед глазами.
26. Не будьте заложником устройств.
Перед тем как купить новый гаджет, ознакомьтесь с обзорами и отзывами. Так вы поймете, действительно ли вам нужно это устройство и поможет ли оно работать эффективнее. Покупая новое устройство, не поленитесь изучить все его возможности – тогда вы сможете извлечь из него больше пользы.
27. Избавьтесь от привязанности к телевизору и Интернету
Вместо того чтобы наблюдать на экране за жизнью других людей, получайте максимум от собственной жизни. Затрудните для себя просмотр телевизора (или выбросите его в окно): откажитесь от кабельного телевидения или ограничьте число телеприемников в доме. Не тратьте время на видеоигры и бесцельное рассматривание сайтов в Интернете. Запишитесь на курсы, научитесь чему-нибудь новому или займитесь спортом. Раньше ложитесь спать, не засиживаясь у экрана.
28. Оптимизируйте работу компьютера
До половины своего времени мы проводим за компьютером. Если у вас старая техника, вы зря расходуете массу времени, ожидая, пока компьютер загрузится и запустятся нужные программы. Сидя в ожидании перед монитором, вы можете потратить до часа в день! Чтобы работа шла эффективнее, не работайте сразу над несколькими задачами. Слишком большое число открытых программ замедляет работу компьютера. Регулярно удаляйте ненужные программы и файлы. Новые компьютеры работают быстрее, поэтому по мере необходимости заменяйте рабочую машину.
29. Объединяйте дела
Если вам нужно испечь дюжину кексов, вы вряд ли будете печь их по одному. Между тем многие люди работают именно так. Посмотрите, какие задачи можно объединить. К примеру, нельзя ли объединить в блоки работу с документами, телефонные звонки или разбор электронной почты? Установите лимит времени на выполнение группы задач. Это поможет не отвлекаться и не затягивать работу над ними. Установите для себя “день совещаний” и назначайте их только на этот день. Если же вам такой метод не подходит, сделайте наоборот – назначьте для себя “день, свободный от совещаний”.
30. Не впадайте в паралич при мысли о сложности своих проблем
Бывает, проблема настолько сложна, что не знаешь, с чего начать. Чтобы преодолеть паралич, подойдите к ней стратегически и не откладывайте необходимых шагов. Не обязательно начинать с начала. Посмотрите на задачу под другим углом. Начните с любого этапа, чтобы выйти из тупика. Разделите работу на отрезки. К примеру, доклад можно разбить на части, а их, в свою очередь, – на разделы. Начните с того, что кажется самым легким. Когда дело пойдет, вернитесь к сделанному на первом этапе и исправьте то, что считаете нужным. Но не впадайте в перфекционизм!
31. Держите все под рукой
Стоит вам отвлечься, как производительность падает. Тем, у кого на работе все нужное всегда под рукой, этот совет не пригодится. Остальные же наверняка периодически теряют время, добывая канцелярские принадлежности. Каждый раз, когда вам приходится искать то, что нужно для работы, вы тратите время и вынуждены потом заново погружаться в дело. Потратьте пару минут, чтобы убедиться, что в вашем распоряжении есть все необходимое. Если вы заняты исследованием, обеспечьте себя справочными материалами. Работая в Интернете, удобно иметь второй монитор – так вы сможете держать открытыми сразу несколько окон.
32. Умейте сказать «нет»
Многие люди страдают из-за неумения говорить “нет”. Помните: ваши время и силы ограниченны. Любой выбор исключает для вас другие возможности. Выбирайте то, что считаете лучшим, и отказывайтесь от остального. Перед тем, как согласиться на чью-то просьбу, убедитесь, что сумеете ее выполнить. Прикиньте, сколько времени это от вас потребует и согласуется ли просьба с вашим графиком и приоритетами. Отказывайте быстро и вежливо. Будьте тверды, иначе вас будут о чем-то просить без конца.
33. Больше размышляйте об общих вопросах
Известно, что выдающиеся люди нередко совершали что-то грандиозное или делали открытия, когда не были заняты основной работой или во время отдыха. Трудно сосредоточиться на серьезных вопросах в ежедневной суете. Перерыв в делах помогает взглянуть на мир свежим взглядом. Но перед тем как взять отпуск, обязательно закончите срочные дела. Назначьте сотрудника, который сможет решать проблемы в ваше отсутствие: только так вы сможете отдохнуть без постоянных мыслей о работе. Время от времени делайте короткие перерывы. Прочитайте книгу, сходите в музей или посидите в библиотеке, чтобы обрести свежесть взгляда.
34. Меняйте свои привычки
Аристотель говорил, что судьбу человека формируют его привычки. Ваша жизнь определяется тем, на что вы тратите основную часть времени. Освойте специальные техники, чтобы расстаться с вредными привычками. Обладая настойчивостью и чувством ответственности, вы сумеете изменить устоявшиеся модели поведения. Решившись на перемены, создайте условия, которые помогут вам этого добиться.
35. Помните: главное – люди
Эффективность – отличное качество, и все же главное в жизни – отношения с людьми. Выполняйте свою работу, но не забывайте уделять время семье и друзьям. Главное ваше богатство – время, проведенное с близкими.
Благодарю за внимание и продуктивного сегодня!
