Работаешь, работаешь, а потом – бац! – и …. нет, не вторая смена, а предприятие ликвидировалось или обанкротилось!
И очень насущный вопрос от собственников закрытого бизнеса: «Как это нельзя было выбрасывать документы?»
Знакомо? Все вроде бы логично: компании больше не существует, офиса нет, хранить макулатуру негде.
В государственных и добросовестных частных компаниях документооборот налажен очень грамотно и сотрудникам не приходится переживать по поводу своего стажа, особенно остро этот вопрос стоит по льготному стажу и надбавкам. Скажу сразу – всякое бывает.
И если возникают вопросы по истории уже закрытого предприятия - ответы нужно искать в архиве.
Сам процесс сдачи документов в архив при ликвидации регламентируется законом «О несостоятельности (банкротстве) от 26.10.2002 N 127-ФЗ, где говорится, что конкурсный управляющий передаёт на хранение документы должника, подлежащие обязательному хранению в соответствии с федеральными законами. А вот сам порядок и условия сдачи документов в архив на хранение ФЗ «Об архивном деле в РФ».
В законе говорится, что при ликвидации организаций, документы по личному составу, а также архивные документы, сроки временного хранения которых не истекли, должны сдаваться ликвидационной комиссией или конкурсным управляющим на хранение в соответствующий государственный или коммерческий архив.
На практике это происходит не всегда. Сдача документов в архив – дело не простое.
Все документы по учету труда и заработной платы и расчетам с персоналом (приказы, личные карточки, лицевые счета по начислению заработной платы или расчетно-платежные ведомости) сдаются в государственный или муниципальный архив по юридическому адресу организации.
Срок хранения документации, относящейся к исчислению трудового стажа, заработка и т.п. оформленной до 2003 года, составляет 75 лет, после 2003 года -50 лет. Это дает право заинтересованным лицам обращаться в архив за уточнением сведений при исчислении, например, трудового стажа.
Что же делать с документами, которые не принимают в госархивы, но срок хранения по которым не истек: либо хранить собственнику у себя, пока срок хранения не истечет, либо передать на депозитарное хранение в коммерческий архив.
За всю мою бухгалтерскую практику (а это более 15 лет), из огромного количества закрытых предприятий и индивидуальных предпринимателей, всего трое сдали документы в архив! Вопросы по стажу возникают практически каждый год!
За нарушение правил хранения, комплектования, учета или использования архивных документов, влечет предупреждение или наложение административного штрафа на граждан в размере от 1000 до 3000 рублей; на должностных лиц - от 3000 до 5000 рублей; на юридических лиц - от 5000 до 10000 рублей. Нарушение требований законодательства о хранении документов и информации, содержащейся в информационных системах - влечет наложение административного штрафа на должностных лиц в размере от 2500 до 5000 рублей; на юридических лиц - от 200 000 до 300 000 рублей.
При столь незначительных размерах штрафов призываю всех собственников бизнеса в первую очередь думать о будущем своего главного ресурса - сотрудниках! Оформляйте документы верно и храните их должным образом!
