Чтобы организовать мероприятие, о котором еще долго будут с восторгом рассказывать участники, нужно уделить много внимания подготовке. Сначала определите цель мероприятия, и только потом переходите к ее пошаговому достижению.
1. Определите формат мероприятия
Именно с этого пункта стоит начать подготовку: формат должен соответствовать цели мероприятия. Исходя из концепции вы сможете определить длительность, роли в команде, необходимое оборудование, локацию. Например, для TED-формата желательно подобрать помещение без колонн с возможностью размещения посадочных мест, качественное оборудование для трансляции звука и экран.
2. Запланируйте этапы работы
Подробно распишите этапы подготовки, продвижения и проведения мероприятия. Подготовьте список главных задач, а потом максимально детализируйте в виде конкретных шагов, которые необходимо сделать. Обязательно поставьте дедлайны, иначе подготовка может затянуться на неопределенное время.
3. Делегируйте задачи
Распределите задачи между членами команды и на этап подготовки, и на момент продвижения, и на время мероприятия. У каждого должна быть своя зона ответственности: оформление зала, таргетированная реклама, подготовка техники, кейтеринг, встреча спикеров, фотосъемка и т.д.
4. Уделите внимание деталям
Позаботьтесь о каждой мелочи, ведь детали формируют общее впечатление от события. Декорируйте помещение и оформите фотозону для постов в соцсети. Подумайте, удобно ли гостям будет добираться до локации и есть ли парковочные места, работает ли в помещении кондиционер, какая музыка играет на фоне, в чем одета команда, чем заполнить перерывы, нужна ли еда и напитки, есть ли подключение к Wi-Fi.
5. Продумайте план «Б»
Для каждого из пунктов найдите запасное решение. Например, другую локацию, если арендодатель откажет в последнюю минуту. Дополнительный микрофон, если основной выйдет из строя. Второго поставщика еды, если первый не ответит на звонок в день мероприятия.
6. Составьте бюджет
Заложите бюджет не только на основные этапы мероприятия, но и на случай непредвиденных ситуаций. Если по каким-то причинам придется использовать план «Б», лучше быть спокойным за финансовую сторону вопроса.
7. Расскажите о мероприятии своей аудитории
Чтобы получить желаемое количество заявок на участие, уделите внимание продвижению мероприятия. Разработайте лендинг с удобной формой подачи заявки, разместите посты в социальных сетях, настройте рекламу на целевую аудиторию. Так вы сможете рассказать о событии тем, кому оно действительно будет интересно.
8. Уделите внимание сервису
Будьте приветливы со всеми участниками, спикерами и партнерами. Старайтесь разрешить все вопросы и превзойти ожидания, даже если что-то идет не по плану. Люди могут не запомнить то, что рассказывал спикер со сцены, но атмосфера мероприятия и впечатления от него обязательно отложатся в памяти.
9. Сделайте финальную проверку
Снова пройдитесь по плану мероприятия: все ли на своих местах, все ли работает, все ли идет по графику. Проверьте, готовность помещения, созвонитесь со всеми поставщиками. Распечатайте программу мероприятия, пусть она будет у всех членов команды. Там же разместите контактные номера друг друга для связи в экстренных ситуациях.
10. Соберите обратную связь
Вам будет сложно объективно оценить, как прошло мероприятие. Поэтому попросите участников оставить подробный отзыв в соцсетях или заполнить онлайн-форму. Желательно, чтобы оценивались разные аспекты: логистика, спикеры, локация, детали и т.д. Эта информация поможет избежать ошибок в будущем и улучшить качество ваших ивентов.