В нашей практике не было ни одной организации, где бы не заправлялись автомобили руководства, а в некоторых и менеджеров среднего звена.
Но не всегда это делается правильно. Не потому что лень, а просто из-за отсутствия практики прохождения проверок.
Давайте разберемся вместе.
Казалось бы, что может быть проще?
- · Заправил автомобиль
- · Сдал чек об оплате в бухгалтерию
- · написал путевой лист
- · отчитался авансовым отчетом
- · получил деньги(это шаг может оказаться и первым).
Дальше уже работа бухгалтера, и всё отлично, налог на прибыль уменьшен.
А налоговая взяла и прислала требование обосновать, на каком основании Вы списали именно такое количество топлива, и почему?
Вот буквально несколько минут назад был телефонный разговор с клиентом, почему налоговая доначислила налог на прибыль, убрав из расхода 42000 рублей истраченных на бензин за июнь месяц?
Два директора с семьей съездили в небольшие автопутешествия по 2000км в одну сторону, а чеки приложили к авансовым отчетам. На первое требование бухгалтер приложила копии авансовых отчетов, чеков, и расчетов расхода топлива по нормам. Казалось бы, что еще надо?
А налоговая не увидела необходимости в этих поездках, к тому же один из руководителей официально находился в отпуске.
Что делать в этом случае?
- · Выпустить распоряжение(приказ) о направление в командировку.
- · Заполнить командировочный или маршрутный лист, в котором указать все пункты следования и подтвердить необходимость посещения. Например, заезжали в Сызрань в ООО "Сирень" для переговоров о сотрудничестве.
- · Ежедневно заполнять путевые листы
- · По приезду заполнить авансовый отчет и сдать все чеки в бухгалтерию.
И маленькое отступление. Если транспорт находится на балансе фирме, то вышеуказанных документов будет достаточно. Если это происходит не во время отпуска.
А вот если используется личный транспорт сотрудников, то есть 2 пути развития ситуации
- · заключить договора аренды автомобиля с экипажем. Именно с экипажем, исходя из нашего опыта это самое простое доказательство серьезности Вашего подхода к аренде.
- · выплачивать компенсацию за использование личного транспорта, заключив дополнительное соглашение к трудовому договору.
Если у Вас остались вопросы, с удовольствием на них ответим.
#бухгалтериядлявсех #бухгалтерскийаутсорсинг