Что такое ЭДО?
ЭДО — это документы в электронном виде, образцы и формуляры которых заполняются на компьютере и передаются через особое программное обеспечение. ЭДО обеспечивает повышение скорости работы организации, за счет удобства ведения расчетов и конфиденциальности.
ЭДО способен выполнять все те же функции, что и бумажные аналоги:
- Позволяет формировать, редактировать, регистрировать документы, отправлять их клиентам или партнёрам.
- Упрощает сдачу отчётов в ФНС и другие контролирующие органы.
- Электронные документы подготавливаются в доступной электронной форме.
Виды ЭДО
Выделяют два основных вида:
- внутренний (в пределах одной организации)
- внешний (передача данных между компаниями и госучреждениями)
Существует более детальная классификация по типам документов:
- кадровый ЭДО;
- управленческий;
- складской;
- бухгалтерский;
- архивный.
Документы, которыми можно обмениваться по ЭДО
Электронным может быть любой документ. Но в ряде случаев законодательством РФ сделана оговорка на предоставление бумажного оригинала.
Не могут быть переведены в электронный формат:
- Бумажная трудовая книжка
- Сведения о трудовой деятельности по форме СТД-Р
- Акт о несчастном случае на производстве
- Приказ об увольнении работника
- Журналы инструктажей по охране труда
Что умеет ЭДО?
- Уведомлять ФНС о присоединении к обмену;
- Обеспечивать конфиденциальность обмена информацией, используя защищенные каналы передачи данных;
- Следить за форматами и регламентами и гарантирует соблюдение законодательства РФ;
- Проверять электронные подписи на действительность в момент подписания документов;
- Доставляет электронные документы контрагенту в соответствии с настроенным маршрутом;
- Реализовывать обмен приглашениями.
Когда стоит переходить на ЭДО?
- Ваши партнеры используют документооборот в электронном виде;
- Большой объем документов с контрагентами;
- Хотите знать, что происходит с вашим документом и отслеживать его статус;
- Хотите сэкономить на печати и доставке.
Как начать использовать ЭДО?
1. Выбрать оператора ЭДО. Infocloud.su позволит:
- протестировать программу в течении 14 дней
- бесплатное подключение
- консультации 24/7
с ЭДО вы сможете:
- Пригласить партнеров к обмену или принять входящее приглашение;
- Создавать, подписывать, отправлять партнерам исходящие документы;
- Получать электронные документы от партнеров, подписывать/отклонять/проверять электронные подписи;
- Хранить электронные документы
2. Приобрести электронную подпись на уполномоченное лицо организации и пройти регистрацию в системе оператора.
3. После регистрации отправить приглашения к обмену контрагентам.
4. Внедрить интеграционное решение оператора.
Плюсы ЭДО
- Снижение трат на бумагу, оргтехнику и т. д.
- Экономия времени, любой документ можно найти в системе, получить или отправить мгновенно.
- Снижается срок создания, согласования, утверждения документации.
- Повышается эффективность работы сотрудников.
- Данные защищены от несанкционированного доступа.
- Не нужно хранить гигантский бумажный архив.
Минусы ЭДО
Их мало, но они есть:
- Риск утратить данные при сбоях программ, неполадках на сервисе или хакерских атаках
- Если у организации много партнеров, то не все из них могли перейти на ЭДО. В этом случае документооборот компании будут смешанными