С 2022 года бухгалтеры должны применять в работе ФСБУ 27/2021. Стандарт регламентирует порядок документооборота на всех предприятиях, за исключением государственных организаций.
Для чего принят стандарт
Документация, составленная в соответствии с новым стандартом, может быть принята в качестве обоснования расходов компании при расчете налогооблагаемой базы. ФСБУ 27/2021 не применяют в отношении заключений аудиторов, учетной политики организации, финансовой отчетности, внутренних регламентов, применяемых на предприятии.
Согласно новому стандарту, документооборот – это движение документа, подтверждающего финансово-хозяйственную операцию, от момента его составления до окончания исполнения, то есть до подготовки и сдачи бухгалтерского баланса.
Нововведения в документообороте
Стандарт определяет правила оформления первичной документации:
· язык составления – русский. Если бланк оформлен на зарубежном языке, то к нему следует приложить перевод каждой строки;
· валюта – рубли. Если стоимость объекта учета указана в иной валюте, то в документ вносят 2 суммы – в рублях и в валюте;
· допускается оформление нескольких фактов финансово-хозяйственной деятельности одним документом.
Запись факта финансово-хозяйственной деятельности в документацию вносят средствами, обеспечивающими сохранность информации. К таким средствам не относят простой карандаш.
Документооборот начинается с момента составления первички. При этом важно указать правильную дату. Датой оформления признается дата подписания бланка уполномоченным сотрудником. Если дата составления не совпадает с моментом совершения хозяйственной операции, то указывают обе даты.
Список сотрудников, имеющих право подписывать первичку, утверждается руководителем компании. Эти лица отвечают за своевременность оформления бланка и его передачу в бухгалтерию для отражения в учете.
ФСБУ 27/2021 вводит новое понятие «оправдательный документ». Это бланк, не отвечающий требованием первичной документации, но подтверждающий факт совершенной хозяйственной операции.
Например, кассовый чек. Он не является первичкой и не содержит обязательные реквизиты, предусмотренные стандартом. Но на основании кассового чека бухгалтер составит авансовый отчет.
Правила исправления и хранения первички
Недопустимы исправления в кассовых и банковских регистрах. В остальной первичной документации исправления возможны при условии, что с ними согласны все лица, подписавшие первоначальный документ.
Чтобы внести исправления следует:
· зачеркнуть неверные сведения одной чертой;
· указать правильное значение;
· внести запись «Исправлено»;
· указать дату внесения корректировки;
· поставить подпись уполномоченного исполнителя.
Недопустимо удаление ластиком, замазывание или применение корректора при внесении исправлений. Для корректировки электронных бланков выставляют новый документ. В нем прописывают, что он заменяет первоначальную документацию.
Регистры бухучета исправляют путем исправительной записи, которая бывает 2 видов: сторнировочная и исправительная. В первом случае бухгалтер вносит сумму со знаком минус. Во втором, указывает запись, корректирующую первоначальную сумму до нужной величины.
Хранение документов должно осуществляться в том формате, в котором они были первоначально оформлены. То есть, бумажные бланки хранят на бумаге, электронные – в электронном виде.
Базы данных, используемые для хранения электронных бланков, не должны быть размещены на территории иностранных государств. Каждая фирма самостоятельно разрабатывает внутренний акт, регламентирующий порядок получения доступа к базе данных для должностных лиц. В случае утраты первичной документации, сотрудники бухгалтерии должны провести мероприятия для их восстановления.
Заключение
Первичная документация лежит в основе бухучета и составления финансовой отчетности. До 2022 года в России не было ФСБУ, регулирующего порядок документооборота. Чтобы иметь возможность подтвердить расходы при расчете налогооблагаемой базы, бухгалтеру необходимо составлять все бланки и регистры в соответствии с новым стандартом.