Для начала давайте вспомним, как обычно происходит утверждение документов в компании: сотрудники ходят по кабинетам, носят бумаги, а когда что-то непонятно – решают вопросы лично или по телефону / переписке. И это очень неудобно, ведь в нужный момент придётся вспоминать телефонный разговор или вообще листать бесконечный чат в поисках нужных сообщений. А все мы знаем, как болезненно найти что-то в мессенджере или, ещё хуже, на почте.
Но есть решение, которое поможет избежать этой беготни и освободит время сотрудников на более целевые действия – автоматизация в Битрикс24. Система позволяет настроить бизнес-процессы на различные алгоритмы работы с документами, а том числе и утверждение, о котором мы сегодня поговорим подробнее.
Начнём с того, что процесс утверждения договора в каждой компании составлен по-разному и в первую очередь зависит от типа документа и людей, которые его согласовывают. Поэтому бизнес-процессы желательно отдельно описывать под каждую ситуацию: кто, когда и что утверждает.
Например, если это заявление на отпуск, его явно нужно утвердить с непосредственным руководителем сотрудника и вышестоящим начальником подразделения. Это также должно дойти до бухгалтерии, чтобы выдать отпускные, и кадрового отдела, чтобы оформить соответствующие документы.
Есть примеры и универсальных бизнес-процессов, при которых нужно больше действий пользователей. При их запуске система спрашивает, кто будет утверждать тот или иной документ. Универсальные бизнес-процессы подойдут в тех случаях, когда сотрудники понимают структуру компании и знают, нужно ли согласие руководителя в том или ином случае, подключать ли начальника счётного отделения и т.д. Если же вы понимаете, что некоторые работники не разбираются в таких нюансах, необходимо готовить бизнес-процессы под каждый алгоритм утверждения.
Например, сотруднику нужно утвердить смету для работы с тендерным отделом. Для этого необходим и тендерный специалист, и юрист, и инженер, который всё это рассчитывал. Если человек не знает нужной последовательности, необходимо заранее её прописать и подготовить.
Возможный вариант работы бизнес-процесса «Утверждение документа»:
- Работник вводит нужные данные, прикрепляет документ или ссылку на него и запускает бизнес-процесс;
- В случае, если участники процесса отправляют договор на исправление, автоматически создаётся задача на ответственного по его корректировке;
- Если же участники утвердили документ, он публикуется, приходит уведомление ответственному о завершении процесса.
В Битрикс24 есть несколько вариантов утверждения документов.
- Утверждает один человек.
- Утверждает несколько сотрудников путём голосования, где положительным исходом является большинство голосов. Допустим, в принятии решения участвовало 5 человек, 3 из них утвердило документ, а 2 отказало. Документ считается утверждённым.
- Утверждает несколько сотрудников, и документ считается утверждённым, если хотя бы один из них согласовал этот договор.
- Утверждает несколько человек, и документ считается принятым, только если все его утвердят.
Выбирать подходящий вариант нужно, исходя из того, как в реальной жизни происходит согласование тех или иных документов в компании.
Автоматизация позволяет компании работать быстрее и без сбоев. Больше не надо бегать за нужными сотрудниками с просьбой посмотреть документ или писать им множество сообщений во все возможные мессенджеры. Достаточно запустить бизнес-процесс, и необходимый файл автоматически уйдёт нужным людям на утверждение.
Хотите работать в Битрикс24, но не знаете, с чего начать? Наши менеджеры готовы помочь и ответить на все вопросы. Переходите на сайт и записывайтесь на бесплатную консультацию.
Подписывайтесь на Telegram
Заказывайте разработку стратегии автоматизации
Покупайте Лицензии Битрикс24 со скидкой до 20%
Бронируйте Демонстрацию Битрикс24 от специалистов Факториум
Больше о возможностях Битрикс24