Любая финансово-хозяйственная операция на предприятии оформляется первичным документом. На основании первички ведется весь бухгалтерский учёт, составляются проводки и отчетность.
Если документ-основание оформлен неверно, это приведет к проблемам в будущем. Налоговая инспекция может не принять расходы, доначислить налоги и оштрафовать компанию.
На что в первую очередь необходимо обращать внимание при поступлении первички
Порядок использования первички регулируется ст. 9 Федерального закона от 06.12.11г. № 402-ФЗ. Согласно этой статьи предприятие для отражения хозяйственных операций может использовать унифицированные бланки или разработать собственные формы документов.
Выбранный порядок необходимо закрепить в учетной политике организации.Независимо от того, используют ли в компании унифицированные бланки или собственные формы, вся документация должна содержать обязательные реквизиты:
- наименование и дата составления;
- название организации;
- содержание финансово-хозяйственной операции;
- денежная и натуральная единица измерения;
- должность, подпись и фамилия лица, ответственного за оформление документации.
Среди перечисленных реквизитов не указана печать фирмы.
Требование об обязательном наличии оттиска печати на первичной документации было отменено в 2015 году. Но, если в Уставе организации указано, что конкретная компания использует в работе печать, то ее тоже следует ставить на первичку.
Опоздавшая первичка, как отразить в учёте
Первичная документация составляется непосредственно в момент совершения хозяйственной операции или сразу же после ее окончания. Далее документ проверяет ответственный сотрудник и передает его в бухгалтерию для отражения в регистрах учёта.
В идеале дата совершенного факта хозяйственной жизни компании должна совпадать с датой принятия документа к бухучету. Но на практике нередко бывают случаи, когда операция произошла в одном квартале, а первичку передали в бухгалтерию позже.
Согласно ст. 272 НК РФ расходы принимаются к бухучету в том отчетном периоде, в котором они были фактически совершены, независимо от даты их оплаты. Если накладная поступила в бухгалтерию после сдачи отчетности, то необходимо скорректировать налогооблагаемую базу и сдать в ФНС уточненную декларацию.
Но бухгалтеру следует учитывать, что подача декларации с уменьшенной суммой налога к уплате может спровоцировать выездную налоговую проверку. И при неоднократном уточнении отчетности за один и тот же налоговый период вероятность приезда сотрудников ФНС увеличивается.
Некоторые расходы – арендные платежи, комиссионные сборы, услуги сторонних фирм – признают в учете на дату поступления документов или в последний день отчетного периода. Порядок их отражения в бухучете должен быть прописан в условиях договора с контрагентом.
Наряду с этим существует ст. 172 НК РФ, в которой указано, что налогоплательщик вправе принимать расходы к учету в течение 3 лет с момента совершения хозяйственной операции. То есть, если УПД поступил в бухгалтерию после сдачи декларации по НДС, то бухгалтер может отразить его в учете в следующем квартале.
Штрафы по первичным документам
Ненадлежащее оформление первичной документации, равно как и ее отсутствие, влекут наложение штрафа. Налоговая, при выявлении нарушений, может оштрафовать лиц, ответственных за документооборот в компании, на сумму от 10 до 40 тысяч рублей.
Кроме штрафа есть еще одна опасность. ФНС не примет расходы для определения налогооблагаемой базы, если по ним отсутствует первичка или она составлена неверно. В результате компании доначислят налог и взыщут с юридического лица пени. Также ФНС вправе оштрафовать ответственных лиц на сумму в размере 20% от неуплаченного налога. Такой штраф налагают, если нарушения в первичной документации привело к одному из следующих последствий:
- занижение суммы налога более чем на 10%;
- искажение показателей бухгалтерской отчетности не менее, чем на 10%.
Руководителя и главного бухгалтера могут оштрафовать на сумму от 5 до 10 тысяч рублей, если они отражают в учете фиктивные операции, не обеспечивают хранение первички в течение установленного законом срока или составляют отчетность не на основании первичных документов.
Оригиналы или копии
Еще один вопрос, вызывающий споры у бухгалтеров – можно ли принимать к учету скан-копии первичных документов. Ответ на него дан в письме УФНС России по г. Москве от 25.01.2008 N 20-12/05968. В нем сказано, что сканированные, факсимильные или иные копии первички не должны учитываться при расчете налогооблагаемой базы.
Аналогичное разъяснение дается в письме Минфина от 2 октября 2020 г. № 03-03-06/1/86376.
Отсутствие оригинала документа приведет к спору с налоговыми органами и к судебным разбирательствам. Чтобы этого не произошло, бухгалтеру следует внимательно проверять реквизиты, соблюдать правила хранения первички, и не принимать к учету копии документации.
#бухгалтерский учет #первичка #оформление #диалог эксперт #челябинск